Czy zawarcie umowy przedwstępnej stanowi przesłankę legalizującą przetwarzanie danych osobowych? Na tak postawione pytanie można bardzo prosto odpowiedzieć: tak. Wynika to z brzmienia art 23 ustawy o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.).
Zgodnie z jego ust. 1 przetwarzanie (a więc także gromadzenie, zbieranie) danych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy:
- osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę, chyba że chodzi o usunięcie dotyczących jej danych,
- jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa,
- jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną, lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą (art. 23 ust. 1 pkt 3),
- jest to niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego,
- jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą.
Każda z przywołanych w tym artykule przesłanek ma taką samą moc. To oznacza, że wystarczy, że przedsiębiorca będzie mógł skutecznie powołać się na tylko jedną z nich, aby przetwarzanie danych było legalne.
W kontekście pytania taką przesłanką jest ta, która występuje w ust. 1 pkt 3. Bez danych osobowych osoby, której te dane dotyczą, jakakolwiek umowa, np. umowa przedwstępna, nie mogłaby dojść do skutku. Dlatego właśnie przetwarzanie informacji na potrzeby zawarcia umowy przedwstępnej stanowi jednocześnie przesłankę legalizującą przetwarzanie danych z art. 23 ust. 1 pkt 3 ustawy o ochronie danych osobowych.
Na koniec warto tylko podkreślić, że art. 23 odnosi się do przetwarzania tzw. zwykłych danych osobowych, jak imię, nazwisko, adres zamieszkania, data urodzenia, PESEL. Zupełnie inaczej należy natomiast traktować tzw. dane wrażliwe, czyli ujawniające np. pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub filozoficzne, przynależność wyznaniową, partyjną lub związkową, informacje o stanie zdrowia lub nałogach.
Legalne ich przetwarzanie jest możliwe tylko wtedy, gdy osoba, której one dotyczą, wyrazi na to zgodę na piśmie lub będzie spełniona jedna z przesłanek wymienionych w art. 27. Jednak w praktyce przy większości umów zawieranych w zwykłych, codziennych sprawach nie będzie potrzeby gromadzenia takich informacji. A tym samym zastosowanie będzie miał zacytowany art. 23.
