Kontrola w firmie: Dokumenty powinny być sprawdzane w siedzibie spółki

Zasadniczo urzędnicy będą sprawdzać dokumenty podatkowe w siedzibie kontrolowanego oraz w miejscach związanych z prowadzoną przez niego działalnością. Będą to sklepy, biura, zakłady produkcyjne, magazyny i każde inne miejsca, gdzie działalność gospodarcza jest prowadzona przez przedsiębiorcę. Jeżeli w tych miejscach nie przechowuje się dokumentacji podatkowej, ponieważ czynności te zostały zlecone doradcy podatkowemu lub do biura rachunkowego, to przedsiębiorca powinien dostarczyć dokumentację do swojego lokalu i tam ją udostępnić kontrolującym.

To, że kontrola odbywa się u kontrolowanego, jest z jednej strony utrudnieniem związanym z koniecznością reorganizacji pracy, ale ułatwia lepsze wykonanie obowiązków ciążących na podatniku.

Ze względu na swój charakter nie każda czynność kontrolna może być przeprowadzona u kontrolowanego. Taką czynnością jest np. przesłuchanie świadka, które może być dokonane tylko w siedzibie organu prowadzącego kontrolę.

Tylko w godzinach pracy

Ważne jest to, że przedsiębiorca nie musi reorganizować swojej działalności z powodu kontroli. Jeśli nie ma możliwości zapewnienia urzędnikom miejsca do pracy i przechowywania dokumentów, to nie może być to uznane za utrudnianie kontroli będące przestępstwem lub wykroczeniem skarbowym karalnym na podstawie art. 83 kodeksu karnego skarbowego. Taka obiektywna niemożliwość związana z małymi pomieszczeniami biurowymi zajętymi przez pracowników kontrolowanego to co innego niż celowe odmówienie urzędnikom możliwości skorzystania z wolnego zaplecza biurowego, którym dysponuje. Nie można jednak wymagać zmiany godzin pracy pracowników, godzin przyjmowania klientów, zmieniać miejsca pracy podwładnych. W przypadku, gdy nie znajdzie się miejsca pracy dla urzędników, ordynacja podatkowa (dalej: o.p.) przewiduje sposoby postępowania, które umożliwią osiągnięcie celów kontroli.

Czynności kontrolne mogą się odbywać tylko w godzinach pracy danego kontrolowanego. Jednak gdy z uwagi na wizytę pracowników skarbówki przedsiębiorca postanowi skrócić te godziny, to mimo tego kontrolujący mają prawo do pracowania przez 8 godzin dziennie.

Nawet w takim przypadku okazanie urzędnikom pełnej dokumentacji może być jednak uciążliwe, wprowadzać w firmie zamieszanie i destabilizować pracę.

W CZASIE, GDY LOKAL JEST OTWARTY

Pani Anna Zielińska prowadzi lokal gastronomiczny czynny w godzinach od 12:00 do 24:00. Kontrola podatkowa będzie musiała być prowadzona w godzinach pracy jej przedsiębiorstwa, bez względu na odmienne godziny pracy kontrolujących urzędników.

W biurze rachunkowym

Gdy udostępnienie u kontrolowanego dokumentacji podatkowej może w znacznym stopniu utrudnić prowadzenie przez niego bieżącej działalności, kontrolowany będzie miał obowiązek zapewnić dostęp do ksiąg w miejscu ich prowadzenia lub przechowywania.

Obowiązek ten ciąży na kontrolowanym, jednak w takiej sytuacji faktyczny ciężar jego realizacji będzie spoczywał na biurze rachunkowym albo doradcy podatkowym. Warto zauważyć, że przepisy nie przewidziały rozwiązania sytuacji, kiedy w biurze takiego profesjonalisty będzie prowadzonych kilka kontroli równocześnie, co również może negatywnie wpływać na pracę w tych miejscach, a nawet doprowadzić do sytuacji, że nie będzie fizycznej możliwości zapewnienia realizacji zadań przez kontrolujących. Wtedy nie będzie innej możliwości, jak przeprowadzenie kontroli w siedzibie urzędu.

W mieszkaniu

Urzędnicy mogą także wejść do mieszkania. Kontrolujący mają prawo wstępu do mieszkania, jeśli kontrolowany prowadzi tam działalność gospodarczą. Ponadto, mają prawo wstępu do lokali mieszkalnych w przypadku, gdy jest to niezbędne do zweryfikowania zgodności stanu faktycznego z danymi wynikającymi ze złożonej przed podatnika deklaracji oraz innych dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków na cele mieszkaniowe (art. 286 § 1 pkt 2 o.p.). W praktyce prowadzenie kontroli, a więc dłuższe przebywanie w mieszkaniu ma miejsce bardzo rzadko, ponieważ nie jest spełniony wymóg zagwarantowania samodzielnego pomieszczenia i miejsca do przechowywania dokumentów.

Zapoznanie się z dokumentacją podatnika to jedno, ale inną kwestią jest możliwość dokonania oględzin albo przeszukania mieszkania >patrz ramka.

Prawo do uczestniczenia w czynnościach

Zapewnienie urzędnikom osobnego pomieszczenia i miejsca, w którym mogliby przechowywać dokumenty, jest dla wielu przedsiębiorców kłopotliwe. Wtedy muszą się liczyć z tym, że dokumentacja będzie badana w urzędzie i sami będą musieli tam się zjawiać.

Taką sytuację należy odróżnić od tego, gdy kontrola lub tylko niektóre czynności będą mogły być przeprowadzone w siedzibie organu podatkowego. Będzie to możliwe przy spełnieniu łącznie dwóch warunków:

1. kontrolowany wyraził na to zgodę – przepisy nie przewidują, żeby zgoda musiała być wyrażona w formie pisemnej,

2. jeśli to usprawni przeprowadzenie kontroli lub kontrolowany zrezygnuje z uczestniczenia w czynnościach kontrolnych.

Podstawowym prawem kontrolowanego jest możliwość uczestniczenia we wszystkich czynnościach kontrolnych – osobiście albo poprzez wskazaną osobę. Kontrolowany ma możliwość zrezygnowania z tego uprawnienia poprzez złożenie na piśmie oświadczenia.

Możliwość prowadzenia całej kontroli podatkowej lub poszczególnych czynności w siedzibie organu podatkowego została wprowadzona dopiero od 1 stycznia 2009 r. W uzasadnieniu do nowelizacji wskazano, że prowadzenie kontroli w siedzibie organu powinno mieć miejsce z uwzględnieniem zasady szybkości postępowania, zaś celem wprowadzenia tego rozwiązania jest to, aby prowadzenie kontroli następowało w sposób jak najmniej uciążliwy dla kontrolowanego.