Monitoring wizyjny nie jest jedyną formą monitoringu, który może stosować pracodawca. Zgodnie z kodeksem pracy, dopuszczalne są również inne formy monitoringu. Najpopularniejsze to monitoring poczty elektronicznej, monitoring stron internetowych przeglądanych przez pracowników oraz monitoring lokalizacji. Uprawnienie do wprowadzenia którejkolwiek z tych form monitoringu wiąże się jednak z pewnymi ograniczeniami i obowiązkami po stronie pracodawcy.

Czytaj także: RODO a kamery w pracy: Monitoring pracowników w ryzach kodeksu pracy

Cel stosowania

Zgodnie z art. 223 § 1 kodeksu pracy, pracodawca może wprowadzić w zasadzie dobrowolną formę monitoringu. Może to jednak zrobić jedynie wtedy, gdy jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Oba te warunki muszą być spełnione łącznie. Na pracodawcy ciąży również obowiązek wykazania, że tych celów nie może osiągnąć w inny sposób niż tylko przez wybraną formę monitoringu. Oceny tej pracodawca musi dokonać, biorąc pod uwagę rodzaj pracy, jej charakter i stanowisko zajmowane przez pracownika.

Cel zastosowania monitoringu jest dość wąski i ukierunkowany wyłącznie na działania podejmowane przez pracownika. Takie rozwiązanie wydaje się uzasadnione w razie stosowania monitoringu poczty elektronicznej i przeglądanych przez pracownika stron internetowych. Natomiast w przypadku monitoringu lokalizacji (GPS), jego definitywny charakter może rodzić pewne problemy praktyczne. Wyobraźmy sobie sytuację, w której stosowanie monitoringu GPS jest wymogiem nałożonym przez ubezpieczyciela auta. GPS jest dodatkowym zabezpieczeniem auta przed kradzieżą (ochroną mienia), którego art. 223 § 1 k.p. nie przewiduje. Ten problem wydaje się mało istotny w przypadku, gdy GPS jest zainstalowany w aucie pracownika w celu określonym przez przepisy prawa (tj. po to, aby sprawdzić, czy w czasie, gdy powinien on świadczyć pracę, faktycznie to robi, a nie np. załatwia prywatne sprawy). Wtedy wykorzystanie GPS w celu ochrony mienia przed osobą trzecią – np. poprzez jej namierzenie – jest uzasadnione i niejako następcze w stosunku do faktycznej podstawy prawnej zamontowania GPS-a w aucie.

Sytuacja będzie natomiast inna w przypadku aut, w których monitoring GPS nie jest stosowany w celu sprawdzenia tego, w jaki sposób dany pracownik wykorzystuje auto, a jedynie w wyniku spełnienia wymogu stawianego przez ubezpieczyciela. Nawet jeżeli pracodawca nie będzie na bieżąco podglądał nagrań z lokalizacji GPS takiego auta, nie zmienia to faktu, że monitoring GPS będzie stosował w innym celu niż przewidziane w art. 223 § 1 k.p.

Ochrona dóbr osobistych

Kolejnym istotnym ograniczeniem związanym ze stosowaniem wybranej formy monitoringu jest ochrona dóbr osobistych pracownika. Pracodawca powinien wykorzystywać monitoring w taki sposób, aby nie naruszać dóbr osobistych pracowników, w tym m.in. tajemnicy korespondencji. Jeżeli więc pracownik wykorzystuje, za zgodą pracodawcy, udostępniony mu np. telefon czy laptop, częściowo w celach prywatnych, to pracodawca stosując monitoring poczty elektronicznej powinien wdrożyć rozwiązania, które będą uniemożliwiały przeglądanie prywatnych wiadomości pracownika.

Ta sama uwaga dotyczy stosowania przez pracodawcę monitoringu lokalizacji, zarówno w udostępnionych pracownikowi autach, jak i telefonach. Taki monitoring nie powinien naruszać prywatności pracownika, tj. kiedy nie wykorzystuje on powierzonych mu narzędzi w czasie wolnym od pracy.

Stanowisko Trybunału

Europejski Trybunał Praw Człowieka (ETPC) wypowiedział się w zakresie poszanowania prawa do prywatności pracowników w związku ze stosowaniem monitoringu korespondencji w wyroku Wielkiej Izby z 5 września 2017 r. w sprawie Bărbulescu przeciwko Rumunii. ETPC wskazał, że sposób i zakres stosowania monitoringu powinien być proporcjonalny w stosunku do jego celu. Dodatkowo ETPC podkreślił, że pracownik powinien mieć świadomość konsekwencji użycia monitoringu przez pracodawcę. Prywatność pracownika powinna być odpowiednio zabezpieczona przed monitoringiem stosowanym przez pracodawcę, w szczególności jeżeli stosowany monitoring ma stały i wręcz natrętny charakter.

Ochrona danych osobowych

Pracodawca powinien również rozważyć, czy stosując którąkolwiek z form monitoringu, dochodzi przez niego do przetwarzania danych osobowych pracownika. Daną osobową jest każda informacja, za pomocą której w sposób pośredni lub bezpośredni możliwe jest zidentyfikowanie danej osoby fizycznej. Należy więc stwierdzić, że w większości przypadków pracodawca, stosując którąkolwiek z omawianych form monitoringu, będzie jednocześnie przetwarzał dane osobowe pracownika. W związku z powyższym powinien on stosować przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO). W szczególności powinien przekazać pracownikowi informacje o tym, w jaki sposób są przetwarzane jego danego osobowe i jakie pracownikowi przysługują w związku z tym prawa.

Opisane formy monitoringu pracowników wiążą się z wykorzystaniem przez pracodawcę nowych technologii, w tym w szczególności systemów informatycznych. Pracodawca powinien więc rozważyć, czy podlega obowiązkom z art. 35 RODO. W ocenie należy uwzględnić charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania. W przypadku zdiagnozowania dużego ryzyka naruszenia praw lub wolności pracowników, pracodawca jeszcze przed zastosowaniem monitoringu powinien przeprowadzić ocenę skutków dla ochrony danych.

Obowiązki pracodawcy

Przed wprowadzeniem którejkolwiek formy monitoringu, pracodawca powinien określić cele, zakres oraz sposób jego zastosowania. Właściwym miejscem na regulację opisanych przesłanek stosowania monitoringu jest układ zbiorowy pracy lub regulamin pracy. Ewentualnie jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy, może umieścić te informacje w obwieszczeniu. Informacje te powinny zostać przekazane pracownikom na piśmie przed dopuszczeniem do pracy. Potwierdzenie przekazania tych informacji pracodawca zamieszcza w części B akt osobowych pracownika.

Informacja o wprowadzeniu monitoringu powinna być przekazana pracownikom nie później niż na dwa tygodnie przed jego uruchomieniem. Należy ją przekazać pracownikom w sposób zwyczajowo przyjęty u danego pracodawcy. Właściwe będzie więc rozesłanie informacji np. drogą e-mail lub zamieszczenie jej w gablocie informacyjnej lub tzw. kiosku informacyjnym.

Obowiązkiem pracodawcy jest również odpowiednie oznaczenie udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Oznaczenie to powinno być widoczne i czytelne dla pracownika. Możliwe jest zastosowanie znaków lub ogłoszeń dźwiękowych. Prawidłowym rozwiązaniem będzie umieszczenie np. naklejki z informacją graficzną lub tekstową. W przypadku sprzętu takiego jak laptop czy telefon komórkowy dopuszczalne jest również umieszczenie odpowiedniej informacji powitalnej w przypadku uruchomienia sprzętu. Narzędzia należy oznaczyć nie później niż dzień przed uruchomieniem monitoringu.

Zdaniem autorki

Małgorzata Sydor, radca prawny, Sendero Kania, Lubaszka, Michalski i Wspólnicy

Stosowanie przez pracodawcę innych niż wizyjny form monitoringu jest jak najbardziej uzasadnione w świetle obecnie obowiązujących przepisów. Pracodawca może jednak stosować wybraną formę monitoringu jedynie w celu ściśle określonym przez przepisy.

Decydując się na zastosowanie monitoringu, pracodawca powinien dopełnić również swoich obowiązków, w tym w szczególności informacyjnych wobec pracownika. Pracownik powinien mieć świadomość, że stosowany jest wobec niego monitoring. Pracodawcy powinni zatem odejść od dość powszechnego myślenia o monitoringu jako o narzędziu, za pomocą którego mogą w tajemnicy przed pracownikiem przyłapać go na tzw. gorącym uczynku. Za brak przestrzegania przepisów o dozwolonym monitoringu pracownika pracodawcy grożą różnego rodzaju sankcje określone w kodeksie pracy, kodeksie cywilnym oraz RODO.