Przed ryzykiem w handlu można się zabezpieczyć, a jednym ze sposobów zabezpieczenia rozliczenia transakcji jest inkaso dokumentowe. Jest to uwarunkowana forma płatności, w której działający na zlecenie eksportera (sprzedającego) bank zobowiązuje się do wydania importerowi (kupującemu) dokumentów handlowych (np. faktura, dokument transportowy, polisa ubezpieczeniowa, certyfikaty jakości, świadectwo pochodzenia) bądź także finansowych w zamian za zapłatę lub zabezpieczenie zapłaty przez importera określonej kwoty, zgodnie z warunkami wyszczególnionymi przez zleceniodawcę inkasa.
Z grubsza wygląda to tak, że zleceniodawca inkasa, czyli eksporter, składa w swoim banku zlecenie realizacji inkasa wraz z dokumentami i instrukcją trybu prezentacji ich płatnikowi. Następnie bank eksportera przesyła dokumenty do banku inkasującego, który informuje kupującego o warunkach wydania dokumentów. Po spełnieniu tych warunków przez importera bank inkasujący wyda mu dokumenty, a po zainkasowaniu kwoty należności od importera przesyła ją do banku eksportera celem uznania rachunku zleceniodawcy inkasa, czyli eksportera.
Inkaso dokumentowe uchodzi za najtańszą i najprostszą formę rozliczenia transakcji handlowej. Eksporter wysyła towar, przekazując przy tym do banku dokumenty. Po spełnieniu warunków umowy, czyli w praktyce najczęściej po zapłaceniu za towar, importer może odebrać dokumenty.
W ten sposób zabezpieczane są obie strony transakcji. Importer przed zapłatą bądź zabezpieczeniem zapłaty (np. przez wystawienie weksla własnego) nie otrzyma dokumentów, które są niezbędne do tego, żeby odebrać bądź sprzedać towar, ale z drugiej strony dokumenty te pozwolą mu zweryfikować, czy kontrakt został zrealizowany zgodnie z ustaleniami. Jeżeli jednak importer nie wykupi dokumentów, bo np. nie będzie miał za co, to wprawdzie bank mu ich nie wyda, ale do zrealizowania transakcji go nie zmusi.
