Jak zamawiać usługi telekomunikacyjne

Rynek usług telekomunikacyjnych, w tym także usług wykonywanych na rzecz podmiotów publicznych, charakteryzuje się stałym i istotnym spadkiem cen. Nie zawsze jednak zamawiający potrafią skorzystać z możliwości obniżenia stawek za połączenia telefoniczne czy dostęp do Internetu.

Pomocne może być w tym zakresie bogate orzecznictwo Krajowej Izby Odwoławczej przy prezesie Urzędu Zamówień Publicznych. Analiza orzecznictwa pozwala na określenie najczęściej popełnianych błędów, jak też może być źródłem dobrych praktyk umożliwiających przeprowadzenie szybkiego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zakończonego zawarciem dobrej umowy.

Co zawrzeć w opisie

Usługi telekomunikacyjne charakteryzują się koniecznością poniesienia istotnych nakładów jeszcze przed rozpoczęciem wykonywania świadczenia. Przykładowo budowa infrastruktury sieciowej doprowadzanej do siedziby zamawiającego, czy też zakup i skonfigurowanie niezbędnych urządzeń, jak chociażby centrala telefoniczna. Zamawiający często zapominają o konieczności zapewnienia wykonawcom odpowiedniego terminu na uruchomienie usług.

Termin ten winien być tak określony, aby dawał możliwość wywiązania się z zobowiązania zarówno podmiotom, które dotychczas świadczyły usługi telekomunikacyjne na rzecz zamawiającego (posiadają już infrastrukturę sieciową doprowadzoną do siedziby instytucji publicznej), jak i takim podmiotom, które muszą taką infrastrukturę dopiero wybudować lub nabyć prawa do infrastruktury istniejącej (tezy w sprawach: KIO/UZP 707/08, czy KIO/UZP 1123/10).

Ile dni

Jednym z najczęstszych naruszeń zasady uczciwej konkurencji jest określenie w dokumentacji postępowania zbyt krótkiego okresu przeznaczonego na przygotowanie wykonawcy. Jest to naruszenie promujące dotychczasowego operatora telekomunikacyjnego. Trudno określić jednoznacznie, jaki termin byłby właściwy, gdyż wyznaczenie odpowiedniego czasu zależy wprost od stopnia skomplikowania postępowania, w tym przykładowo od liczby lokalizacji określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Terminami uznawanymi przez Izbę za wystarczające są zwykle terminy gwarantujące wykonawcy co najmniej 60–90 dni na przygotowanie (KIO/UZP 1246/10). Warto więc ich się trzymać.

Warto korzystać z wiedzy innych

Rynek usług telekomunikacyjnych to rynek dynamicznych zmian sprzętowych czy szerzej technologicznych. Nie zawsze zamawiający dysponują aktualną wiedzą na temat sytuacji na rynku. Często także przeceniają swój potencjał kadrowy w tym zakresie. Wadliwy opis przedmiotu zamówienia może skutkować wyższą ceną lub też koniecznością obrony własnych rozwiązań w przypadku kwestionowania treści dokumentacji przez wykonawców.

Dlatego, przy bardziej skomplikowanych postępowaniach (przykładowo zamówienie na rozległy system teleinformatyczny), warto rozważyć wykorzystanie trybu dialogu konkurencyjnego lub też dialogu technicznego poprzedzającego postępowanie o udzielenie zamówienia. Tym bardziej że dialog konkurencyjny jest trybem rekomendowanym przez Komisję Europejską do bardziej skomplikowanych zamówień teleinformatycznych.

Czas wykorzystany na rozmowy z wykonawcami może i tak być krótszy niż procedury wyjaśniania treści s.i.w.z. w podstawowych trybach przetargu ograniczonego i nieograniczonego. Pamiętać także należy, że bezzasadne wyłączenie konkretnej technologii wykonywania świadczenia telekomunikacyjnego może być uznane za naruszenie zasady uczciwej konkurencji (sygn. akt: 442/08).

Wystarczy już samo uprawdopodobnienie takiej okoliczności przez wykonawcę. Dlatego warto pozyskiwać wiedzę z rynku. Tym bardziej że omawiane rozwiązania mogą być także tańsze niż zakup usług doradczych na etapie przygotowywania opisu przedmiotu zamówienia.

Kiedy rozpoczęcie świadczenia

Termin na rozpoczęcie wykonywania świadczeń nie powinien być oznaczony datą kalendarzową. Chodzi o to, że zarówno wykonawcy, jak i zamawiający nie mają wiedzy na temat tego, jak długo trwać będzie postępowanie o udzielenie zamówienia. Dlatego określenie terminu w dniach, tygodniach czy miesiącach od daty zawarcia umowy gwarantuje wykonawcom możliwość bezpiecznego złożenia oferty (podobnie post. KIO/UZP 1123/10).