Bez oświadczenia nie ma dopłaty do wczasów pod gruszą

- Pracownik wystąpił o dofinansowanie wypoczynku indywidualnego, tzw. wczasów pod gruszą, ale odmówił złożenia oświadczenia o dochodach. Twierdzi, że dane o jego poborach znajdują się w księgowości. Jak w tej sytuacji należy postąpić? Czy warunkiem dopłaty do takiego wypoczynku jest skorzystanie przez podwładnego z 14-dniowego urlopu?

– pyta czytelnik.

Sama wiedza o poborach pracownika to za mało. Nie mając danych o dochodach jego rodziny, pracodawca nie może prawidłowo ustalić uprawnień do skorzystania z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (zfśs). Dlatego powinien wstrzymać się z przyznaniem dopłaty do czasu, aż otrzyma wymagane dokumenty.

Liczy się sytuacja materialna

Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń, jak i wysokość dopłat z zfśs zależą od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z tych środków. Tę ogólną zasadę wprowadza art. 8 ust. 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 2012 r. poz. 592, dalej ustawa o zfśs).

Na sytuację materialną uprawnionego wpływają nie tylko dochody osiągane przez niego, ale także przez innych członków rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym.

Przykład

O dofinansowanie wczasów pod gruszą z zfśs wystąpiło dwoje pracowników mających identyczne wynagrodzenie miesięczne, czyli 1765,10 zł.

Ze złożonych oświadczeń wynika, że pierwszy z nich jest osobą samotną, drugi ma żonę zarabiającą średnio 3654,78 zł.

U pierwszego pracownika średni dochód brany pod uwagę przy ustalaniu prawa do dopłat z zfśs wyniesie 1765,10 zł. Natomiast u drugiego dochód ten to 2709,94 zł (1765,10 zł + 3654,78 zł = 5419,88 zł : 2 osoby = 2709,94 zł).

Wysokość dochodu uprawniającego do pomocy z zfśs oraz poziom dopłat uzależniony od tego dochodu powinien określać regulamin gospodarowania środkami zfśs obowiązujący u pracodawcy. Najczęściej ma to postać tabeli będącej załącznikiem do regulaminu - patrz tabela.

Pracodawcom przypominamy, że regulamin gospodarowania pieniędzmi zfśs trzeba uzgodnić ze związkami zawodowymi lub z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów, jeśli w firmie nie działają związki (art. 8 ust. 2 ustawy o zfśs).

Jakie dokumenty

Choć pracodawca ma informację o wysokości pensji wypłaconych pracownikowi, nie wystarczą one do określenia jego sytuacji materialnej. Może on bowiem osiągać jeszcze inne dochody poza miejscem podstawowego zatrudnienia. Ponadto na tę sytuację wpływają też dochody pozostałych członków rodziny.

Szef ma więc prawo żądać od zainteresowanego dopłatą z zfśs przedstawienia dokumentów pozwalających prawidłowo ustalić przysługujące mu uprawnienia oraz wysokość ewentualnego dofinansowania. Rodzaj takiego dokumentu powinien określać regulamin zfśs. Najczęściej jest to oświadczenie pracownika, które dołącza do wniosku o przyznanie dopłaty. Może je też umieścić w jego treści.

Z pytania wynika, że pracownik odmówił złożenia wymaganego oświadczenia. W takiej sytuacji pracodawca powinien wstrzymać rozpatrywanie wniosku o dofinansowanie wakacji pod gruszą do czasu, gdy otrzyma brakujący dokument. Jeżeli bowiem przyzna dopłatę bez rozeznania sytuacji materialnej pracownika, niewykluczone, że będzie musiał zwrócić wypłaconą kwotę na konto zfśs.

Dla celów dowodowych lepiej wezwać pisemnie pracownika do dostarczenia oświadczenia, jednocześnie wskazując konsekwencje, gdyby tego nie zrobił.

Długość wyjazdu nie ma znaczenia

Jeżeli chodzi o drugie pytanie czytelnika, to żaden przepis nie uzależnia dofinansowania wczasów pod gruszą od długości udzielonego pracownikowi urlopu wypoczynkowego. Takie postanowienie może się jednak znaleźć w regulaminie zfśs. Jeśli jednak ten obowiązujący w firmie nie precyzuje takiego warunku, pracownicy mają prawo – po spełnieniu pozostałych przesłanek – żądać dopłat nawet do kilkudniowego wypoczynku.

Ta wątpliwość prawdopodobnie ma związek z art. 3 ust. 5 ustawy o zfśs, który dotyczy jednak świadczeń urlopowych, a nie dopłat z zfśs. Przepis ten stanowi, że świadczenie urlopowe wypłaca szef raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego trwającego co najmniej kolejnych 14 dni kalendarzowych.

Co z ochroną danych

Odmawiając złożenia oświadczeń o poborach małżonka lub innych członków rodziny, pracownicy powołują się często na przepisy o ochrony danych osobowych.

Tymczasem art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.) wyraźnie stanowi, że przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne wtedy, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia (tu dofinansowania z zfśs) lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisów. Taka argumentacja zatrudnionych jest więc bezzasadna.

Natomiast pracodawcy muszą pamiętać, że ochronie przewidzianej w tej ustawie podlegają informacje zawarte w oświadczeniach podwładnych.

Przykład pisma wzywającego pracownika do dostarczenia oświadczenia o dochodach rodziny

Sosnowiec, 9 lipca 2012 r.

Instytut Geofizyki

ul. Górnicza 12

41-111 Sosnowiec

Pan Tadeusz Nowak

samodzielny referent