Międzynarodowe reguły handlowe Incoterms nie są prawem. Należą do tzw. uzansów, czyli spisanych i powszechnie rozpoznawanych zwyczajów handlowych (wydanych przez Międzynarodową Izbę Handlową w Paryżu). Są także zalecane do stosowania ze względu na wygodę ich użycia oraz możliwość wyeliminowania wielu praktycznych problemów, które mogą pojawić się przy negocjowaniu, a następnie realizacji międzynarodowych kontraktów związanych z dostawą towarów. Jednak w żadnym wypadku ich użycie nie jest obowiązkowe.

To przedsiębiorcy, w zakresie swobody umów, negocjują warunki dostawy. I dlatego mają prawo powołać się na inny zbiór tego typu reguł (Combiterms, RAFTD) albo w umowie samodzielnie zapisać wszystkie obowiązki i uprawnienia stron, tj. sprzedającego i kupującego, a związane z przewozem towaru, kwestią przejścia ryzyka, ubezpieczenia, uzyskiwania dokumentów eksportowych lub importowych itd.

Urząd wymaga

Oczywiście stosowanie reguł Incoterms jest bardzo wygodne i warto to robić. Również dlatego, że są one potrzebne na styku firma – państwo, gdy przyjdzie do wypełniania dokumentów celnych (handel z państwami poza unijnymi) lub statystycznych (przy wewnątrzunijnej dostawie lub nabyciu towarów – gdy firma przekroczy ustalone progi statystyczne). Dokumenty i programy elektroniczne do ich obsługi odwołują się bowiem właśnie do tych reguł. I tak np. w instrukcji wypełniania dokumentacji Intrastat wyraźnie jest wskazane, że w miejscu przeznaczonym na podanie warunków dostawy należy wpisać zgodny z umową literowy kod warunków dostawy według Incoterms 2010 (data 2010 odnosi się do najnowszej edycji reguł). Jeżeli ze względów handlowych umowa zawarta jest na warunkach innych niż określone w tym zbiorze, należy wpisać symbol Incoterms 2010 najbardziej zbliżony do warunków zawartych w umowie. Jak widać, instrukcja nie tylko wyraźnie wskazuje na reguły, ale dodatkowo na ich najnowszą wersję.  A jak zostało zauważone przedsiębiorcy nie mają obowiązku ich stosować. Mają też prawo używać wersji starszych (np. Incoterms 2000, Incoterms 1990). W obu przypadkach, na potrzeby wypełnienia dokumentu, trzeba jednak znaleźć odpowiednią formułę, która w największym stopniu odpowiada rzeczywistym warunkom dostawy towaru.

Przykład

Strony w kontrakcie zastosowały formułę DAF (Incoterms 2000). Najbliższą ze zbioru 2010 będzie więc ta określona literami DAP (wersji DAF nie ma w Incoterms 2010).

Porównaj koszty

Jeżeli przedsiębiorcy w ogóle nie wybrali żadnego zbioru reguł, to odpowiedniej (pasującej) formuły należy poszukiwać biorąc pod uwagę takie elementy jak: miejsce załadunku i miejsce dostawy, koszty z tym związane (która strona płaci za załadunek towaru, transport do miejsca docelowego, wyładunek), ubezpieczenie (czy obowiązkowe i kto płaci), ryzyko utraty lub uszkodzenia ładunku (kto ponosi i do jakiego miejsca).

Przykład:

Z kontraktu wynika, że sprzedający jest zobowiązany dostarczyć towar do portu morskiego i załadować go na swój koszt i ryzyko na statek, a dalej wszystkie obowiązki związane z przewozem przechodzą na kupującego, dostawa ta będzie wykonana na warunkach FOB (port załadunku). Gdyby, oprócz kosztów załadunku, sprzedający opłacił fracht do portu docelowego (portu wyładunku), ale bez ponoszenia ryzyka, to można by przyjąć, że dostawa nastąpiła na warunkach CFR (port przeznaczenia). I w obu przypadkach użyć tych formuł na potrzeby deklaracji celnych lub statystycznych.

Druga rzecz, na którą należy zwrócić uwagę, to wybór odpowiedniej formuły do realnie zastosowanego rodzaju transportu. Przykładowo nie wolno by użyć dwóch reguł wskazanych w powyższym przykładzie (nawet jeżeli pokrywałyby się z ponoszonymi kosztami i ryzykiem), jeżeli z dokumentów przewozowych wynikałoby, że w rzeczywistości towar został dostarczony drogą lądową lub powietrzną. Po prostu takie sytuacje się wykluczają. Reguły FOB, CFR dotyczą wyłącznie transportu wodnego. Dla kolejowego lub powietrznego należałoby raczej zastosować odpowiednio formuły FCA i CPT.

Unijny system statystyczny

INTRASTAT to funkcjonujący w Unii Europejskiej system statystyki handlu towarami dokonywanego pomiędzy państwami członkowskimi Unii Europejskiej. Pozwala on gromadzić informacje o wielkości dokonywanych dostaw produktów pomiędzy przedsiębiorcami z różnych państw należących do tego ugrupowania. Obowiązek składania sprawozdań ciąży na firmach, które przekroczą ustalone progi statystyczne. W tym roku jest to 1,1 mln zł zarówno w stosunku do wywozu towarów z Polski, jak i przywozu zagranicznych produktów na nasze terytorium.