Ustawą z 13 czerwca 2013 r. (DzU z 2013 r., poz. 896, dalej nowelizacja) do kodeksu pracy wprowadzono przepisy, które znacznie uelastyczniają dotychczasowe rozwiązania z zakresu czasu pracy.
Dzięki tym zmianom od 23 sierpnia 2013 r. pracodawcy otrzymali narzędzia podobne do tych z ustawy z 1 lipca 2009 r. o łagodzeniu skutków kryzysu ekonomicznego dla pracowników i przedsiębiorców (DzU nr 125, poz. 1035), która przestała obowiązywać 31 grudnia 2011 r.
Dodatkowo nowe regulacje wprowadziły długo oczekiwane procedury dotyczące odpracowania przez załogę tzw. wyjść osobistych. Wynikają one np. z konieczności udania się etatowca w czasie pracy na zaplanowaną wizytę lekarską, do urzędu, aby załatwić sprawę prywatną lub innych osobistych potrzeb związanych z przerwaniem pracy lub późniejszym jej rozpoczęciem.
Do niedawna, chcąc załatwić taką sprawę, pracownik musiał brać urlop wypoczynkowy udzielony na cały dzień, gdyż odpracowanie takich wyjść było bardzo kłopotliwe. Niejednokrotnie wiązało się z wykonywaniem przez podwładnych pracy w godzinach nadliczbowych.
Najczęściej praktykowano nieformalne odpracowanie takich krótkotrwałych nieobecności, których nie uwzględniano w ewidencji czasu pracy, a jedynie w nieoficjalnych zeszytach lub księgach opuszczenia firmy. Takie postępowanie było jednak niezgodne z prawem pracy i narażało szefa nawet na zarzut przestępstwa fałszowania dokumentów.
Zaplanowana nieobecność
Nowelizacja wprowadziła art. 151 § 21 k.p., zgodnie z którym pracy w godzinach nadliczbowych nie stanowi czas odpracowania zwolnienia od pracy, udzielonego pracownikowi, na jego pisemny wniosek, w celu załatwienia spraw osobistych. Odpracowanie takie nie może jednak naruszać prawa podwładnego do odpoczynku dobowego oraz tygodniowego.
To niewątpliwie korzystna zmiana przepisów o czasie pracy dla pracodawców i pracowników. Trzeba jednak pamiętać o tym, że dotyczy ona wyłącznie zaplanowanej wcześniej konieczności naruszenia przez etatowca obowiązującego go rozkładu. Przy tych niezaplanowanych problem z odpracowaniem absencji pozostaje.
W przepisach o odpracowaniu wyjść osobistych zawarto warunek pisemnego wniosku podwładnego o udzielenie zwolnienia od pracy. Pracodawca może, ale nie musi, przychylić się do takiego pisma. Jeśli szef odmówi, pracownik będzie musiał w konkretnym dniu skorzystać z urlopu wypoczynkowego.
Z przepisu wynika też, że wniosek etatowca o udzielenie zwolnienia musi być uprzedni i poprzedzać tę nieobecność. Dopiero zaakceptowanie przez przełożonego pisma pozwala pracownikowi skorzystać ze zwolnienia od pracy na część dniówki roboczej. Wypełnienie tej procedury umożliwia odrobienie tej absencji nawet z przekroczeniem dobowej normy czasu pracy. W takim wypadku nie stanowi to pracy w nadgodzinach.
Przykład
Pan Marcin jest zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy od poniedziałku do piątku od 6 do 14. Ponieważ w środę musiał pójść do urzędu, aby załatwić sprawę osobistą, pisemnie poprosił szefa o zwolnienie go w tym dniu z pracy od 12 do 14.
W tym samym piśmie zaznaczył, że tę 2-godzinną nieobecność odrobi, pozostając 2 godziny dłużej w firmie w czwartek, tj. do 16. Jego praca w tygodniu została zewidencjonowana w sposób podany w tabeli 1.
1. Ewidencja czasu pracy pana Marcina z 2-godzinnym wyjściem
Dzień
Plan
Wykonanie
Suma godzin pracy w dobie
Poniedziałek
6 – 14
6 – 14
8
Wtorek
6 – 14
6 – 14
8
Środa
6 – 14
6 – 12
6
Czwartek
6 – 14
6 – 16
10
Piątek
6 – 14
6 – 14
8
Sobota
Wolne
–
–
Niedziela
Wolne
–
–
Pan Marcin przekroczył w czwartek obowiązującą go dobową normę czasu pracy o 2 godziny. Pracując w tym dniu przez 10 godzin, nie doszło jednak zgodnie z nowymi przepisami do godzin nadliczbowych. Nie należy mu się zatem za to żadne dodatkowe wynagrodzenie. Wyjścia osobiste trzeba jednak uwzględnić w prowadzonej w zakładzie ewidencji czasu pracy.
Gdy odpracowanie poprzedza pracę
Przepis o odrabianiu wyjść osobistych przy przekroczeniu dobowej normy czasu pracy, które nie stanowi nadgodzin, nie wyjaśnia jednak wprost, czy na tej samej zasadzie należy traktować wcześniejsze rozpoczęcie przez etatowca pracy naruszające dobę pracowniczą.
Biorąc jednak pod uwagę całość ostatniej nowelizacji o czasie pracy, zamiarem ustawodawcy było też przyzwolenie na naruszenie doby pracowniczej i ponowne rozpoczynanie przez podwładnego pracy po raz kolejny w tej samej, niezakończonej dobie. Zatem zaplanowane, wykorzystujące nową procedurę odrabianie wyjścia osobistego nie łamie przepisów o czasie pracy nawet wtedy, gdy odrobienie absencji nastąpi przed godziną rozkładowego startu pracy w danym dniu.
Przykład
Zgodnie z grafikiem w całym tygodniu pani Joanna miała pracować od poniedziałku do piątku od 8 do 16. Ponieważ w poniedziałek rano musiała iść z dzieckiem do lekarza, złożyła wniosek o zwolnienie jej z pracy od 8 do 11.
W tym dniu nie mogła dłużej pozostać w firmie, dlatego we wniosku do pracodawcy wskazała, że zaległe 3 godziny odrobi, przychodząc wcześniej do pracy w piątek. Jej godziny w tygodniu zostały rozpisane tak jak w tabeli 2.
2. Ewidencja czasu pracy pani Joanny z 3-godzinnym wyjściem
Dzień
Plan
Wykonanie
Suma godzin pracy w dobie
Poniedziałek
8 – 16
11 – 16
5
Wtorek
8 – 16
8 – 16
8
Środa
8 – 16
8 – 16
8
Czwartek
8 – 16
8 – 16
11
Piątek
8 – 16
5 – 16
8
Sobota
Wolne
–
–
Niedziela
Wolne
–
–
W dobie, która rozpoczęła się dla pani Joanny zgodnie z harmonogramem w czwartek o 8 i trwała do 8 w piątek, przepracowała 11 godzin. W piątek, kiedy pracownica odrabiała 3 godziny zwolnienia, przychodząc wcześniej do firmy, pracowała w dobie czwartkowej, która rozpoczęła się o 8 w tym dniu. Mimo przekroczenia w czwartek dobowej normy o 3 godziny, nie są to godziny nadliczbowe i nie przysługuje za nie dodatkowa gratyfikacja poza normalnym wynagrodzeniem za pracę. Tu trzeba jednak zwrócić szczególną uwagę na wykonywanie przez etatowca pracy w porze nocnej.
Przy odrabianiu wyjść osobistych prawodawca nie wyłączył bowiem konieczności wypłaty dodatków za zadania wykonywane w porze nocnej, a jedynie wynagrodzenia za nadliczbówki. Dlatego gdyby w tym przykładzie pora nocna w zakładzie obejmowała godziny od 22 do 6, to pani Joannie należałby się dodatek za pracę w takiej porze od 5 do 6 w piątek. Zaniechanie jego wypłaty stanowiłoby wykroczenie przeciwko prawom pracownika.
Brak wniosku to nadliczbówki
Nowelizacja reguluje odpracowanie wyjść osobistych, o których pracownik wiedział wcześniej i złożył szefowi pisemny wniosek w tej sprawie. Nie objęła natomiast tych przypadków, gdy podwładny nie stawił się do pracy, bo zaszła jakaś nagła, nieprzewidziana przeszkoda.
Przykład
Zgodnie z grafikiem w całym tygodniu od poniedziałku do piątku pan Roman miał pracować od 8 do 16. Ponieważ w poniedziałek zaspał, do firmy przyjechał dopiero na 10 i pracował jedynie przez 6 godzin.
W tym dniu nie mógł pozostać w zakładzie, dlatego o 2 godziny dłużej pracował w kolejnym dniu, czyli we wtorek. Jego pracę szef zapisał tak jak w tabeli 3.
3. Ewidencja czasu pracy pana Romana
Dzień
Plan
Wykonanie
Suma godzin pracy w dobie
Poniedziałek
8– 16
10– 16
6
Wtorek
8– 16
8– 18
10
Środa
8– 16
8– 16
8
Czwartek
8– 16
8– 16
8
Piątek
8– 16
8– 16
8
Sobota
wolne
–
–
Niedziela
wolne
–
–
Panu Romanowi należą się dodatki z tytułu godzin nadliczbowych w wysokości 50 proc. wynagrodzenia za 9 i 10 godzinę pracy we wtorek. Normalne wynagrodzenie za te godziny firma wypłaci mu już w pensji zasadniczej za ten miesiąc. W tym wypadku nie stosuje się regulacji o odrabianiu wyjść osobistych, gdyż nie przeszło to odpowiedniej procedury.
Pan Roman nie złożył pisemnego wniosku o udzieleniu mu zwolnienia od pracy. Stąd przekroczenie przez niego obowiązującej dobowej normy czasu pracy w dniu odrabiania wcześniejszej absencji jest pracą w godzinach nadliczbowych.
Warto zapamiętać
Ustawodawca przyjął, że pracy w godzinach nadliczbowych nie stanowi wyłącznie czas odpracowania zwolnienia udzielonego zatrudnionemu na jego pisemny wniosek, aby załatwić sprawy osobiste.
Jeżeli nie zachodzą przesłanki zawarte w tym przepisie, nie pozbawia to godzin przekraczających dobową normę przymiotu pracy w nadgodzinach.
