Aby założyć żłobek, najpierw należy zarejestrować działalność gospodarczą, osobę prawną lub spółkę osobową. Placówkę może bowiem otworzyć osoba fizyczna – każdy dorosły obywatel, lub osoba prawna – podmiot wpisany do właściwego rejestru (np. stowarzyszenie, fundacja), jeśli ma odpowiednie zapisy statutowe, lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej (np. spółka jawna, spółka partnerska).

Na uruchomienie placówki trzeba mieć zgodę straży pożarnej i Inspekcji Sanitarnej

Kolejnym krokiem jest opracowanie i napisanie statutu żłobka. Trzeba w nim określić m.in. nazwę i miejsce jego prowadzenia. Powinno się w nim opisać cele i zadania placówki oraz sposób ich wykonania, z uwzględnieniem indywidualnego rozwoju dziecka oraz wspomagania rodziny w jego wychowaniu. W statucie muszą być także ustalone warunki przyjmowania dzieci, zasady ustalania opłat za pobyt i wyżywienie w razie nieobecności.

Prowadzenie żłobka jest działalnością regulowaną w rozumieniu ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej i wymaga wpisu do rejestru żłobków i klubów dziecięcych. Aby go uzyskać, trzeba najpierw złożyć wniosek. Wpisu do rejestru dokonuje wójt, burmistrz lub prezydent miasta, w którym ma być prowadzona placówka.

Osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej do wniosku musi dołączyć wyciąg z rejestru publicznego potwierdzający status podmiotu, oświadczenie o numerze identyfikacyjnym REGON i identyfikacji podatkowej NIP (jeżeli się taki ma). Konieczne też będzie oświadczenie o spełnianiu warunków lokalowych. Osoba fizyczna musi również złożyć oświadczenie o niekaralności za przestępstwo popełnione umyślnie.

Przy składaniu wniosku należy przedstawić do wglądu w urzędzie gminy dokument stwierdzający tytuł prawny do lokalu, w którym ma być sprawowana opieka. Osoba fizyczna będzie musiała także pokazać dowód osobisty lub inny dokument potwierdzający tożsamość. Trzeba również dołączyć dowód (lub jego kopię) opłaty za wpis do rejestru żłobków i klubów dziecięcych. Owa opłata wynika z regulowanego charakteru działalności i wynosi nie więcej niż 50 proc. minimalnego wynagrodzenia. Jej wysokość ustala rada gminy w drodze uchwały.

Przed dokonaniem wpisu do rejestru wójt, burmistrz lub prezydent miasta dokonuje wizytacji lokalu, w którym ma być sprawowana opieka, aby ustalić, czy zapewnione w nim zostały bezpieczne i higieniczne warunki.

Warunki lokalowe i sanitarne są uregulowane w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z 25 marca 2011 r. w sprawie wymagań lokalowych i sanitarnych dotyczących żłobków i klubów dziecięcych (DzU nr 69, poz. 367).

Spełnienie tych warunków lokalowych musi zostać potwierdzone pozytywną opinią komendanta powiatowego (miejskiego) Państwowej Straży Pożarnej oraz pozytywną opinią państwowego inspektora sanitarnego.