Subwencje z założenia stanowią pomoc bezzwrotną, zdarzają się jednak takie sytuacje, w których beneficjent zostanie zmuszony do zwrotu otrzymanego dofinansowania lub jego części wraz z odsetkami. Zazwyczaj dzieje się tak wówczas, gdy podmiot, który otrzymał dotację, nie wywiąże się z podpisanej z PARP umowy, czyli np. nie zrealizuje w pełni projektu, nie przedstawi odpowiedniej dokumentacji potwierdzającej poniesione koszty bądź nie osiągnie zakładanych we wniosku wskaźników.

Na co zwracać uwagę

Chcąc uniknąć finansowych problemów, bardzo ważnym elementem, już na etapie wdrażania przedsięwzięcia, jest odpowiedni wybór podwykonawców i bieżące obserwowanie postępu prac. Rezultaty działań mierzone są za pomocą przyjętych na etapie planowania wskaźników, poprzez porównanie zakładanych celów biznesowych z rzeczywistością.

Wszystkie czynności związane z realizacją przedsięwzięcia, regulują przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych. Każda, nawet najdrobniejsza zmiana w czasie realizacji projektu musi być uzgodniona z organem go rozliczającym. Mniej istotne zmiany wymagają wyłącznie poinformowania odpowiedniej instytucji o ich przeprowadzeniu, natomiast bardziej skomplikowane, muszą być wprowadzone za pomocą aneksu do umowy o dofinansowanie.

Podstawowym obowiązkiem przedsiębiorcy w ramach monitoringu jest składanie okresowych sprawozdań finansowych z postępu rzeczowego i finansowego projektu. Oprócz gromadzenia dokumentów finansowych, profitent zobowiązany jest także do prowadzenia i zbierania niezbędnej dokumentacji z zakresu merytorycznego wdrażania projektu, która poświadczy, że rzeczywiście realizuje on działania składające się na całość projektu. Jeżeli we wniosku beneficjenta znajdą się jakiekolwiek braki lub błędy, na wezwanie Regionalnej Instytucji Finansującej jest on zobowiązany do złożenia brakujących lub poprawienia błędnych dokumentów w terminie do 7 dni od doręczenia wezwania.

Komentuje Adam Biernacki, ekspert ds. dofinansowań unijnych oraz Prezes Idealii Consulting, firmy pozyskującej dofinansowania unijne w ramach Działań 8.2 i 8.1.

W sporych tarapatach znajdzie się beneficjent, który nie zadbał o stronę formalną. Bez odpowiedniej dokumentacji nie udowodni on należycie wykonanych działań, co dla Instytucji Wdrażającej równoznaczne jest z niezrealizowaniem projektu.

Poprawna dokumentacja powinna obejmować jak najwięcej dowodów na realizację poszczególnych etapów i osiągnięcie wyznaczonych wskaźników (efektów), jak również rozliczenie finansowe, czyli zestawienie faktur, przelewów. Nie możemy zapomnieć o dołączeniu różnych ofert od podwykonawców czy sprawozdań z wydarzeń, w których uczestniczyła firma, np. targów. Ostateczny sukces całego przedsięwzięcia zależy od jakości i poprawności końcowej dokumentacji.

Należy pamiętać, że dokumentacja ta, jest nie tylko gwarantem otrzymania ostatniej transzy funduszy, ale także jest niezbędna podczas kontroli instytucji finansującej projekt, która może zostać przeprowadzona w ciągu trzech do pięciu lat od daty zakończenia działań.

Kiedy wskazana jest pomoc

Często sam proces pozyskania środków i realizacji inwestycji jest długi i skomplikowany. Dokładając do tego mnogość dokumentów i drobiazgowość przepisów, okazuje się, że nie każdy przedsiębiorca jest na to przygotowany. Przykładem mogą być realizacje IT w ramach działań 8.1. i 8.2., które nierzadko bywają bardzo skomplikowane i przez to trudne do samodzielnego rozliczenia. Wymagają szczególnej ostrożności i szerokiej wiedzy, tak z tematów technicznych jak i rozliczeniowych. Nawet najlepszy programista może mieć problem z  przygotowaniem poprawnej dokumentacji, jeśli wcześniej nie miał w tym zakresie doświadczenia. W takiej sytuacji warto już na początku działalności zlecić realizację i dokumentację projektu wyspecjalizowanym firmom.

- Niejednokrotnie miałem okazję rozmawiać z beneficjentami, którzy pilnie potrzebowali pomocy przy realizacji projektu - zaznacza Adam Biernacki - ekspert ds. dofinansowań unijnych. - Najczęściej pojawiały się trzy problemy: trudność z terminową realizacją, dokumentacja odrzucana przez RIF, nieosiąganie wskaźników - dodaje.

- To jednak, czy uda nam się pomóc takiemu przedsiębiorcy - zdaniem Adama Biernackiego - w dużej mierze zależy od tego, kiedy się do nas zwróci. - Im projekt jest w bardziej zaawansowanej fazie realizacji, tym nasza pomoc jest bardziej ograniczona. Niekiedy bowiem w 6 miesięcy nie sposób wykonać prac przewidzianych na 18 miesięcy albo dłużej. Dlatego tak ważna jest systematyczna kontrola prac i w razie potrzeby jak najszybsze zwrócenie się o pomoc – zaznaczył ekspert ds. dofinansowań unijnych.