Mediacja jako forma pozasądowego rozstrzygania sporów jest bardzo odformalizowanym narzędziem prawnym, przez co też niezwykle elastycznym i skutecznym. Na całym świecie mediacja stosowana jest do rozwiązywania sporów, także gospodarczych, co niewątpliwie usprawnia obrót. Także w Polsce coraz więcej mówi się o mediacji gospodarczej, a przedsiębiorcy coraz częściej sięgają po tę formę rozwiązywania sporów w biznesie.
A oto poniżej opis realnego sporu dotyczącego zapłaty pomiędzy firmą, która wygrała przetarg i jej podwykonawcą. Spór, dzięki mediacji, zakończył się ugodą satysfakcjonującą obie strony. Gdyby sprawa trafiła do sądu, strony konfliktu prawdopodobnie sądziłyby się do dziś.
Jaki był stan faktyczny
Średniej wielkości firma wielobranżowa X realizująca projekt na zlecenie zamawiającego po wygraniu przetargu wyłoniła podwykonawcę Y, z którym podpisała umowę na wykonanie podzlecenia. Prace zostały wykonane zgodnie z umową w ciągu kilku miesięcy. Podpisano protokół końcowy odbioru robót bez zastrzeżeń wobec podwykonawcy. Ostatnia z faktur opiewająca na sumę prawie 60 tys. złotych została zatwierdzona przez zleceniodawcę X, ale nie uregulowana w pełni, pomimo że firma Y wielokrotnie wysyłała pisma oraz wykonywała telefony dotyczące uregulowania faktury. Sprawa ciągnęła się około 5 miesięcy.
W kontaktach przejawiał się coraz większy brak zaufania do X. Sfrustrowana strona Y wysyłała groźby listowne, rozmowy telefoniczne między prezesami X i Y stawały się coraz bardziej napięte. Sytuacja wpłynęła negatywnie na partnerów biznesowych i popsuła ich relację. Firmie X udało się zapłacić 20 tys. zł, natomiast pozostałe 40 tys. pozostało nieuregulowane. Kilkumiesięczne odwlekanie płatności przez X sprawiło, że Y rozważała wniesienie pozwu. Powstrzymywały ją od tego jedynie obietnice X i obawa przed utratą partnera biznesowego.
Kłopotliwa zwłoka
Ze strony X zwłoka była umyślna i świadoma. Prezes przechodził trudny okres w życiu osobistym ze względu na stan zdrowia osoby bliskiej, związane z tym koszty, oraz słabą kondycję psychiczną. Z drugiej strony ze względu na brak powszechności stosowania procedur prawnych przy wsparciu pełnomocników, prezes X wątpił w realizację gróźb wniesienia pozwu przez Y.
Firma Y postanowiła się skontaktować z Instytutem Mediacji. Mediator po zapoznaniu się z materiałami oraz opisanymi wydarzeniami skontaktował się z firmą X i wysłuchał jej argumentów. Zaproponował kolejną rozmowę za kilka dni i rozważenie podjęcia drogi mediacyjnej. W tym czasie mediator, przygotowując się na kolejne rozmowy z prawnikiem współpracującym z Instytutem Mediacji, dokonał analizy sytuacji prawnej.
Celem kolejnej rozmowy z X i Y było przede wszystkim poinformowanie o: punkcie widzenia, stanie prawnym i w przypadku kolizji o uczestnictwie pełnomocników stron w dalszej procedurze, kosztach oraz propozycji wypracowania rozwiązania (odrębnego bądź wspólnego).
Mimo kilkutygodniowego wahania, prezes X potwierdził, że zależy mu na rozmowie z Y. Chciałby spłacić resztę zaległości w ratach, prosi jednak o rezygnacje z odsetek bądź innych dodatkowych kroków ze strony Y.
Strony z pomocą mediatora wypracowały ugodę, na podstawie której płatność została rozłożona na raty i w czasie. Poziom ich satysfakcji z wypracowanej ugody był na tyle duży, że żadna z firm nie zażądała potwierdzenia jej treści przed sądem powszechnym. Sama ugoda jest realizowana zgodnie z planem, a obie firmy kontynuują współpracę .
Ewelina Stobiecka partner zarządzający w Kancelarii Taylor Wessing e|n|w|c w Warszawie, mediator gospodarczy
Komentuje Ewelina Stobiecka, partner zarządzający w Kancelarii Taylor Wessing e|n|w|c w Warszawie, mediator gospodarczy
W jaki sposób wyglądałaby sytuacja firm X i Y, gdyby firma Y zdecydowała się na drogę sądową? Zanim sprawa trafiłaby na wokandę, obydwie strony zdążyłyby już się skłócić kompletnie, a nieuregulowane płatności pociągnęłyby za sobą dalsze koszty związane z zobowiązaniami wobec ZUS i US.
Przygotowanie pozwu wymagałoby wsparcia prawnika, a wpis sądowy stanowiłby kolejny koszt w wysokości 5 proc. wartości przedmiotu sporu. Załączone do pozwu dokumenty w postaci przede wszystkich umowy, faktur i protokołu byłyby na pewno przedmiotem badania przez sąd. Niewykluczone, że mogłyby pojawić się jakieś uchybienia formalne, które skrzętnie wykorzystane przez stronę procesową mogłyby wydłużyć proces.
Tego typu sprawy, przy założeniu braku świadków i rozstrzyganiu tylko na podstawie dokumentów mogłyby wymagać dwóch, trzech terminów, które jeśli wyznaczane byłyby w odstępach kilku miesięcznych, mogłyby przeciągnąć proces na minimum rok. Później, zakładając wygraną Y, należałoby wszcząć postępowanie egzekucyjne, co generuje oczywiście dodatkowe koszty komornika i kolejny czas.
Niestety, praktyka życia gospodarczego pokazuje, że po tym czasie, jeśli sytuacja dłużnika jest poważna, zazwyczaj nie ma już z czego egzekwować należności. Sytuacja końcowa jest więc taka, że strony już dawno ze sobą nie współpracują, a niejednokrotnie firmy dłużnika nie ma już na rynku.
Bez potrzeby egzekucji
W tym przypadku strony nie chciały oficjalnego potwierdzenia ugody przez sąd, ale co do zasady każda ugoda wypracowana podczas mediacji może być zatwierdzona przez sąd i mieć moc wyroku sądowego.
Tym samym niewykonywanie tej ugody przez którąkolwiek ze stron może spowodować przekazanie sprawy do egzekucji komorniczej. Warto przy tym nadmienić, że na termin sądowy dotyczący zatwierdzenia ugody nie czeka się długo.
W odróżnieniu od terminów zwykłych posiedzeń sądu terminy mające na celu zatwierdzenie ugody są krótkie, nie wymagają żmudnych postępowań dowodowych czy przesłuchań świadków. Zazwyczaj uzyskuje się je bardzo szybko od momentu zawnioskowania do sądu, czasem nawet w ciągu kilkunastu dni.
—Piotr Janik, mediator Instytut Mediacji in media res
