Zasadniczo urzędnicy będą sprawdzać dokumenty podatkowe w siedzibie kontrolowanego oraz w miejscach związanych z prowadzoną przez niego działalnością. Będą to sklepy, biura, zakłady produkcyjne, magazyny i każde inne miejsca, gdzie działalność gospodarcza jest prowadzona przez przedsiębiorcę. Jeżeli w tych miejscach nie przechowuje się dokumentacji podatkowej, ponieważ czynności te zostały zlecone doradcy podatkowemu lub do biura rachunkowego, to przedsiębiorca powinien dostarczyć dokumentację do swojego lokalu i tam ją udostępnić kontrolującym.

To, że kontrola odbywa się u kontrolowanego, jest z jednej strony utrudnieniem związanym z koniecznością reorganizacji pracy, ale ułatwia lepsze wykonanie obowiązków ciążących na podatniku.

Ze względu na swój charakter nie każda czynność kontrolna może być przeprowadzona u kontrolowanego. Taką czynnością jest np. przesłuchanie świadka, które może być dokonane tylko w siedzibie organu prowadzącego kontrolę.

Tylko w godzinach pracy

Ważne jest to, że przedsiębiorca nie musi reorganizować swojej działalności z powodu kontroli. Jeśli nie ma możliwości zapewnienia urzędnikom miejsca do pracy i przechowywania dokumentów, to nie może być to uznane za utrudnianie kontroli będące przestępstwem lub wykroczeniem skarbowym karalnym na podstawie art. 83 kodeksu karnego skarbowego. Taka obiektywna niemożliwość związana z małymi pomieszczeniami biurowymi zajętymi przez pracowników kontrolowanego to co innego niż celowe odmówienie urzędnikom możliwości skorzystania z wolnego zaplecza biurowego, którym dysponuje. Nie można jednak wymagać zmiany godzin pracy pracowników, godzin przyjmowania klientów, zmieniać miejsca pracy podwładnych. W przypadku, gdy nie znajdzie się miejsca pracy dla urzędników, ordynacja podatkowa (dalej: o.p.) przewiduje sposoby postępowania, które umożliwią osiągnięcie celów kontroli.

Czynności kontrolne mogą się odbywać tylko w godzinach pracy danego kontrolowanego. Jednak gdy z uwagi na wizytę pracowników skarbówki przedsiębiorca postanowi skrócić te godziny, to mimo tego kontrolujący mają prawo do pracowania przez 8 godzin dziennie.

Nawet w takim przypadku okazanie urzędnikom pełnej dokumentacji może być jednak uciążliwe, wprowadzać w firmie zamieszanie i destabilizować pracę.

W CZASIE, GDY LOKAL JEST OTWARTY

Pani Anna Zielińska prowadzi lokal gastronomiczny czynny w godzinach od 12:00 do 24:00. Kontrola podatkowa będzie musiała być prowadzona w godzinach pracy jej przedsiębiorstwa, bez względu na odmienne godziny pracy kontrolujących urzędników.

W biurze rachunkowym

Gdy udostępnienie u kontrolowanego dokumentacji podatkowej może w znacznym stopniu utrudnić prowadzenie przez niego bieżącej działalności, kontrolowany będzie miał obowiązek zapewnić dostęp do ksiąg w miejscu ich prowadzenia lub przechowywania.

Obowiązek ten ciąży na kontrolowanym, jednak w takiej sytuacji faktyczny ciężar jego realizacji będzie spoczywał na biurze rachunkowym albo doradcy podatkowym. Warto zauważyć, że przepisy nie przewidziały rozwiązania sytuacji, kiedy w biurze takiego profesjonalisty będzie prowadzonych kilka kontroli równocześnie, co również może negatywnie wpływać na pracę w tych miejscach, a nawet doprowadzić do sytuacji, że nie będzie fizycznej możliwości zapewnienia realizacji zadań przez kontrolujących. Wtedy nie będzie innej możliwości, jak przeprowadzenie kontroli w siedzibie urzędu.

W mieszkaniu

Urzędnicy mogą także wejść do mieszkania. Kontrolujący mają prawo wstępu do mieszkania, jeśli kontrolowany prowadzi tam działalność gospodarczą. Ponadto, mają prawo wstępu do lokali mieszkalnych w przypadku, gdy jest to niezbędne do zweryfikowania zgodności stanu faktycznego z danymi wynikającymi ze złożonej przed podatnika deklaracji oraz innych dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków na cele mieszkaniowe (art. 286 § 1 pkt 2 o.p.). W praktyce prowadzenie kontroli, a więc dłuższe przebywanie w mieszkaniu ma miejsce bardzo rzadko, ponieważ nie jest spełniony wymóg zagwarantowania samodzielnego pomieszczenia i miejsca do przechowywania dokumentów.

Zapoznanie się z dokumentacją podatnika to jedno, ale inną kwestią jest możliwość dokonania oględzin albo przeszukania mieszkania >patrz ramka.

Prawo do uczestniczenia w czynnościach

Zapewnienie urzędnikom osobnego pomieszczenia i miejsca, w którym mogliby przechowywać dokumenty, jest dla wielu przedsiębiorców kłopotliwe. Wtedy muszą się liczyć z tym, że dokumentacja będzie badana w urzędzie i sami będą musieli tam się zjawiać.

Taką sytuację należy odróżnić od tego, gdy kontrola lub tylko niektóre czynności będą mogły być przeprowadzone w siedzibie organu podatkowego. Będzie to możliwe przy spełnieniu łącznie dwóch warunków:

1. kontrolowany wyraził na to zgodę – przepisy nie przewidują, żeby zgoda musiała być wyrażona w formie pisemnej,

2. jeśli to usprawni przeprowadzenie kontroli lub kontrolowany zrezygnuje z uczestniczenia w czynnościach kontrolnych.

Podstawowym prawem kontrolowanego jest możliwość uczestniczenia we wszystkich czynnościach kontrolnych – osobiście albo poprzez wskazaną osobę. Kontrolowany ma możliwość zrezygnowania z tego uprawnienia poprzez złożenie na piśmie oświadczenia.

Możliwość prowadzenia całej kontroli podatkowej lub poszczególnych czynności w siedzibie organu podatkowego została wprowadzona dopiero od 1 stycznia 2009 r. W uzasadnieniu do nowelizacji wskazano, że prowadzenie kontroli w siedzibie organu powinno mieć miejsce z uwzględnieniem zasady szybkości postępowania, zaś celem wprowadzenia tego rozwiązania jest to, aby prowadzenie kontroli następowało w sposób jak najmniej uciążliwy dla kontrolowanego.

Oględziny i przeszukanie

Same oględziny (bez przeszukania) mogą mieć miejsce w przypadkach ściśle wskazanych w ordynacji podatkowej i za zgodą kontrolowanego. Jeśli takiej zgody nie będzie, to oględziny będą mogły zostać przeprowadzone tylko gdy wyrazi na to zgodę prokurator rejonowy. Natomiast dokonanie przeszukania mieszkania będzie możliwe tylko wtedy, gdy kontrolujący przedstawią postanowienie prokuratora rejonowego o wyrażeniu zgody na dokonanie przeszukania. Muszą także wystąpić szczególne okoliczności, tzn.:

a) jeżeli powzięto informację o prowadzeniu niezgłoszonej do opodatkowania działalności gospodarczej,

b) gdy w mieszkaniu są przechowywane przedmioty, księgi podatkowe, akta lub inne dokumenty mogące mieć wpływ na ustalenie istnienia obowiązku podatkowego lub określenie wysokości zobowiązania podatkowego. Zatem zgoda kontrolowanego w przypadku przeszukania nie będzie miała żadnego znaczenia.