Czy płacić ryczałt za nocleg w kabinie samochodu w podróży służbowej

Odbywanie przez kierowców podróży służbowych nie budzi obecnie żadnych wątpliwości w związku ze zmianami, które wprowadzono  3 kwietnia 2010 r. do ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (DzU z 2012 r., poz. 1155 ze zm.; dalej ustawa). Od ponad 3 lat przedstawiciele tej grupy zawodowej odbywają delegacje za każdym razem, gdy na polecenie pracodawcy wykonują przewóz drogowy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba, filia, przedstawicielstwo lub oddział pracodawcy (art. 2 pkt 7 ustawy).

Z tytułu wyjazdów kierowcy nabywają prawo do należności na pokrycie kosztów wykonania służbowych zadań. Stanowiący o tym art. 21a ustawy odwołuje się do zasad ustalania tych należności, określonych w art. 77

5

§ 3–5 k.p. W praktyce oznacza to, że w przypadku nieuregulowania tych zasad w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub treści umów o pracę wiążących kierowców, znajdą do nich zastosowanie reguły obowiązujące pracowników sfery budżetowej.

Prawo do pieniędzy

Pracodawcy, którzy nie uregulowali zasad wypłacania kierowcom świadczeń z tytułu podróży służbowych, podlegają pod regulacje rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU z 2013 r., poz. 167). Zasadą wyrażoną w § 2 tego rozporządzenia jest prawo pracownika nie tylko do diet, ale również zwrotu kosztów m.in. noclegów. W przypadku przenocowania w kabinie pojazdu pracownik nie może przedstawić rachunku, na podstawie którego mógłby ubiegać się o zwrot poniesionych kosztów. Stąd  powstaje wątpliwość, czy należy mu się ryczałt za ten nocleg.

Przykład

Stawka w docelowym kraju

Kierowca otrzymał zadanie wyjazdu z towarem do Hiszpanii. Miał tam dostarczyć ładunek, a następnie wrócić do kraju przez Szwajcarię, aby załadować tam towar. Jako państwo docelowe wskazano Hiszpanię, która jest najdalej wysuniętym punktem trasy. Podróż trwała 6 dni, w trakcie których kierowca skorzystał z 5 noclegów w kabinie. Limit hotelowy to w Hiszpanii 160 euro, więc ryczałt przysługuje zgodnie z rozporządzeniem w wysokości 40 euro. Za 5 noclegów będzie to w sumie 200 euro.

Czy jednak pracodawcy umożliwiający kierowcom noclegi w kabinie muszą wypłacać im te ryczałty?

Co wynika z orzecznictwa

Sąd Najwyższy w nowszym orzecznictwie po raz pierwszy odniósł się do roszczeń kierowców o wypłatę ryczałtu noclegowego w wyroku z 19 marca 2008 r. (I PK 230/07). Uznał wtedy, że umożliwienie kierowcy nocowania w kabinie pojazdu nie stanowi zapewnienia bezpłatnego noclegu w rozumieniu przepisów o podróżach służbowych. Miejsce noclegu to, w opinii SN, centrum życiowe pracownika, a przy ocenie jakości zapewnionego noclegu nie można pomijać rosnących wymagań i oczekiwań pracowników wynikających z postępu cywilizacyjnego. Trudno więc w XXI wieku wywodzić korzystne dla pracodawcy skutki z zapewnienia kierowcy centrum życiowego w kabinie pojazdu. SN zwrócił przy tym uwagę, że całodobowa obecność kierowcy w pojeździe zwiększa stopień jego zabezpieczenia, stanowiąc dodatkową gwarancję bezpieczeństwa ładunku. Wszystko to przemawia za uznaniem, że umożliwienie kierowcy spania w kabinie pojazdu nie oznacza zapewnienia mu bezpłatnego noclegu. Nie zwalnia więc pracodawcy z obowiązku wypłaty ryczałtu za nocleg.

Wykładnię tę SN potwierdził w kolejnym wyroku z 1 kwietnia 2011 r. (II PK 234/10). Szeroko rozważył w nim problem kwalifikacji noclegu w kabinie jako zapewnienia bezpłatnego noclegu. Uznał, że istotne jest, czy kabina umożliwia kierowcy odpowiedni wypoczynek nocny oraz swobodne poruszanie się po niej. Pojazd pracownika był wyposażony w dwie leżanki umieszczone jedna nad drugą o wymiarach 1910 x 600 mm. Odstęp między leżankami wynosił 545 mm, z kolei między górną leżanką a sufitem pozostawało 555 mm. Wątpliwości SN dotyczyły uznania, czy warunki te gwarantują możliwość pełnej regeneracji sił dorosłego mężczyzny. Tego problemu nie można bowiem spłycać do jakości zapewnionego pracownikowi miejsca do spania. Określając warunki, w jakich powinien mieć miejsce odpoczynek podwładnego, ustawodawca nie bez przyczyny odwołał się do cen wynajmu pokoju hotelowego. Pokój hotelowy zapewnia pracownikowi warunki najbliższe domowym, stanowiąc najbardziej optymalny rodzaj wypoczynku dobowego. To zaś gwarantuje pełną regenerację sił fizycznych i psychicznych przed kolejnym dniem pracy, tak istotną w przypadku zawodowych kierowców. Chodzi nie tylko o bezpieczeństwo kierującego, który może doznać wypadku przy pracy, ale również innych użytkowników dróg publicznych. Na podstawie tych argumentów SN uznał, że można zapewnić nocleg poza hotelem w budynku, również domku kempingowym, względnie w wydzielonej części pojazdu odpowiednio przystosowanej do noclegu. Warunku tego nie spełnia jednak umieszczenie w kabinie samochodu dwóch leżanek za siedzeniem kierowcy. Skoro zaś pracodawca nie zapewnił kierowcy bezpłatnego noclegu w rozumieniu przepisów, a pracownik nie przedstawił rachunków potwierdzających skorzystanie z noclegu w hotelu, ma on roszczenie o wypłatę ryczałtu w wysokości wynikającej z przepisów wewnątrzzakładowych lub z załącznika do rozporządzenia MPiPS.

Większość przewoźników dostosowała swoją praktykę do wykładni wynikającej z przywołanych wyroków SN. W zależności od możliwości finansowych zakładu oraz woli pracodawcy, firmy transportowe zaczęły wypłacać kierowcom ryczałty za nocleg w kabinie w wysokości wynikającej z przepisów rozporządzenia lub częściej określonej np. w regulaminie wynagradzania. Dzięki temu zabezpieczają się przed ryzykiem związanym z powództwami o wypłatę ryczałtów nawet za 3 lata wstecz, które mogłyby poważnie zagrozić płynności finansowej firmy.

Realna groźba

Konieczność wypłaty ryczałtu za nocowanie w kabinie zależy więc od tego, jakie warunki mają kierowcy w pojazdach wchodzących w skład floty. Wskazuje na to ww. wyrok z 1 kwietnia 2011 r., w którym SN sugeruje, że zapewnienie bezpłatnego noclegu jest możliwe w wydzielonej części pojazdu, poza jego szoferką. Problem ten SN rozwinął w wyroku z 12 września 2012 r. (II PK 44/12). Uznał w nim, że aby ustalić prawo do ryczałtu za nocleg, trzeba rozstrzygnąć, czy noclegi kierowcy w kabinie przystosowanej do spania i wyposażonej w homologowane łóżko odpowiadały warunkom zapewnienia należytego noclegu. W ocenie SN fakt, że powszechnie obowiązujące przepisy nie określają wymagań ani nie precyzują sposobów zapewnienia bezpłatnego noclegu powoduje, że zapewnienie cywilizowanego standardu nocnego odpoczynku należy oceniać przez pryzmat umożliwienia regeneracji sił fizycznych i psychicznych adekwatnej do wykonywania zawodu kierowcy. Nie musi to oznaczać zapewnienia pokoju hotelowego. Postęp w branży motoryzacyjnej umożliwia zakup lub przerobienie pojazdu w taki sposób, aby zaspokajał rosnące oczekiwania kierowców.

Przykład

Prawie jak w hotelu

Pracodawca wykonujący przewozy międzynarodowe kupił nową ciężarówkę, w której wygospodarowano przestrzeń na niewielkie mieszkanko dla kierowcy. Posiada ono osobne wejście, więc nie jest częścią szoferki. Poza łóżkiem zamontowano w nim kuchenkę mikrofalową, zlewozmywak, lodówkę, czajnik i telewizor. Można więc przyjąć, że pracodawca zapewnił kierowcy bezpłatny nocleg, przez co może się czuć zwolniony z obowiązku wypłacania szoferowi ryczałtu za noclegi. Nie oznacza to jednak, że pracodawca nie może mu przyznać żadnych dodatkowych świadczeń. Przeciwnie, nic nie stoi na przeszkodzie, aby partycypował on np. w kosztach zakupu i utrzymania w czystości używanej przez kierowcę pościeli.

Jeszcze bardziej liberalny pogląd SN zaprezentował w najnowszym wyroku z 4 czerwca 2013 r. (II PK 296/12). Podstawą tych rozważań była, wynikająca z art. 8 ust. 8 rozporządzenia WE nr 561/2006, możliwość wykorzystania odpoczynków dobowych i skróconych odpoczynków tygodniowych w pojeździe.

Czy prawo w ogóle istnieje

Warunki ustalone przez ustawodawcę międzynarodowego obejmują wyposażenie pojazdu w miejsce do spania, korzystanie z odpoczynków jedynie na postoju oraz uprzednie uzyskanie zgody samego kierowcy na taki sposób wypoczynku. Podobnie na sprawę zapatruje się rodzimy ustawodawca, przewidując możliwość skorzystania przez szofera w pojeździe z 11-godzinnego odpoczynku dobowego – jeśli znajduje się on na postoju i został wyposażony w miejsce do spania.

W ocenie SN brak szczególnych wymagań dotyczących jakości noclegu wskazuje na świadomość ustawodawcy szczególnej specyfiki pracy kierowcy. Zawód ten charakteryzuje stałe przemieszczanie się i korzystanie z postojów po określonej liczbie godzin jazdy, w miejscach wybranych przez kierowców. To, na jakim parkingu zatrzyma się auto, leży w gestii kierowcy, a pracodawca nie ma rzeczywistego wpływu na tę decyzję. Dlatego badanie panujących tam warunków nie jest potrzebne ani możliwe. Wskazuje to ponadto, że w ocenie ustawodawcy krajowego i wspólnotowego spanie przez kierowcę w kabinie, gdy dokona on takiego wyboru, a kabina jest wyposażona w miejsce do spania, nie jest sytuacją stwarzającą zagrożenie dla życia lub zdrowia innych uczestników ruchu.

W ocenie SN zgoda kierowców wyłącza więc możliwość dochodzenia rekompensaty za brak hotelu, chyba że co innego zapisano w umowach lub przepisach wewnątrzzakładowych. W związku ze specyfiką pracy kierowców, miejsce do spania znajdujące się w kabinie pojazdu musi być kwalifikowane jako dopuszczalna forma zapewnienia kierowcy bezpłatnego noclegu. Jako uzasadnienie tej tezy SN podniósł fakt, że rozporządzenie dotyczy podróży incydentalnych i konieczności zapewnienia pracownikowi hotelu, wprowadzając prawo do ryczałtu jedynie w braku rachunku hotelowego. Przepisy rozporządzenia dotyczą więc sytuacji, w których kierowca korzystający z hotelu dysponuje rachunkiem lub nie, a nie przypadków, gdy godzi się on na noclegi w kabinie, wykluczając tym samym możliwość korzystania z hotelu.

Autor jest asystentem sędziego w Izbie Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych Sądu Najwyższego

Krajowy wypoczynek tylko w nocy

W przypadku podróży krajowej warunkiem nabycia prawa do ryczałtu za nocleg jest skorzystanie z wypoczynku trwającego co najmniej 6 godzin między 21 a 7. Ryczałt przysługuje w wysokości 150 proc. diety (45 zł) – jeśli szef nie zapewnił pracownikowi bezpłatnego noclegu, a sam zainteresowany nie przedłożył rachunku za usługę hotelową.

W przypadku delegacji zagranicznej nie ma wymogu, aby nocleg trwał w określonych godzinach. Prawo do ryczałtu przysługuje w związku z niezapewnieniem bezpłatnego noclegu przez pracodawcę lub stronę zagraniczną oraz nieprzedłożenia rachunku za hotel. Ryczałty za podróże zagraniczne są znacząco wyższe niż w przypadku tras krajowych. Stanowią one bowiem 25 proc. limitu hotelowego określonego w załączniku do ww. rozporządzenia dla docelowego państwa podróży. W praktyce oznacza to, że jego wartość może się wahać od 21,25 euro – gdy państwem docelowym jest np. Mołdowa, do 50 euro – w przypadku Rosji lub 50 funtów – dla Wielkiej Brytanii. W przypadku podróży zagranicznych trwających kilka tygodni, ryczałty te złożą się więc na pokaźną sumę.