W skali kraju już tysiące firm korzysta z unijnego wsparcia. Najwięcej z nich należy do sektora MSP. Realizują one bardzo różne projekty. Od typowo inwestycyjnych, przez szkoleniowe, po prowadzenie badań lub prac rozwojowych. Niezależnie od tego, co jest przedmiotem inwestycji, warto zawsze pamiętać, że firma, która uzyskała unijne wsparcie, korzysta z pieniędzy podatników.
Dlatego też reguły wydatkowania tych środków bardzo mocno podkreślają, że wszystkie wydatki rozliczane w realizowanym projekcie (tzw. wydatki kwalifikowane) muszą być ponoszone z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji, efektywności, jawności i przejrzystości. Niesie to z sobą także zobowiązanie dla przedsiębiorcy (beneficjenta), aby dołożył on wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów rozumianego jako brak bezstronności i obiektywności np. w trakcie dokonywania zakupów lub wyboru ofert.
Umowy o dofinansowanie
Zwykle opisane wyżej reguły zawarte są w umowie o dofinansowanie, jaką podpisuje przedsiębiorca z instytucją przyznającą dotację (np. z Polską Agencją Rozwoju Przedsiębiorczości). Może ona precyzować, co rozumie się pod pojęciami konkurencyjności, efektywności, przejrzystości itd. I należy bezwzględnie przestrzegać tych reguł. W przeciwnym wypadku firmie grozi odebranie dotacji lub przynajmniej jej pomniejszenie. Jakie są typowe obowiązki firm w tym zakresie?
Kilku oferentów
Przede wszystkim przedsiębiorca powinien pamiętać o gromadzeniu wszystkich zapytań ofertowych, które sam składa i otrzymanych w odpowiedzi na nie ofert. Regułą jest wysłanie zapytań do co najmniej trzech niezależnych firm, które mogłyby wykonać zadania.
Niezależnie, czy chodzi o zakup jakiegoś towaru, usługi, wykonanie prac budowlanych bądź dostarczenie technologii. Oczywiście może się zdarzyć, że na rynku nie ma trzech podmiotów, które określone zadanie mogłyby wykonać. Jednak to przedsiębiorca będzie musiał udowodnić, że tak właśnie jest. Dla czystości procedury warto więc wszystkie informacje o zapytaniach ofertowych udostępniać także na własnej stronie internetowej. Tak żeby, przynajmniej potencjalnie, mogły zapoznać się z nimi także inne firmy, a nie tylko te, które sami znaleźliśmy i wysłaliśmy do nich prośbę o przygotowanie oferty.
Oczywiście wszystkie zapytania dotyczące konkretnego zamówienia (np. wykonania budowy hali produkcyjnej) kierowane do potencjalnych wykonawców muszą być identyczne. Tak, aby ci ostatni mogli przygotować oferty w oparciu o te same wymogi i kryteria.
Ponadto należy unikać wysyłania zapytań lub przyjmowania ofert od firm powiązanych (kapitałowo, osobowo) z zamawiającym. Wprawdzie nie jest to zwykle formalnie zabronione, ale może budzić podejrzenia i być przedmiotem wnikliwej kontroli na etapie rozliczenia projektu. Najprawdopodobniej przedsiębiorca będzie zobowiązany do udokumentowania, iż przy wyborze kierował się zasadą uczciwej konkurencji, efektywności, jawności i przejrzystości.
Jednocześnie w takim przypadku mogą zostać przeprowadzone procedury kontroli służące uzyskaniu wystarczających i odpowiednich dowodów dokumentujących powiązania oraz wyników transakcji z podmiotami powiązanymi, które mogą być istotne dla rozstrzygnięcia, czy nie wystąpił konflikt interesów.
