- Czy delegując pracownika w podróż służbową, pracodawca na wniosek wyjeżdżającego musi wypłacić mu zaliczkę na poczet wydatków (np. podróż, noclegi itp.)? Czy może wypłacić, ale nie musi, gdyż i tak jest zobowiązany do oddania pieniędzy już po zakończeniu delegacji?
- pyta czytelnik
Dwa „delegacyjne" rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie:
,
- wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (DzU nr 236, poz. 1991 ze zm.), różnie regulują to zagadnienie.
W delegacji krajowej zaliczkę na niezbędne koszty podróży szef przyznaje na wniosek pracownika, natomiast przy wyjeździe zagranicznym robi to bez żadnego przynaglenia.
Przy podróży krajowej obowiązek przyznania zaliczki powstaje w wyniku działania pracownika – złożenia wniosku o jej udzielenie. Przy tym wniosek nie musi mieć żadnej sformalizowanej formy. W pełni wystarczy ustna prośba. Oczywiście przy przyznawaniu zaliczki szef będzie już stosował pokwitowanie jej wypłacenia i przyjęcia.
Natomiast przy wyjeździe pracownika poza granice Polski pracodawca musi wypłacić zaliczkę nawet bez wniosku delegowanego. Wskazuje na to zawarte w przepisach określenie „pracownik otrzymuje zaliczkę". W sytuacjach szczególnych, gdy nie ma możliwości wypłaty zaliczki (nagły wyjazd, decyzja o wyjeździe została podjęta późno, gdy już nie działa księgowość firmy), warto brak przyznania zaliczki podać i uzasadnić w sporządzonej notatce.
Obecnie przepisy nie odnoszą się do wysokości zaliczki. Nie można jednak uznać, że do spełnienia przez pracodawcę tego obowiązku wystarczy, że przekaże podwładnemu symboliczną kwotę, pokrywającą tylko część z góry znanych kosztów. Zaliczka powinna umożliwiać zapłacenie za delegację i wszystko, co wynika z polecenia służbowego szefa (przejazdy, noclegi, diety, przejazdy lokalne).
Planowane modyfikacje
Projekt rozporządzenia w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju (najnowsza wersja pochodzi z 2 października br., planuje się, że rozporządzenie wejdzie w życie z początkiem 2013 r.) podtrzymuje to rozróżnienie.
Będzie więc zaliczka na wniosek przy wyjeździe krajowym i ta otrzymywana bez wniosku w zagranicznej podróży. Sprecyzowano jednak poziom zaliczki przez dodanie (przy delegacjach krajowych i zagranicznych) postanowień wskazujących, że przyznaje się ją w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji kosztów wyjazdu.
