Łatwiej o przedstawicielstwo firmy

Warto zwrócić uwagę na zmiany dotyczące tworzenia przedstawicielstw przedsiębiorców zagranicznych, które wprowadziła ustawa z 16 września 2011 r. o redukcji niektórych obowiązków obywateli i przedsiębiorców (DzU nr 232 poz. 1378). Zmiany te weszły w życie z początkiem nowego roku.

Teraz tworzenie przedstawicielstw przedsiębiorców zagranicznych wiąże się z niższymi kosztami oraz wymaga przedłożenia mniejszej liczby dokumentów.

Znacznie taniej

Zmieniła się wysokość opłaty skarbowej za dokonanie wpisu przedstawicielstwa przedsiębiorcy zagranicznego do rejestru przedstawicielstw prowadzonego przez ministra właściwego do spraw gospodarki.

Opłata ta została znacznie obniżona – z kwoty 6 713 zł do kwoty 1000 zł. Z pewnością przyczyni się to do zwiększenia zainteresowania przedsiębiorców zagranicznych wkraczających na rynek polski tą formą prowadzenia działalności w zakresie promocji i reklamy swojego przedsiębiorstwa.

Adres w Polsce

Wpis przedstawicielstwa przedsiębiorcy zagranicznego odbywa się na podstawie odpowiednio sformułowanego wniosku o wpis przedstawicielstwa do rejestru przedstawicielstw zagranicznych. Nowa regulacja doprecyzowuje, że we wniosku o wpis przedstawicielstwa konieczne jest podanie m.in. adresu pobytu na terytorium Polski osoby upoważnionej w przedstawicielstwie do reprezentowania przedsiębiorcy zagranicznego, jak również adresu siedziby głównej przedstawicielstwa na terytorium Polski (tj. siedziby, w której będą złożone oryginalne dokumenty związane z działalnością przedstawicielstwa).

Zmiana ta ma wykluczyć sytuacje, w których osoba upoważniona do reprezentowania przedsiębiorcy zagranicznego stale przebywa poza terytorium Polski, a ponadto zapewnić możliwości kontaktu z osobą upoważnioną w przedstawicielstwie do reprezentowania przedsiębiorcy zagranicznego czy też wglądu do dokumentów związanych z prowadzeniem działalności przez przedstawicielstwo.

Mniej załączników

Do wniosku o wpis przedstawicielstwa konieczne będzie dołączenie ograniczonej liczby dokumentów. Od nowego roku do wniosku wystarczające jest dołączenie jedynie:

• urzędowego odpisu dokumentu potwierdzającego rejestrację przedsiębiorcy zagranicznego, na podstawie którego przedsiębiorca wykonuje działalność gospodarczą, oraz ewentualnie

• uwierzytelnionej urzędowo kopii dokumentu określającego adres siedziby przedsiębiorcy zagranicznego, zasady reprezentacji przedsiębiorcy zagranicznego oraz wskazanie osób uprawnionych do jego reprezentacji (jedynie w przypadku gdy dokument potwierdzający rejestrację przedsiębiorcy zagranicznego nie zawiera niezbędnych informacji w tym zakresie);

• uwierzytelnionej kopii dokumentu uprawniającego przedsiębiorcę zagranicznego do wykorzystywania lokalu lub nieruchomości na potrzeby siedziby głównej przedstawicielstwa.

Ustawodawca zrezygnował m.in. z wymogu przedkładania odrębnego oświadczenia przedsiębiorcy zagranicznego o ustanowieniu przedstawicielstwa na terytorium Polski. Nie będzie również konieczności przedkładania odpisu aktu założycielskiego, umowy bądź statutu przedsiębiorcy zagranicznego (chyba że tylko z tych dokumentów wynikać będzie adres siedziby przedsiębiorcy zagranicznego, zasady reprezentacji czy też osoby uprawnione do reprezentacji przedsiębiorcy zagranicznego).

Także tłumaczenie

Dokumenty dołączone do wniosku o wpis do rejestru przedstawicielstw sporządzone w języku obcym muszą być przedstawione wraz z ich tłumaczeniem na język polski. Przy czym tłumaczenie może być sporządzone i poświadczone przez tłumacza przysięgłego albo sprawdzone i poświadczone przez tłumacza przysięgłego.

Jakie poświadczenie

Konieczne jest również zapewnienie, że dołączony do wniosku o wpis do rejestru przedstawicielstw dokument potwierdzający rejestrację przedsiębiorcy zagranicznego, na podstawie którego przedsiębiorca wykonuje działalność gospodarczą, był poświadczony przez apostille (jeżeli przedsiębiorca zagraniczny działa na terytorium państwa będącego stroną konwencji znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, sporządzonej w Hadze dnia 5 października 1961 r.), albo przez legalizację (jeżeli przedsiębiorca zagraniczny działa na terytorium państwa niebędącego stroną tej konwencji).

Poświadczenie przez apostille albo legalizację nie będzie wymagane tylko w przypadku, gdy umowa międzynarodowa, którą związana jest Polska, zniosła lub uprościła legalizację lub zwolniła z legalizacji dokumenty w sprawach objętych zakresem tych umów.

Uzupełnienie wniosku

W przypadku gdy wniosek o wpis przedstawicielstwa ma braki formalne, wnioskodawca zostanie wezwany do uzupełnienia wniosku w terminie nie krótszym niż siedem dni. Wyznaczony termin na uzupełnienie wniosku, na umotywowany wniosek wnioskodawcy złożony przed upływem tego terminu, może zostać przedłużony. Dopiero nieusunięcie braków formalnych w wyznaczonym terminie skutkuje pozostawieniem wniosku bez rozpoznania.

Vanina Prokop-Sawicka radca prawny w Rödl & Partner w Warszawie

Komntuje Vanina Prokop-Sawicka radca prawny w Rödl & Partner w Warszawie