Wręczenie przez pracodawcę pisma wypowiadającego angaż w obecności innego pracownika jest zgodne z prawem, jeśli towarzyszem szefa przy doręczeniu wymówienia jest osoba zajmująca się w imieniu pracodawcy sprawami kadrowymi (np. kadrowa czy dyrektor personalny) bądź przedstawiciel związku zawodowego, do którego należy zwalniany.
Żadne przepisy nie uprawniają pracodawcy do udostępniania pracownikom informacji o tych, z którymi rozwiąże umowy o pracę, podobnie jak np. o nałożeniu kary porządkowej. Jedyną przesłanką uprawniającą szefa do udostępnienia innym zatrudnionym takich informacji jest zgoda osoby, której te dane dotyczą (art. 23 ust. 1 ustawy).
Udostępnienie tych informacji bez zgody zwolnionego narusza jego prawa do ochrony danych osobowych. W ten sposób pracodawca naraża się też na zarzut pogwałcenia dóbr osobistych zatrudnionego.
Potwierdził to również GIODO w listopadzie 2011 r. (decyzja nr DOLiS/DEC-997/11). Wynika z niej, że pracodawca musi udostępnić dostęp do danych pracownika osobie, która ma być świadkiem wręczania mu wypowiedzenia. Zdaniem GIODO nie każda wskazana przez pracodawcę osoba może być świadkiem przy dawaniu wymówienia.
Wręczając takie oświadczenie w obecności osoby trzeciej, pracodawca musi zadbać o to, aby miała ona stosowne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych zwalnianego. Ponadto ustawa o ochronie danych osobowych nakłada na pracodawcę, jako administratora danych, obowiązek dołożenia szczególnej staranności, aby chronić interesy osób, których dane dotyczą (art. 26 ust. 1 ustawy).
Świadkowie obecni przy dokonywaniu określonych czynności (np. wręczeniu pisma o wypowiedzeniu umowy o pracę czy o nałożeniu kary porządkowej) nabywają w związku z tym określoną wiedzę. W konsekwencji świadkiem nie może być ten, kto ma upoważnienie do przetwarzania danych, ale bez dostępu do informacji, których czynności dotyczą.
Częsta praktyka, polegająca na wręczeniu nagany lub wypowiedzenia przez pracownika działu personalnego w obecności jego bezpośredniego przełożonego, jest w pełni zgodna z ustawą o ochronie danych osobowych. Warunek – każda z tych osób musi mieć nadane przez pracodawcę imienne upoważnienie do dostępu do zbioru zawierającego dane osobowe pracowników w zakresie obejmującym, tzn. sposób rozwiązania umowy o pracę.
