- Nasz pracownik zgłosił swojemu bezpośredniemu przeło- żonemu chęć skorzystania z urlopu wypoczynkowego przez jeden dzień. Ten wyraził zgodę. Pracownik zgodnie z naszymi procedurami powinien w takiej sytuacji złożyć jeszcze dodatkowo pisemny wniosek do kadr, czego nie uczynił. Sprawa została ujawniona przez przypadek po kilku miesiącach. Czy są podstawy do zwolnienia pracownika, który chciał wyłudzić urlop?
– pyta czytelnik.
Tak, jeśli procedura uzyskiwania zgody pracodawcy na urlop wynika z przepisów wewnątrzzakładowych, a zachowanie podwładnego wskazuje na jej naruszenie. Wtedy w grę wchodzi nawet dyscyplinarka, choć dużo bezpieczniejsze może się okazać rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem.
Konieczna aprobata szefa
Urlopu udziela pracodawca. Stąd niezbędna jest jego zgoda na wolne od pracy. Pracownik, który złożył wniosek o udzielenie urlopu wypoczynkowego nieprzewidzianego w planie urlopów, nie może go wykorzystać bez wyraźnej akceptacji pracodawcy (patrz wyrok SN z 15 marca 2001 r., I PKN 306/00).
Funkcjonujące w zakładach pracy plany urlopów są zwykle na bieżąco modyfikowane zgodnie z aktualnymi potrzebami pracowników. Często planu urlopu jednak nie ma. Zgodnie z art. 163 § 1
1
k.p. pracodawca nie ustala planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę. Powyższe dotyczy także pracodawcy, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa. W takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem.
Wielu pracodawców posiada szczegółowe regulacje dotyczące zgody na otrzymanie wolnego. Mogą one być zapisane choćby w regulaminie pracy.
Pracownik, który nie respektuje zasad w opisany sposób, wiele ryzykuje. Zgoda bezpośredniego przełożonego w sytuacji, gdy zatrudniony nie złożył pisemnego wniosku o urlop, jest niewystarczająca. Pracodawca ma prawo uznać takie zachowanie za nieusprawiedliwioną nieobecność, a to może skutkować rychłym rozstaniem w trybie art. 52 k.p.
Brak stosownego wniosku może zostać ujawniony dopiero po pewnym czasie. Mimo to, jeśli pracownik złamał procedury, to jego zachowanie w dalszym ciągu kwalifikuje się do zwolnienia bez zachowania okresu wypowiedzenia.
Niesubordynacja kosztuje
Brak stosownych regulacji w przepisach wewnętrznych zakładu pracy niewiele zmienia na korzyść zatrudnionego. Podwładny, który celowo nie składa wniosku o urlop (wbrew utartej praktyce), licząc na to, że wolny dzień nie zostanie zaewidencjonowany i w ten sposób zyska dodatkowy dzień wypoczynku, naraża się na zarzut utraty zaufania po stronie pracodawcy. A to stanowi podstawę do rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem.
Omyłka lub amnezja
Pracownik, który nie dopełnił formalności, często w takiej sytuacji tłumaczy się swoją pomyłką czy niepamięcią. Z tego powodu warto niekiedy poczekać z wyjaśnianiem sprawy do czasu wykorzystania zaległego urlopu za poprzedni rok. Jeśli pracownik będzie wnioskował o urlop, który de facto mu nie przysługuje, dla szefa jest to jasny sygnał o próbie wyłudzenia urlopu.
Kwestię urlopu można próbować wyjaśnić szybciej, dając pracownikom oświadczenie o wykorzystanych dniach wypoczynku w danym roku. Tu podwładnemu, który chce uzyskać dodatkowe wolne, noga może się powinąć.
Dowolny formularz
nie narzuca formy wniosku o urlop. Nie musi to być forma pisemna. Brak regulacji wewnętrznych powoduje, iż wniosek urlopowy powinien zostać złożony w sposób zwyczajowo przyjęty u danego pracodawcy. Potwierdził to
Sąd Najwyższy w wyroku z 20 sierpnia 2001 r. (I PKN 590/00)
.
Samo złożenie wniosku o urlop również jest niewystarczające. Konieczna jest bowiem zgoda pracodawcy.
W wyroku z 13 maja 1998 r. (I PKN 99/98) SN wskazał, iż przy braku planu urlopów wypoczynkowych samo złożenie wniosku o udzielenie urlopu nie usprawiedliwia nieobecności pracownika.
Zatrudnionemu nie można natomiast czynić żadnych zarzutów tylko z tego powodu, że składa wniosek o urlop, który mu nie przysługuje.
Przykład
Pan Marek wykorzystał w 2011 r. pełną pulę urlopu. W październiku ub.r. złożył wniosek o przyznanie kolejnych dwóch dni wypoczynku.
Pracodawca mu odmówił. Tu pracownikowi nie sposób przypisać chęci wprowadzenia pracodawcy w błąd.
To szef powinien prowadzić ewidencję wykorzystanych i niewykorzystanych dni urlopowych. Tego obowiązku nie można przerzucić na pracownika.
Co jednak w sytuacji, gdy pracodawca w wyniku własnej omyłki udzieli pracownikowi urlopu, który mu w danym roku nie przysługuje?
W takiej sytuacji najlepiej jest porozumieć się i ustalić, że udzielony urlop zostanie zaliczony na poczet wypoczynku, który zatrudniony nabędzie w roku przyszłym. Jeśli pracownik nie będzie skory do zawarcia takiego porozumienia, pracodawca ma prawo potraktować czas nieobecności podwładnego jako usprawiedliwiony, ale bez prawa do wynagrodzenia.
Wynagrodzenie przysługuje bowiem za pracę wykonaną (art. 80 k.p.). Za czas niewykonywania pracy zatrudniony zachowuje prawo do wynagrodzenia tylko wtedy, gdy przepisy prawa pracy tak stanowią. Jest to m.in. czas urlopu wypoczynkowego. Jednak wykorzystywanie dodatkowego wolnego, nieprzewidzianego przepisami prawa pracy, nie uprawnia do odpłatności.
W takiej sytuacji pracownik nie może mieć też pretensji do szefa w związku z udzieleniem nadprogramowego wolnego – wszak doszło do tego na wniosek samego pracownika.
Na koniec warto wskazać jeszcze jedno postanowienie SN, które może mieć znaczenie w sporach dotyczących urlopów i zaakceptowanych (bądź nie) wniosków urlopowych.
Mianowicie w wyroku z 24 lutego 1998 r. (I PKN 542/97) stwierdzono, iż w sporze dotyczącym treści pisemnego wniosku pracownika o udzielenie mu urlopu wypoczynkowego oraz adnotacji uczynionej na tym wniosku przez pracodawcę nie stosuje się przepisów ograniczających dopuszczalność dowodu ze świadków lub z przesłuchania stron (art. 473 k.p.c.).
