Rejestr spółek: Firma sprawdza swojego kontrahenta

Sytuację finansową spółki wpisanej do Krajowego Rejestru Sądowego tj. spółki jawnej, partnerskiej, komandytowej, komandytowo-akcyjnej, z ograniczoną odpowiedzialnością oraz akcyjnej, można spróbować ocenić przez analizę ich sprawozdań finansowych.

Najpierw analiza

Każdy z tych podmiotów jest zobowiązany do składania sprawozdań finansowych do swoich akt rejestrowych prowadzonych w sądzie rejonowym właściwym dla jego siedziby. Dostęp do akt rejestrowych nie jest scentralizowany, ale za to jest jawny.

Uwaga!

Każdy może zamówić akta, przeglądać je, robić fotokopie i kopie (za zgodą sądu).

Dodatkowo wraz ze sprawozdaniem finansowym składa się sprawozdanie zarządu z działalności spółki, w którym zarząd opisuje zazwyczaj działania i strategie firmy podjęte w poprzednich latach oraz strategie rozwoju spółki. Również dostęp do tych danych jest jawny.

W odległym mieście

Zdarza się, że pracownicy spółki nie mają czasu pojechać na badanie akt rejestrowych kontrahenta lub konkurenta, które znajdują się w tym samym mieście co spółka, nie mówiąc już o mieście oddalonym o kilkadziesiąt lub kilkaset kilometrów.

Doliczając koszty podróży, czas i mało popularną praktykę sprawdzania innych spółek, zarządy zwykle odstępują od tego typu działań, ignorując jawne dane o stanie finansowym kontrahenta czy konfliktach między wspólnikami. Może to niestety skutkować zarzutem wobec zarządu, iż przez zaniechania działał na szkodę spółki, a co gorsza – również roszczeniem odszkodowawczym.

Analitycy do wykorzystania

Są spółki, które mają analityków akt przy każdym sądzie rejonowym KRS w Polsce i globalnie zajmują się pozyskiwaniem fotokopii (zdjęć) lub kserokopii akt rejestrowym wszystkich podmiotów zarówno z aktualnego rejestru KRS, jak i danych archiwalnych ze starego rejestru handlowego B (RHB), rejestru spółdzielni A (RSA), jak i rejestru fundacji (RF).

Jeżeli akta są dostępne i nie trzeba czekać np. na ich przyniesienie z archiwum, to wykonanie zdjęć dla klienta może się odbyć jeszcze w dniu zlecenia.

Nie ma sprawozdania

Każda spółka wpisana do KRS jest zobowiązana ustawowo składać sprawozdanie finansowe do akt zgodnie z przepisami o rachunkowości i ustawy o krajowym rejestrze sądowym. Zaniechanie tego obowiązku może skutkować grzywną, ale jest też ważną informacją dla zainteresowanej spółki odnośnie do wykonywania obowiązków przez kontrahenta i jego rzetelności.

Uwaga!

Brak sprawozdań może oznaczać bałagan, konflikt, niesumienność, nieterminowość czy np. przestój w jego działalności.

Zdarza się, że spółki celowo nie składają sprawozdań do KRS (by nie publikować swoich danych), świadomie narażając się na grzywnę. Liczą, iż jej wysokość będzie niższa od wartości danych, jakie konkurenci mogliby uzyskać dzięki analizie sprawozdania. W takiej sytuacji możliwe jest złożenie zawiadomienia do sądu w celu wszczęcia procedury przymuszającej.

Sąd w pierwszej kolejności wezwie kontrahenta do złożenia sprawozdania, wyznaczając siedmiodniowy termin na wykonanie obowiązku pod rygorem wymierzenia grzywny (która może być ponawiana). Jeżeli mimo stosowania grzywien osoba prawna wpisana do rejestru przedsiębiorców (spółka z o.o. lub spółka akcyjna) nie wykonuje dalej swojego obowiązku, sąd rejestrowy może ustanowić dla niej kuratora. Co oznacza oczywiście chociażby czasową utratę kontroli nad spółką.

Inne dokumenty

Oceniając kontrahenta, warto się również zastanowić, jaka jest sytuacja wewnętrzna w spółce, co może rzutować na rozmowy negocjacyjne i na późniejsze wykonanie umowy przez drugą stronę.

Jeżeli jest spór np. co do wyboru członka zarządu wpisanego do rejestru, wyboru składu rady nadzorczej czy np. dopłat, warto o tym wiedzieć. Taka informacja może skutkować tym, że przyspieszymy rozmowy negocjacyjne z przychylnym dla nas członkiem zarządu, odstąpimy od nich lub ewentualnie postawimy twardsze warunki w sytuacjach niepewnych, np. możemy żądać zabezpieczenia w postaci poręczeń czy weksli.

Uwaga!

W tym celu można zlecić pozyskanie z akt rejestrowych spółek kopii protokołów posiedzeń wspólników i podejmowanych uchwał.

Powiązania kapitałowe i osobowe

Zdarza się, że wspólnicy tworzą tzw. łańcuchy spółek. Jeżeli jedna upada lub zostaje zlikwidowana, to tworzą kolejną, „czystą”, aby już na jej konto działać na rynku. Lecz w KRS wszystko zostaje i nawet akta zlikwidowanych czy upadłych spółek można przeanalizować.

Najpierw upada kontrahent, potem poręczyciel

Warto więc oprócz samej spółki sprawdzić wspólników, bo de facto z nimi będziemy mieli do czynienia.Można odnaleźć historię aktywności wspólnika w KRS i dokonać analizy jego przeszłości korporacyjnej, z uwzględnieniem historii spółek, w których działał.

Łańcuchy spółek są niebezpieczne w przypadku poręczeń. Zdarza się, iż przy dużych kontraktach w celu zabezpieczenia roszczeń kontrahent proponuje zabezpieczenie w postaci poręczenia innej spółki (często własnej czy kapitałowo lub osobowo powiązanej).

Aby przyjąć takie poręczenie, należy zbadać również akta rejestrowe poręczyciela, jego sprawozdanie finansowe i historię dłużną. Z praktyki wynika, iż w przypadku powiązań tzw. łańcucha spółek – jeżeli upada kontrahent, to niedługo potem i poręczyciel.

Pozew dla członka zarządu

W sytuacji gdy egzekucja przeciwko spółce z o.o. okaże się bezskuteczna, można pozwać członka zarządu na podstawie art. 299 kodeksu spółek handlowych, oczywiście jeżeli odpowiedzialność ta nie jest wyłączona zgodnie z tym przepisem.

Aby tego dokonać, należy wskazać adresy członków zarządu spółki. Są one składane do akt rejestrowych przy pierwszej rejestracji i przy każdej zmianie członków zarządu (aktualizowane powinny być też same dane).

Uwaga!

Dostęp do adresów członków zarządu jest jawny.

Konfliktowy kandydat do pracy

Przyjmując pracownika do pracy na stanowisku kierowniczym lub powołując nowego członka zarządu lub członka organu spółki, warto zamówić w profesjonalnej firmie raport o tej osobie przygotowywany na podstawie danych z akt KRS.

Obejmuje on zwykle informacje:

• o podmiotach, w jakich dana osoba występowała, i o tym, jakie pełniła funkcje, oraz

• finansowe o tych podmiotach w trakcie pełnienia funkcji przez sprawdzaną osobę.