Jakie czynności przekraczają zwykły zarząd

W praktyce nadal wiele zagadnień związanych z podejmowaniem uchwał przez zarząd spółki z o.o. nastręcza problemów i trudności. Przykładowo są to sprawy dotyczące kwalifikacji czynności przekraczających tzw. zwykły zarząd, udziału w posiedzeniu zarządu członka zarządu, który zrezygnował z pełnionej funkcji, został odwołany lub zawieszony.

To samo dotyczy zasad protokołowania posiedzeń i uchwał zarządu czy powiadamiania członków zarządu o posiedzeniach zarządu lub konsekwencji braku powiadomienia i in.

Jaki katalog działań

Niezwykle trudno ustalić katalog czynności zwykłych i przekraczających zwykły zarząd, ponieważ to, co w jednej spółce może być potraktowane jako zwykła czynność zarządcza, w innej z uwagi na przedmiot jej działania może być uznane za czynność przekraczającą zwykły zarząd.

Przykładowo w spółkach deweloperskich, które m.in. prowadzą sprzedaż lokali mieszkalnych – kwestia nabycia czy zbycia nieruchomości nie zawsze będzie wymagała uchwały zarządu, gdyż może zostać zakwalifikowana jako zwykła czynność zarządcza. Ponadto często w spółkach zajmujących się obrotem nieruchomościami wymóg uprzedniej zgody wspólników na sprzedaż lub zakup nieruchomości jest dodatkowo wyłączany umową spółki, która ma pierwszeństwo przed przepisami kodeksu spółek handlowych.

Każdy członek zarządu może prowadzić bez uprzedniej uchwały zarządu sprawy nieprzekraczające zakresu zwykłych czynności spółki. Jeżeli jednak przed załatwieniem takiej sprawy choćby jeden z pozostałych członków zarządu sprzeciwi się jej przeprowadzeniu lub jeżeli sprawa przekracza zakres zwykłych czynności spółki, wymagana jest uprzednia uchwała zarządu (art. 208 § 3 i 4).

Dla przykładu na tle tych przepisów utrwalił się pogląd, że w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością każdy członek zarządu może zwołać zgromadzenie wspólników, a tylko wtedy jest potrzebna uchwała zarządu, gdy inny członek sprzeciwi się jego zwołaniu.

Uwaga! Warto pamiętać również, że przepisy kodeksu spółek handlowych nie przewidują formy pisemnej dla uchwał zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, zatem za taką uchwałę, czyli wyrażenie w sposób nawet dorozumiany woli członków zarządu można poczytać każde ich zachowanie, z którego wynika wola oznaczonej treści.

Zatem sprzeciw choćby jednego członka zarządu (niewyłączonego umową spółki z prowadzenia jej spraw), zgłoszony przed załatwieniem sprawy wchodzącej w zakres zwykłego zarządu, powoduje, że potrzebna jest uchwała zarządu. Tak samo jest, gdy ma być podjęta decyzja przekraczająca zwykły zarząd. Pamiętajmy jednak, że sprzeciw powinien być wyrażony przed podjęciem czynności, ponieważ po jej realizacji sprzeciw stanie się bezprzedmiotowy.

Sprzeciw może być skutecznie wyrażony ustnie, jednak dla celów dowodowych zalecane jest złożenie go w formie pisemnej. Sprzeciw nie może dotyczyć odwołania prokury, gdyż odwołanie może być dokonane samodzielnie przez każdego członka zarządu. Przy czym zgodnie z umową spółki odwołanie prokury może wymagać uprzedniej uchwały zarządu.

Sprawy nieprzekraczające zakresu zwykłych czynności spółki to takie sprawy, które – ze względu na przedmiot przedsiębiorstwa spółki i skalę prowadzonych przez nią interesów – dzieją się w spółce normalnie i na bieżąco. W interesie spółki, w celu wyeliminowania niejasnych sytuacji jest ustalenie w umowie spółki czynności przekraczających i nieprzekraczających zwykłego zarządu. Co istotne doprecyzowanie na potrzeby danej spółki, które czynności są uważane za przekraczające zwykły zarząd, może zostać dokonane w regulaminie zarządu.

Kodeks spółek handlowych nie dookreśla, jaki organ spółki z o.o. jest kompetentny do uchwalenia regulaminu zarządu. W praktyce, analogicznie do przepisów dot. spółki akcyjnej (art. 371 § 6 ksh), przyjęło się, że członkowie zarządu mogą samodzielnie uchwalać regulamin zarządu spółki z o.o. >patrz ramka.

Przykład

Zbigniew W., członek zarządu spółki pod firmą Ecoland spółka z o.o. zawarł z nią umowę o pracę, w której nadano mu uprawnienia do jednoosobowego działania w sprawach przekraczających zwykły zarząd spółki. Jednak zarówno umowa spółki, jak i regulamin spółki, przewidują prowadzenie tych spraw, za uprzednią uchwałą zarządu spółki.

Czy w takiej sytuacji Zbigniew W. będzie mógł realizować samodzielnie czynności przekraczające zwykły zarząd?

W praktyce miedzy członkiem zarządu a spółką zawierane są umowy o zatrudnienie regulujące zakres wzajemnych praw i obowiązków. Jednak często się okazuje, że część uregulowanych umową z członkiem zarządu obowiązków ma charakter czynności przekraczających zwykły zarząd.

Przepisy kodeksu spółek handlowych jasno wskazują sposób postępowania wieloosobowego zarządu, a jedynym źródłem ich modyfikacji jest umowa spółki, a nie np. postanowienia umowy o pracę. Zatem w omawianej sytuacji, zastosowanie znajdują postanowienia umowy spółki, a w przypadku ich braku – postanowienia kodeksu spółek handlowych.

W efekcie mimo wyrażonej w umowie o pracę zasady jednoosobowego działania Zbigniewa W. w pewnych sprawach – nie będzie on mógł realizować samodzielnie czynności przekraczających zwykły zarząd, do których umowa spółki wymaga uchwały zarządu. Dlatego spółka powinna zadbać, aby zapisy umowy o pracę były spójne z postanowieniami umowy spółki.

Kto może głosować

Uchwały zarządu mogą być powzięte, jeżeli wszyscy członkowie zostali prawidłowo zawiadomieni o posiedzeniu zarządu (art. 208 § 5 ksh). Uchwała zarządu może być skutecznie podjęta tylko przez rzeczywistych członków zarządu. Z chwilą powołania odpowiednią uchwałą do zarządu można już uczestniczyć w posiedzeniach zarządu.

Warto przy tym pamiętać, że wpis powołanego członka zarządu do KRS ma jedynie charakter deklaratoryjny to znaczy stanowi tylko potwierdzenie wcześniejszego zdarzenia prawnego, jakim jest akt powołania do zarządu przez uprawniony organ czy podmiot.

Zatem nie można uznać za wiążącą uchwały zarządu, w której przykładowo uczestniczyły i głosowały osoby już odwołane z zarządu, osoby, których mandat do pełnienia funkcji zarządcy już wygasł, osoby, które zostały zawieszone przez radę nadzorczą czy osoby, które nie zostały do zarządu właściwie powołane >patrz przykład.

Uchwały zarządu zapadają bezwzględną większością głosów (art. 208 § 5 ksh) to znaczy, że uchwała jest podjęta, gdy głosów „za” jest więcej niż głosów „przeciw” i „wstrzymujących się” oddanych na posiedzeniu. W tym systemie głosy „wstrzymujące się” są tożsame z głosami na „nie”. Oczywiście umowa spółki może wprowadzać system względnej większości głosów czy zasadę jednomyślności dla niektórych uchwał zarządu.

Co nie jest zwykłym zarządem

Oto czynności, które z zasady mają charakter przekraczający zwykły zarząd:

- zbycie i wydzierżawienie przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części oraz ustanowienie na nich ograniczonego prawa rzeczowego,

- nabycie i zbycie nieruchomości, użytkowania wieczystego lub udziału w nieruchomości, jeżeli umowa spółki

nie stanowi inaczej,

- zwrot dopłat,

- przyjęcie sprawozdania zarządu z działalności spółki,

- przyjęcie planu połączenia, planu podziału, planu przekształcenia

- zwołanie zgromadzenia wspólników, zarówno zwyczajnego, jak i nadzwyczajnego,

- przyjęcie regulaminu zarządu.

Przykład

Lilianna P. członek zarządu spółki Porcelana Świata spółka z o.o. złożyła rezygnację z funkcji, po czym uczestniczyła jeszcze w kilku posiedzeniach zarządu spółki i brała udział w podejmowaniu uchwał.

Czy sama rezygnacja z funkcji pozbawia członkostwa w zarządzie, czy też konieczne jest jeszcze jej przyjęcie potwierdzone właściwym aktem odwołania?

Kodeks spółek handlowych wyraźnie stwierdza, że rezygnacja prowadzi do wygaśnięcia mandatu (art. 202 § 5 ksh), a do złożenia rezygnacji przez członka zarządu stosuje się odpowiednio przepisy o wypowiedzeniu zlecenia przez przyjmującego zlecenie. W praktyce przyjęło się, że rezygnacja powoduje zakończenie członkostwa w zarządzie z datą rezygnacji wskazaną. Zatem jeśli data ta jest zgodna z datą złożenia rezygnacji, wówczas Lilianna P. nie może uczestniczyć w posiedzeniach zarządu po tej dacie.

Jednak jeżeli data rezygnacji zostanie ustalona na pewien czas po dniu przedłożenia rezygnacji spółce – to samo złożenie rezygnacji z funkcji nie skutkuje wygaśnięciem mandatu Lilianny P. W takim przypadku przed upływem terminu wskazanego w rezygnacji członek zarządu może brać udział w posiedzeniach zarządu i oddawać ważny głos.

Co istotne ksh nie określa ustawowego kworum dla ważności uchwał zarządu – zatem uchwała będzie ważnie podjęta, nawet w przypadku, gdy na posiedzeniu zarządu stawi się jedynie dwóch z np. czterech członków zarządu i obydwaj członkowie wyrażą głosy „za” uchwałą. Natomiast to z umowy spółki może wynikać określone kworum lub delegacja uprawniająca zarząd do określenia w regulaminie zarządu wymaganego kworum dla uchwał zarządu.

Zasady te mają istotne znaczenie przy protokołowaniu posiedzeń i uchwał zarządu, a przedsiębiorcy często mylnie mają przekonanie, że bez ich obecności nie zapadnie ważna uchwała.

Jak powiadamiać o posiedzeniu

Kodeks spółek handlowych nie określa również reguł powiadamiania członków zarządu o posiedzeniu zarządu. Stąd zawiadomienie może nastąpić ustnie lub pisemnie np. telefonicznie, faksem, pocztą elektroniczną lub podczas jakiegoś spotkania. Zatem jeżeli umowa spółki lub regulamin zarządu nie zawierają odmiennych zapisów – każdy z tych sposobów powiadomienia jest prawidłowy. Jednak pamiętajmy, że sposób zawiadomienia powinien zapewnić każdemu członkowi zarządu realną możliwość uczestniczenia w posiedzeniu.

Często przy ustnym powiadomieniu pojawiają się trudności z udowodnieniem, że do zawiadomienia faktycznie doszło, a to już może mieć wpływ na ważność podjętej na tym posiedzeniu uchwały. Dlatego w praktyce warto stosować pisemne formy powiadomienia, najlepiej listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Warto również określić tryb zawiadamiania w regulaminie zarządu.

Pamiętajmy również, że „prawidłowe” powiadomienie o posiedzeniu zarządu nie wymaga określenia spraw, które mają być przedmiotem obrad, chyba że co innego wynika z umowy spółki czy regulaminu zarządu (mogą one również określać, kto zwołuje posiedzenia zarządu).

Oczywiście postulować należy określenie porządku obrad w zawiadomieniu, nie jest to jednak warunek konieczny, a zmiana porządku obrad w trakcie posiedzenia nie wpłynie na ważność podjętych uchwał, chyba że umowa spółki zawierać będzie odmienne rozwiązanie.