W takiej sytuacji pracownikowi uzupełnia się wynagrodzenie do pełnej wysokości. Polega to na ustaleniu wynagrodzenia, które pracownik osiągnąłby, gdyby przepracował pełny miesiąc kalendarzowy.
Zasady uzupełniania wynagrodzenia określa art. 37 ust. 2 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn. DzU z 2010 r. nr 77, poz. 512 ze zm., dalej ustawa zasiłkowa). Ustawodawca odróżnił w nim uzupełnianie wynagrodzenia przysługującego w stałej miesięcznej wysokości od takiego należnego w zmiennej wielkości.
Przedstawiamy wyjaśnienia dotyczące najczęstszych wątpliwości pracodawców.
KILKA DNI ABSENCJI
- Czy w podstawie wymiaru świadczeń należy przyjąć wynagrodzenie za miesiące nie w pełni przepracowane?
Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego i innych świadczeń dla pracownika stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Gdy nie przepracował jeszcze tego okresu, podstawę wymiaru zasiłku należy ustalić, przyjmując do obliczeń wynagrodzenie wypłacone za pełne miesiące kalendarzowe zatrudnienia przed miesiącem, w którym powstała niezdolność do pracy.
Przez wynagrodzenie uwzględniane w podstawie wymiaru zasiłku rozumiemy, zgodnie z art. 3 pkt 3 ustawy zasiłkowej, przychód pracownika stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu potrąconych przez pracodawcę składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe.
Jeżeli w okresie, za który wynagrodzenie uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłku, podwładny nie osiągnął pełnego wynagrodzenia, bo był nieobecny w firmie z przyczyn usprawiedliwionych, stosuje się art. 38 ust. 2 i 3 ustawy zasiłkowej. Według niego przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku:
- wyłącza się wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy,
- przyjmuje się po uzupełnieniu wynagrodzenie pracownika z miesięcy, w których przepracował co najmniej połowę jego czasu pracy,
- przyjmuje się wynagrodzenie za wszystkie miesiące po uprzednim uzupełnieniu, jeżeli w każdym miesiącu uwzględnianym w podstawie wymiaru zasiłku pracownik przepracował mniej niż połowę jego czasu pracy.
Przykład
Pracownica zatrudniona od 1 grudnia 2012 r. przedstawiła zwolnienie lekarskie w związku z opieką nad chorym 5-letnim synem od 15 do 24 maja br. Podstawę wymiaru zasiłku stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie z okresu od grudnia 2012 r. do kwietnia br. W styczniu zamiast 22 dni przepracowała 5 dni, a w marcu zamiast 21 dni tylko 14 dni. Nieobecności w pracy spowodował urlop bezpłatny.
W podstawie wymiaru zasiłku należy uwzględnić wynagrodzenie za grudzień 2012 r., luty i kwiecień 2013 r. oraz uzupełnione wynagrodzenie za marzec br., gdyż pracownica przepracowała w tym miesiącu co najmniej połowę obowiązującego ją czasu. Nie należy natomiast uwzględniać wynagrodzenia za styczeń br., ponieważ w tym miesiącu przepracowała mniej niż połowę obowiązującego ją czasu.
UZUPEŁNIENIE WYNAGRODZENIA
- Zatrudniona na etacie od 2 maja 2013 r. przekazała zwolnienie lekarskie od 11 maja w związku z opieką nad chorym ojcem. Zgodnie z umową przysługuje jej wynagrodzenie w stałej wysokości 2900 zł. Jak uzupełnić jej wynagrodzenie za ten miesiąc?
Jeżeli pracownikowi przysługuje wynagrodzenie w stałej miesięcznej wysokości, to jego uzupełnienie polega na przyjęciu wynagrodzenia określonego w umowie o pracę lub w innym akcie nawiązującym stosunek pracy. Chodzi więc o pełny miesięczny przychód pracownika pomniejszony o pełną miesięczną składkę, która zostałaby mu potrącona, gdyby przepracował cały miesiąc.
Podstawę wymiaru zasiłku opiekuńczego pracownicy stanowi kwota określona w angażu, pomniejszona o kwoty składek na ubezpieczenia społeczne (które pracownica sfinansowałaby, gdyby przepracowała pełny miesiąc kalendarzowy), tj. 2502,41 zł, co wynika z wyliczenia 2900 zł – (2900 zł x 13,71 proc.).
NIE TYLKO GRYPA
- Jak wyliczyć wynagrodzenie pracownika, gdy jest nieobecny w pracy z innego powodu niż choroba (bez prawa do pensji)?
Ponieważ w analizowanym przypadku mamy do czynienia z absencją niepłatną, pracodawca musi w odpowiedni sposób wyliczyć potrącenie wynagrodzenia za nieobecność.
Tu musi użyć § 12 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (DzU nr 62, poz. 289 ze zm.).
Zgodnie z nim w celu obliczenia wynagrodzenia, ustalonego w stawce miesięcznej w stałej wysokości, za przepracowaną część miesiąca, jeżeli pracownik w tym miesiącu był nieobecny w pracy z innych przyczyn niż niezdolność do pracy spowodowana chorobą, i za czas tej nieobecności nie zachowuje prawa do wynagrodzenia, należy:
- podzielić stałą stawkę wynagrodzenia przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu,
- pomnożyć otrzymany wynik przez liczbę godzin nieobecności pracownika w pracy,
- odjąć kwotę obliczoną w sposób zaprezentowany w punkcie 2 od wynagrodzenia przysługującego pracownikowi za cały miesiąc.
Przykład
Pracownik wezwany do sądu w charakterze świadka nie zachowuje prawa do wynagrodzenia za taką nieobecność. Otrzymuje stałe miesięczne wynagrodzenie 5000 zł. W miesiącu miał do przepracowania 168 godzin, ale z powodu wezwania do sądu był nieobecny w pracy 8 godzin. Była to jego jedyna absencja w tym miesiącu. Jego wynagrodzenie wyniesie 4761,92 zł, zgodnie z obliczeniami:
5000 zł : 168 godz. = 29,76 zł
29,76 zł × 8 godz. = 238,08 zł
5000 zł – 238,08 zł = 4761,92 zł
POBORY ZMIENNE I URLOP
- Jak uzupełnić wynagrodzenie 62-letniego pracownika, który otrzymuje je w zmiennej wysokości? 30 kwietnia br. przekazał zwolnienie lekarskie na 10-dniową chorobę. Z tego tytułu ma prawo do wynagrodzenia chorobowego. W marcu br. pracownik przez 4 dni był na urlopie bezpłatnym i 5 na wypoczynkowym. Z 21 dni roboczych w tym miesiącu przepracował tylko 12 dni. Za marzec otrzymał wynagrodzenie po potrąceniu składek społecznych (13,71 proc.) w wysokości 1786,20 zł (2070 zł – 283,80 zł) oraz wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, po potrąceniu składek społecznych (13,71 proc.), w kwocie 595,40 zł (690 zł – 94,60 zł).
Jeżeli otrzymuje zmienne wynagrodzenie i przepracował w miesiącu choćby jeden dzień, to podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi uzupełnione wynagrodzenie miesięczne. Uzupełnienie to polega na podzieleniu wynagrodzenia osiągniętego za przepracowane dni robocze przez liczbę dni przepracowanych i pomnożenie przez liczbę dni, które podwładny musiał przepracować w tym miesiącu.
Jeżeli pracownik otrzymuje wyłącznie wynagrodzenie zmienne, które podlega uzupełnieniu, i w tym miesiącu przebywał na urlopie wypoczynkowym, to wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy należy zsumować z tym za dni przepracowane. Następnie tak otrzymaną kwotę dzieli się przez liczbę dni pracy oraz dni urlopu wypoczynkowego i mnoży przez dni, które zatrudniony musiał przepracować, łącznie z dniami urlopu wypoczynkowego.
Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie za okres od kwietnia 2012 r. do marca 2013 r. W marcu br. łącznie za pracę i za urlop wypoczynkowy otrzymał wynagrodzenie w wysokości 2381,60 zł (1786,20 zł + 595,40 zł).
Wynagrodzenie zmienne należy uzupełnić. W tym celu łączne wynagrodzenia otrzymane za ten miesiąc pracodawca dzieli przez sumę dni roboczych przepracowanych i dni urlopu wypoczynkowego, tj. 2381,60 zł : 17 dni (12 dni + 5 dni) = 140,09 zł. Otrzymaną kwotę mnoży przez liczbę dni, które podwładny musiał przepracować: 140,09 zł x 21 dni = 2941,89 zł. W podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego należy uwzględnić wynagrodzenie pracownika za marzec br. w wysokości 2941,89 zł.
PODWÓJNA NIEOBECNOŚĆ
- Jak uzupełnić wynagrodzenie przyjmowane do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego za miesiąc, w którym pracownik był nieobecny zarówno z przyczyn usprawiedliwionych, jak i nieusprawiedliwionych?
Wynagrodzenie przyjmowane do wyliczenia podstawy wymiaru zasiłku chorobowego należy uzupełnić jedynie wtedy, gdy absencja pracownika nastąpiła z przyczyn usprawiedliwionych. Przy nieusprawiedliwionej nieobecności do podstawy wymiaru zasiłku przyjmuje się wynagrodzenie uzyskane za ten miesiąc bez uzupełniania jego wysokości za te dni. Gdy do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego należy przyjąć wynagrodzenie za miesiąc, w którym pracownik był nieobecny z przyczyn zarówno usprawiedliwionych, jak i nieusprawiedliwionych, to przy uzupełnianiu wynagrodzenia za ten miesiąc w liczbie dni, którą musiał przepracować, nie uwzględnia się dni nieusprawiedliwionej absencji.
Przykład
Z powodu choroby w związku z wypadkiem przy pracy 55-letni podwładny, otrzymujący wynagrodzenie zmienne, stał się niezdolny do zadań 13 maja 2013 r. Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie od maja 2012 r. do kwietnia 2013 r.
W lutym do przepracowania było 20 dni roboczych, ale pracownik przepracował ich tylko 14 (5 dni absencji usprawiedliwionej z powodu urlopu bezpłatnego i 1 dzień nieusprawiedliwiony).
Za luty otrzymał 2330 zł wynagrodzenia, a 2010,56 zł po pomniejszeniu o składki społeczne (13,71 proc.). Kwotę wynagrodzenia przyjętą do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego za luty należy uzupełnić o dni usprawiedliwionej nieobecności, tj. 2010,56 zł : 14 (liczba dni przepracowanych) = 143,61 zł,
143,61 zł x 19 (liczba dni roboczych obowiązująca w lutym pomniejszona o dzień nieusprawiedliwionej absencji, tj. 20 dni – 1 dzień) = 2728,59 zł.
Z MINIMALNĄ PENSJĄ
- Czy pracownikowi otrzymującemu minimalne wynagrodzenie w razie nieusprawiedliwionej absencji należy obniżyć wynagrodzenie poniżej tego limitu?
Nie. Pracownik, który otrzymuje wynagrodzenie minimalne, przy ustaleniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego nie odczuje skutku obniżenia pensji w miesiącu, w którym był nieobecny w pracy z przyczyn nieusprawiedliwionych.
Mimo przyjęcia do podstawy wymiaru zasiłku obniżonego wynagrodzenia, i tak ta przysługująca zatrudnionemu w pełnym wymiarze czasu pracy nie może być niższa od minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w pierwszym lub drugim roku ubezpieczenia, po pomniejszeniu o składki społeczne (13,71 proc.).
W 2013 r. jest to 1380,64 zł i 1104,51 zł – w pierwszym roku pracy, liczonego od 1600 zł (tegoroczne minimalne wynagrodzenie).
Przykład
Pracownica zatrudniona od 1 marca br., mająca ponad rok ubezpieczenia, od 20 maja jest na zwolnieniu w związku z opieką nad 3-letnim dzieckiem. Zgodnie z umową o pracę ma minimalne wynagrodzenie. Podstawę wymiaru jej zasiłku opiekuńczego stanowi wynagrodzenie za pełne kalendarzowe miesiące zatrudnienia, tj. za marzec i kwiecień br.
W kwietniu pracownica przez 3 dni była na urlopie bezpłatnym i 1 dzień nieobecna z przyczyn nieusprawiedliwionych. W kwietniu br. miała przepracować 21 dni, a miała ich 17. Za marzec otrzymała 1600 zł wynagrodzenia, a za kwiecień 1295,36 zł.
W podstawie wymiaru zasiłku opiekuńczego wynagrodzenie za marzec należy uwzględnić w wysokości:
1600 zł – 219,36 zł (13,71 proc. składki na ubezpieczenie społeczne) = 1380,64 zł
Wynagrodzenie za kwiecień w wysokości uzupełnionej:
1295,36 zł – 177,59 zł (składki społeczne) = 1117,77 zł
1117,77 zł : 17 dni przepracowane = 65,75 zł
65,75 zł x 20 dni (dni przepracowane i dni nieprzepracowane z powodu urlopu bezpłatnego bez nieobecności nieusprawiedliwionej) = 1315 zł
Podstawa wymiaru zasiłku opiekuńczego wyniesie:
(1380,64 zł + 1315 zł) : 2 miesiące = 1347,82 zł.
Wyliczona podstawa wymiaru zasiłku jest niższa od minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w drugim roku ubezpieczenia. Dlatego należy ją podwyższyć do 1380,64 zł.
Podstawa prawna:
art. 36–38, art. 45 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn. DzU z 2010 r. nr 77, poz. 512 ze zm.)
