Gdzie mogą trafić dane osobowe z oferty pracy

W zgłoszeniu oferty pracy jeden z członków zarządu wskazał dane firmy, adres poczty elektronicznej oraz uzupełnił je prywatnym numerem telefonu komórkowego. Zgłoszenie zostało przekazane do powiatowego urzędu pracy, który umieścił je na tablicy ogłoszeń oraz na platformie elektronicznej.

Po odebraniu telefonu od bezrobotnego zainteresowanego pracą właściciel telefonu uznał, że urząd pracy w sposób nieuprawniony udostępnił jego dane osobowe. Skierował sprawę do generalnego inspektora danych osobowych z żądaniem zaniechania przetwarzania takich danych, w tym w szczególności udostępniania jego prywatnego numeru telefonu.

Czy takie zachowanie rzeczywiście może zasługiwać na ochronę i czy powiatowy urząd pracy powinien chronić prywatny numer telefonu? Innymi słowy, czy urząd mógł zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.) oraz ustawą o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (DzU z 2008r., nr 69, poz. 415 ze zm.) przekazać numer telefonu osobom trzecim?

Odrzucona skarga

Szanse na ochronę prywatności są w tym przypadku niewielkie. Dlaczego? Ponieważ współwłaściciel firmy przekazał te dane dobrowolnie, sam wypełniając stosowne zgłoszenie oferty pracy. Wprawdzie zgodnie z jego intencją to adres poczty elektronicznej miał stanowić jedyne źródło kontaktu dla osób poszukujących pracy, a numer telefonu został podany tylko do wiadomości urzędu pracy. Jednak w samej ofercie nie zostało to w żaden sposób zaznaczone.

W piśmie przesłanym do GIODO urząd wyjaśniał, że złożona oferta była tzw. ofertą otwartą, a przedsiębiorca wyraził zgodę na udostępnienie danych w niej zawartych. Ze złożonej oferty nie wynikało także, aby podany numer telefonu komórkowego był numerem prywatnym albo został zastrzeżony tylko do wiadomości PUP lub też nie mógł być udostępniany osobom bezrobotnym.

Sam zainteresowany wpisał tam swój numer, a całość oferty kończyła klauzula o treści „wyrażam zgodę na udostępnienie informacji zawartych w ofercie pracy. Zobowiązuję się do informowania urzędu o aktualności oferty”. Generalny inspektor ochrony danych osobowych zgodził się z tą argumentacją i odrzucił skargę przedsiębiorcy (decyzja nr DOLiS/DEC-268/11).

Argumenty z przepisów

Warto pamiętać, że katalog przesłanek legalizujących przetwarzanie danych osobowych zawiera art. 23 ust 1 pkt 1 – 5 ustawy o ochronie danych osobowych. Są to przesłanki autonomiczne, co należy rozumieć w ten sposób, że każda z nich ma taką samą moc prawną. Przypomnijmy, że przetwarzanie danych jest zatem możliwe, gdy:

- osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę, chyba że chodzi o usunięcie dotyczących jej danych,

- jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa,

- jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dotyczą informacje, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie tej osoby,

- jest niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego,

- jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą.

W analizowanym przypadku można wskazać na dwie przesłanki (chociaż wystarczy wykazanie jednej) legalizujące proces przetwarzania, w tym udostępniania danych. Po pierwsze jest to zgoda osoby. Zresztą sam zainteresowany nie negował faktu dobrowolnego dostarczenia zgłoszenia i umieszczenia tam określonych informacji. Po drugie dopuszczalne jest przetwarzanie danych, gdy jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

A dane z oferty pracy są przetwarzane na podstawie art. 35 i 36 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy oraz na podstawie rozporządzenia w sprawie standardów i warunków prowadzenia usług rynku pracy (DzU z 2010 r. nr 177, poz. 1193 ze zm.).

Pierwszy z wymienionych artykułów wskazuje, czym są usługi rynku pracy, wymieniając takie działania, jak:

- pośrednictwo pracy,

- poradnictwo zawodowe i informacje zawodowe,

- pomoc w aktywnym poszukiwaniu pracy,

- organizację szkoleń.

Ustęp 2c tego artykułu wskazuje, że w zakresie niezbędnym do realizacji usług rynku pracy publiczne służby zatrudnienia mogą przetwarzać dane osobowe osób korzystających z tych usług. Z kolei art. 36 wymienia przykłady działań polegających na pośrednictwie pracy. W szczególności jest to:

- udzielanie pomocy bezrobotnym i poszukującym pracy w uzyskaniu odpowiedniego zatrudnienia oraz pracodawcom w pozyskaniu pracowników o poszukiwanych kwalifikacjach zawodowych,

- pozyskiwanie ofert pracy,

- upowszechnianie takich ofert, w tym przez przekazywanie ich do internetowej bazy ofert pracy,

- udzielanie pracodawcom informacji o kandydatach do pracy, w związku ze zgłoszoną ofertą pracy,

- informowanie bezrobotnych i poszukujących pracy oraz pracodawców o aktualnej sytuacji i przewidywanych zmianach na lokalnym rynku pracy,

- inicjowanie i organizowanie kontaktów bezrobotnych i poszukujących pracy z pracodawcami.

Z oczywistych względów trudno byłoby realizować wymienione działania bez możliwości przetwarzania w tym samym czasie określonych danych osobowych. Jednak, co bardzo istotne, artykuł ten w ust. 5b wskazuje, że pracodawca zgłaszając ofertę pracy do powiatowego urzędu pracy, może nie wyrazić zgody na podawanie do wiadomości publicznej informacji umożliwiających jego identyfikację przez osoby niezarejestrowane w PUP.