Nawet zatrudniając specjalistów z tej dziedziny, jedynie ograniczają ryzyko w tym obszarze, ciągle jednak ponoszą bezpośrednią odpowiedzialność w tym zakresie.

Podstawą trzy akty prawne

Odpowiedzialność członków zarządu i wspólników spółek musi być rozpatrywana na gruncie kilku różnych aktów prawnych. Najbardziej oczywistym jest ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości, choć w praktyce pociąganie do odpowiedzialności na podstawie jej przepisów zdarza się niezwykle rzadko.

Z kolei odpowiedzialność wynikająca z ustawy z 10 września 1999 r. kodeks karny skarbowy może być najbardziej uciążliwa, gdyż stosowana jest przez organy podatkowe oraz sądy zazwyczaj w sposób automatyczny, bez zagłębiania się w zawiłości danej sprawy. Odpowiedzialność związana z nieprawidłowościami dotyczącymi prowadzenia ksiąg może również wynikać z kodeksu karnego.

Kim jest kierownik jednostki

Ogólne ramy odpowiedzialności za prowadzenie ksiąg określa art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym to kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie określonych ustawą obowiązków w zakresie rachunkowości. Instytucję kierownika w rozumieniu ustawy o rachunkowości należy rozpatrywać w kontekście formy prawnej podmiotu zobowiązanego do prowadzenia ksiąg.

W przypadku osób prawnych jest to organ zarządzający, również wieloosobowy, natomiast nie są uznawani za kierowników pełnomocnicy ustanowieni przez jednostkę (w tym prokurenci). W przypadku organu wieloosobowego, choć nie znajduje to oparcia w żadnym przepisie prawa, w praktyce akceptuje się przejęcie obowiązków i odpowiedzialności w zakresie prowadzenia ksiąg przez jednego z członków zarządu na podstawie wewnętrznych regulacji obowiązujących w jednostce (np. regulamin zarządu).

W takiej sytuacji pozostali członkowie zarządu nie powinni być pociągani do odpowiedzialności za nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg. Wskazane unormowanie zakresu obowiązków powinno również pozwolić na ograniczenie odpowiedzialności karnej w odniesieniu do pozostałych członków zarządu wynikającej z kodeksu karnego skarbowego i kodeksu karnego.

Wspólnicy w spółkach osobowych

W przypadku spółki jawnej i spółki cywilnej za kierownika jednostki uważa się z kolei wspólników prowadzących sprawy spółki. Co do zasady, wszyscy wspólnicy takich spółek uprawnieni są do prowadzenia spraw spółki, a więc wszyscy ponoszą solidarną odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg.

Umowa spółki może jednak powierzyć prowadzenie spraw spółki jedynie określonym wspólnikom lub zakreślić ramy operacyjne ich działań w trakcie funkcjonowania spółki. W takiej sytuacji odpowiedzialność ponosić będą jedynie ci wspólnicy, których wyznaczono do prowadzenia spraw spółki lub ci, do których obowiązków należy prowadzenie ksiąg.

Podobne zasady dotyczą wspólników spółki partnerskiej, chyba że powołano w niej zarząd w celu ułatwienia sprawnego zarządzania spółką. Wtedy obowiązują zasady jak dla osób prawnych. Z kolei w przypadku spółek komandytowej i komandytowo-akcyjnej, odpowiedzialność może dotyczyć komplementariuszy prowadzących sprawy spółki, z podobnymi zastrzeżeniami jak przy pozostałych spółkach osobowych.

Kto prowadzi dochodzenie

Dochodzenia w sprawach o przestępstwa sankcjonowane przez ustawę o rachunkowości prowadzą policja oraz organy podatkowe. Z tego też względu, przepisy karne dotyczące odpowiedzialności za prowadzenie ksiąg wynikające z ustawy o rachunkowości stosowane są raczej rzadko.

Wynika to z tego, że wskazane organy mają do dyspozycji inne narzędzia i nie muszą korzystać z przepisów ustawy o rachunkowości. Organy podatkowe skupiające się na kwestiach podatkowych mają do dyspozycji kodeks karny skarbowy, który również sankcjonuje nieprowadzenie ksiąg albo ich prowadzenie w sposób nieprawidłowy. Natomiast policja (prokuratura) opiera się raczej na przepisach kodeksu karnego, które wiążą odpowiedzialność karną z zaistnieniem szkody majątkowej.

Niemniej jednak, w przypadku ustawy o rachunkowości, już samo nierzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych jest przesłanką pociągnięcia sprawcy do odpowiedzialności i nie jest tu istotny skutek w postaci szkody albo naruszenia obowiązków podatkowych.

Za co można ukarać

Podstawą pociągnięcia do odpowiedzialności karnej wskazanych obok osób może być:

- nieprowadzenie ksiąg rachunkowych,

- prowadzenie ich wbrew przepisom ustawy,

- podawanie w tych księgach nierzetelnych danych,

- niesporządzenie sprawozdania finansowego,

- sporządzenie sprawozdania finansowego niezgodnie z przepisami ustawy,

- zawarcie w sprawozdaniu finansowym nierzetelnych danych.

Wskazane czyny zagrożone są grzywną lub karą pozbawienia wolności do lat dwóch albo obu tym karom łącznie.

Odpowiedzialność z ustawy o rachunkowości w postaci grzywny lub kary pozbawienia wolności rodzi również:

- niepoddanie sprawozdania finansowego badaniu przez biegłego rewidenta,

- nieudzielenie lub udzielenie niezgodnych ze stanem faktycznym informacji, wyjaśnień, oświadczeń biegłemu rewidentowi albo niedopuszczenie go do pełnienia obowiązków,

- nieskładanie sprawozdania finansowego do ogłoszenia,

- nieskładanie sprawozdania finansowego lub sprawozdania z działalności we właściwym rejestrze sądowym,

- nieudostępnianie sprawozdania finansowego i innych dokumentów wspólnikom, akcjonariuszom lub członkom spółdzielni. -