Podpisanie protokołu wieńczy postępowanie kontrolne inspektora pracy. Z tym momentem kończy się ustalanie i dokumentowanie stanu faktycznego zastanego w badanej firmie w zakresie przestrzegania prawa pracy, przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przepisów dotyczących legalności zatrudnienia, którego odzwierciedleniem jest właśnie protokół (art. 31 ustawy z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy, DzU z 2012 r., poz. 404 ze zm., dalej ustawa o PIP).

To jednak nie koniec perturbacji związanych z wizytą kontrolera. Na podstawie protokołu inspektor nakaże bowiem wyprostować stwierdzone nieprawidłowości oraz ukarze winnych ich wystąpienia.

To nie laurka

Dlatego bardzo uważnie i ze zrozumieniem należy przeczytać protokół. Nie jest to łatwe, gdyż dzieje się to w obecności inspektora, co zawsze wiąże się ze stresem dla kontrolowanego. Pełne zrozumienie tego dokumentu utrudnia również to, że nie wszyscy pracodawcy mają szeroką wiedzę z zakresu będącego przedmiotem zainteresowania PIP (tj. prawa pracy, legalności zatrudnienia oraz bhp). Zazwyczaj też nie uczestniczą w czynnościach kontrolnych, wyręczając się fachowymi służbami, czyli pracownikami działu kadr, płac czy bhp.

Co więcej, już samo sygnowanie protokołu z kontroli powoduje dużą nerwowość u kontrolowanego. Ma on bowiem świadomość, że swoim podpisem potwierdza prawdziwość faktów przedstawionych przez inspektora. Będą one skutkować określonymi konsekwencjami dla niego samego (tj. nałożeniem mandatu karnego), jak i dla przedsiębiorstwa (nakazy i wystąpienia). Nerwowość powoduje więc, że pracodawcy często czytają protokół, nie mając świadomości tych konsekwencji.

Wyciągnięcie wniosków z informacji ujętych w protokole utrudnia to, że nie zawiera on ocen, ale opis stanu faktycznego

Lektury nie ułatwia też to, że dokument nie powinien zawierać ocen, a jedynie opis stanu faktycznego zastanego przez inspektora w trakcie badania. Kontrolujący raczej nie napisze, że pracownik nie miał zapewnionego 11-godzinnego odpoczynku dobowego, ale poprzestanie na informacji o godzinie zakończenia pracy poprzedniego dnia i jej rozpoczęcia w dniu następnym. To z kolei powoduje, że szefowie, którzy nie znają biegle przepisów, po lekturze protokołu często nie wiedzą, jakie nieprawidłowości zarzuci im kontrolujący oraz jakie będą ich skutki.

Dlatego warto przemyśleć, aby przy podpisywaniu protokołu była obecna też osoba, która współpracowała z inspektorem w trakcie kontroli lub inny specjalista w dziedzinie, która była przedmiotem badania. Można tu także wykorzystać obecność samego inspektora i poprosić go o omówienie protokołu czy wręcz spytać o to, jakie ma zastrzeżenia oraz jakie przewiduje za nie konsekwencje.

Z tajnymi danymi

Protokół z kontroli może zawierać nieujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne mające wartość gospodarczą. Jeśli w odniesieniu do nich przedsiębiorca podjął niezbędne działania, aby zachować ich poufność, mogą one stanowić tajemnicę przedsiębiorstwa (art. 11 ust. 4 ustawy z 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, tekst jedn. DzU z 2003 r. nr 153, poz. 1503 ze zm.).

Podpisując protokół z kontroli, badana firma może złożyć wniosek o wyszczególnienie w nim informacji objętych tajemnicą przedsiębiorstwa, dzięki czemu nie zostaną one nigdy ujawnione (art. 31 ust. 2 pkt 14 ustawy o PIP). Mimo że protokół otrzymują tylko strony kontroli (tj. inspektor i pracodawca), to działania PIP należą do tzw. informacji publicznych. Każda osoba może więc wstąpić do tego urzędu z wnioskiem o udostępnienie dokumentacji z kontroli (tj. protokołu wraz z załącznikami oraz środków prawnych wydanych po kontroli).

Oczywiście w takim wypadku wnioskodawca otrzyma dokumenty w formie przetworzonej, tzn. po usunięciu z nich danych osobowych, pozwalających zidentyfikować pracowników. Działanie takie nie chroni jednak wystarczająco interesów pracodawców, dlatego ustawa o PIP pozwala im objąć fragmenty protokołu z kontroli tajemnicą przedsiębiorstwa.

W praktyce kontrolowani bardzo często występują o utajnienie całego protokołu. Przepisy nie przewidują jednak takiej możliwości i żądanie to nie odniesie skutku. Inspektor pracy nie może bowiem decydować za pracodawcę, które elementy protokołu faktycznie stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa.

Jakie skutki ustaleń

Każda nieprawidłowość odnotowana w protokole stanowi podstawę wydania przez inspektora środków prawnych. Są to nakazy lub wystąpienia. Jeśli uchybienie będzie jednocześnie wykroczeniem przeciwko prawom pracownika, kontrolujący będzie mógł ponadto ukarać osobę winną jego popełnienia mandatem karnym od 1000 do 2000 zł (art. 96 §1 lit. a pkt 1 ustawy z 24 sierpnia 2001 r. kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia, DzU z 2013 r., poz. 395). Dlatego przy czytaniu protokołu lepiej mieć świadomość konsekwencji, jakie wynikają z opisanych w nim faktów.

Przykład 1

W protokole znalazły się następujące stwierdzenia: „Pracownik Jan Kowalski 20 maja 2013 r. pracował w godzinach 10-18, w dniu następnym zaś, tj. 21 maja br., w godzinach 7–15" oraz „20 maja 2013 r. pracownica Anna Nowak zakończyła pracę o godzinie 23, w dniu następnym zaś, tj. 21 maja, podjęła ją o godzinie 9".

Oznacza to, że wobec pana Jana pracodawca 21 maja naruszył dobę pracownicą o 3 godziny, zaś pani Annie nie zapewnił minimalnego, 11-godzinnego odpoczynku dobowego. W konsekwencji inspektor wystąpi do pracodawcy z wnioskiem o zaprzestanie w przyszłości takich praktyk oraz o wypłacenie panu Janowi dodatków za nadgodziny powstałe z naruszenia doby pracowniczej, a pani Annie o udzielenie równoważnego okresu odpoczynku. Na tym nie koniec. Ponieważ każde z tych naruszeń jest jednocześnie wykroczeniem przeciwko prawom pracownika, inspektor może ukarać osobę winną ich popełnienia mandatem od 1000 do 2000 zł (art. 281 pkt 5 k.p.).

Tydzień na lekturę

Przykład ten wskazuje dobitnie, jak wiele okoliczności i daleko idące konsekwencje należy brać pod uwagę przy lekturze protokołu. To niewątpliwie trudne nawet w komfortowych warunkach, a co dopiero w stresującej obecności inspektora.

Na szczęście jest na to rada. Nie trzeba podpisywać tego dokumentu już w trakcie spotkania z inspektorem. W treści protokołu znajdują się dwa miejsca, w których kontrolowany go podpisuje. Oba umieszczone są na końcu dokumentu, ale pierwsze z nich przewiduje jedynie, że „w dniu ............ zostałem zapoznany z treścią protokołu i otrzymałem jego jeden egzemplarz".

Jego podpisanie jedynie kwituje odbiór egzemplarza protokołu, nie odnosi się zaś zupełnie do jego treści. Nieco niżej, na samym końcu protokołu (po pouczeniu o możliwości złożenia wniosku o objęcie tajemnicą przedsiębiorstwa informacji zawartych w protokole oraz o prawie zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń do zawartych ustaleń) znajduje się drugie, najważniejsze miejsce na podpisanie tego dokumentu. Dopiero złożenie podpisu w tym miejscu oznacza akceptację jego postanowień.

Pracodawca może jednak poprzestać na pokwitowaniu odbioru i poinformować inspektora o tym, że protokół podpisze w ciągu 7 dni. W ten sposób zyskuje tydzień na jego spokojną lekturę, bez stresującej obecności inspektora i presji czasu. Może go też w tym okresie przekazać do analizy fachowym służbom kadrowym, księgowym czy prawnym. Nie oznacza to jednak, że korzystając z tego, szef musi później wnieść zastrzeżenia do protokołu. Można go bowiem po tym terminie podpisać bez uwag.

Niewykluczone zastrzeżenia

Warto jednak skorzystać z prawa do wniesienia umotywowanych zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole z kontroli, jeśli pracodawca jest w stanie zakwestionować którekolwiek z nich. Inspektor nie jest przecież nieomylny i może popełnić błąd przy opisywaniu zastanego w firmie stanu. Często nawet nie ze swojej winy, a jedynie dlatego, że nie było przepływu informacji.

Przykład 2

W aktach osobowych Anny Nowak inspektor pracy nie znalazł zaświadczenia o tym, że ukończyła ona szkolenie wstępne z bhp. Dlatego w protokole z kontroli zapisał, że pracownicę dopuszczono do pracy bez niego.

Na szczęście przy podpisywaniu protokołu obecny był także kierownik ds. kadr, który pamiętał, że osobiście odbierał od pani Anny takie zaświadczenie. W związku z tym szef skorzystał z prawa wniesienia zastrzeżeń i jeszcze tego samego dnia wyjaśniło się, że zaginiony dokument znajdował się u specjalisty ds. bhp w zakładzie.

Zastrzeżenia należy zgłosić na piśmie, w ciągu 7 dni od dnia przedstawienia protokołu (art. 31 ust. 5 ustawy o PIP).

Uwaga! Siedmiodniowy termin na wniesienie zastrzeżeń jest nieprzekraczalny. Po jego upływie inspektor uzna, że pracodawca zgadza się w całości z poczynionymi przez niego ustaleniami, opisanymi w protokole. W konsekwencji zaś nie będzie już można później kwestionować treści tego dokumentu, a co za tym idzie – również wydanych na jego podstawie środków prawnych.

Wniesienie zastrzeżeń do protokołu zobowiązuje inspektora do zbadania ich zasadności. Jeśli okazałyby się one zasadne, musi zmienić lub uzupełnić odpowiednią część protokołu z kontroli (art. 31 ust. 6 ustawy o PIP).

Przykład 3

Przyjmując stan z przykładu 2, inspektor pracy powinien uzupełnić postanowienia protokołu dotyczące szkoleń pracowników w zakresie bhp o dane o tym, że „w dniu ...... okazano zaświadczenie potwierdzające fakt odbycia przez Annę Nowak szkolenia wstępnego, które zgodnie z informacją przekazaną przez pracodawcę znajdowało się w dniu kontroli u specjalisty ds. bhp".

To z pozoru drobne sprostowanie treści protokołu z kontroli może odnieść znamienny skutek przy zmianie kwalifikacji prawnej dostrzeżonej nieprawidłowości. Konsekwencją stanu faktycznego stwierdzonego przez inspektora pracy w przykładzie 2 byłoby bowiem wydanie przez niego nakazu niezwłocznego poddania Anny Nowak szkoleniu wstępnemu z bhp. Ponadto osoba, która dopuściła ją do pracy bez przeszkolenia – jako winna popełnienia wykroczenia – zostałaby ukarana mandatem od 1000 do 2000 zł.

Po sprostowaniu protokołu z kontroli, tak jak opisano w przykładzie 3, inspektor nie może już nikogo ukarać, a co najwyżej skieruje do pracodawcy wystąpienie o przechowywanie zaświadczeń z odbytych przez pracowników szkoleń bhp w ich aktach osobowych. A to kolosalna różnica.

Tylko negatywne fakty

Zapoznając się z protokołem, należy pamiętać o jednej głównej zasadzie – dokument zawiera przede wszystkim opis nieprawidłowości.

Tylko one mogą być przedmiotem wydania przez inspektora pracy środków prawnych, w których zobowiąże on pracodawcę, aby usunął stwierdzone uchybienia i przywrócił stan zgodny z prawem.

Przeprowadzający kontrolę nie opisze więc praktykowanych w firmie rozwiązań, które są zgodne z prawem, gdyż nie wymagają one jego interwencji.

Autorka była inspektorem pracy, obecnie jest wspólnikiem w firmie Pogotowie Kadrowe sp. j.