Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości ogłosiła kolejny konkurs, którego celem jest wyłonienie najlepszych projektów z zakresu elektronicznego biznesu. Chodzi tu o przedsięwzięcia firm, które wykorzystując najnowsze rozwiązania techniczne, stawiają na automatyczną komunikację handlową oraz koordynację działań.
Dotacje dla firm zostaną przyznane z działania 8.2 „Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B”. Nabór wniosków rusza 3 października i będzie prowadzony do 28 października.
Chociaż pod pojęciem business to business mogą kryć się wszelkie związki między firmami, takie jak składanie zapytań ofertowych, ofertowanie, składanie zleceń, ich weryfikacja, realizacja procesów, rozliczenia, to na dofinansowanie w ramach tego działania mogą liczyć tylko te relacje, w których procesy zachodzą automatycznie. Innymi słowy unijne dotacje mają skłonić przedsiębiorców do postawienia na nowoczesne elektroniczne rozwiązania.
Działanie 8.2 ma stymulować tworzenie wspólnych przedsięwzięć biznesowych prowadzonych w formie elektronicznej. Dlatego właśnie przedmiotem wsparcia mogą być przedsięwzięcia o charakterze technicznym, informatycznym i organizacyjnym, które prowadzą do realizacji procesów biznesowych obejmujących trzech lub więcej współpracujących przedsiębiorców.
Wymiana danych
Typowy projekt może obejmować wdrożenie nowych lub integrację istniejących systemów informatycznych przedsiębiorstw, mających na celu umożliwienie automatycznej wymiany informacji pomiędzy przedsiębiorcami. Przykładowo firma produkcyjna współpracująca z przedsiębiorstwami handlowymi i instalacyjnymi tworzy platformę B2B.
Dzięki niej klienci będą mieli możliwość samodzielnego dokonywania zamówień poprzez wgląd do stanów magazynowych, a następnie stałego monitorowania statusu zamówienia. Taki system może także zapewniać dostęp do aktualnych promocji i wyprzedaży.
Wszystko to powinno przyczynić się do usprawnienia działań sprzedażowych, produkcyjnych, logistycznych, a także marketingowych.
Reasumując, elektroniczna platforma B2B to np.
• usprawnienie procesów związanych z obsługą klienta,
• automatyzacja procesów składania i realizacji zamówień oraz składania reklamacji,
• zdalny dostęp do aktualnych stanów magazynowych, promocji i wyprzedaży,
• możliwość stałego monitorowania stanu realizacji zamówienia,
• usprawnienie komunikacji między partnerami.
Innym przykładem takiego projektu jest usługa archiwizacji i zarządzania dokumentami. Stworzony system może służyć konwertowaniu dokumentów papierowych na wersje elektroniczne, a następnie ich odpowiedniemu katalogowaniu i udostępnianiu z określonym poziomem bezpieczeństwa.
W ten sposób klient uzyskuje stały dostęp do wszystkich swoich dokumentów w postaci elektronicznej, z możliwością ich ściągnięcia, decydując jednocześnie, kto i w jakim zakresie może mieć taki dostęp. Dokumenty w wersji papierowej są jednocześnie archiwizowane.
Tego typu system to m.in.
• uporządkowanie, usprawnienie i standaryzacja procedur wewnętrznych w firmach korzystających z systemu,
• koordynacja przetwarzania dokumentów wielu typów i z wielu lokalizacji,
• szybki i bezpieczny dostęp do dokumentów,
• obsługa elektronicznego archiwum,
• automatyczne przypisywanie dokumentów do odpowiednich kategorii,
• tworzenie raportów i kartotek,
• umożliwienie wymiany dokumentów,
• umożliwienie weryfikacji dokumentów klientów lub kontrahentów.
191 mln zł przeznaczono na dofinansowanie najciekawszych projektów w ramach działania 8.2 „Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B”
Oczywiście to niejedyna możliwość dla tego rodzaju platform biznesowych. Wszystko zależy jedynie od pomysłowości i realnych potrzeb współpracujących przedsiębiorców. Przecież takie projekty mogą też dotyczyć obsługi księgowej, zarządzania personelem, wsparcia tłumaczeń, projektowania (np. wnętrz, ogrodów), zarządzania łańcuchem logistycznym, rezerwacji i sprzedaży miejsc noclegowych lub innych.
Dla kogo przeznaczona jest pomoc
Wnioski o dofinansowanie mają prawo składać mikro-, mali lub średni przedsiębiorcy. Zatem ze wsparcia wyłączone są jedynie duże podmioty. Występująca o środki firma musi jednak spełnić pewien warunek.
Musi współpracować z co najmniej dwoma innymi przedsiębiorstwami. Współpraca taka musi mieć potwierdzenie w formalnie zawartej umowie, która określa warunki i zakres współpracy w odniesieniu do realizowanych wspólnie procesów biznesowych oraz wzajemne prawa i obowiązki przedsiębiorców wynikające z tej współpracy.
Jednocześnie warto zaznaczyć, że żaden przepis nie zakazuje, aby była to współpraca między przedsiębiorstwami powiązanymi kapitałowo.
Jest to zatem możliwe, chociaż w razie występowania takich powiązań trzeba dokładnie zweryfikować, czy nie wpływają one na wielkość firmy (np. ta średniej wielkości będzie mogła być uznana za dużą, co wykluczy ją z możliwości ubiegania się o pomoc). Wiemy już, kto może się ubiegać o dotację, a na co może ją przeznaczyć?
Oprogramowania i licencje
Nie powinno być zaskoczeniem, że wśród tzw. wydatków (kosztów) kwalifikowanych znajdują się te na nabycie wartości niematerialnych i prawnych w formie patentów, licencji, know-how, nieopatentowanej wiedzy technicznej, a w szczególności oprogramowania niezbędnego do wdrożenia rozwiązania elektronicznego.
Skoro bowiem działanie to ma wspierać rozwój i integrację systemów informatycznych, wydatki na tego typu instrumenty są niezbędne. Jednak należy pamiętać, że owe wartości powinny spełniać łącznie określone warunki.
Muszą one:
• być wykorzystywane wyłącznie do celów projektu objętego wsparciem,
• podlegać amortyzacji zgodnie z odrębnymi przepisami,
• być nabyte od osób trzecich na warunkach rynkowych,
• stanowić aktywa oraz pozostawać własnością przedsiębiorcy, który otrzymał wsparcie, przez co najmniej trzy lata od dnia zakończenia realizacji projektu.
Do pozostałych kosztów kwalifikowanych, czyli tych podlegających rozliczeniu (częściowej refundacji), zalicza się wydatki na:
• zakup nowych środków trwałych (z wyjątkiem nieruchomości), czyli np. komputerów, serwerów, skanerów,
• spłatę rat leasingowych (wartości początkowej środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych – w razie korzystania z leasingu),
• zakup analiz przygotowawczych oraz usług doradczych o charakterze informatycznym, technicznym, wdrożeniowym, prawnym i innych usług eksperckich związanych z projektem, w szczególności w zakresie reinżynierii procesów biznesowych, reorganizacji przedsiębiorstw, wydzielania funkcji, wydzielania zadań oraz tworzenia wirtualnych przedsiębiorstw; usługi te muszą być świadczone przez doradców zewnętrznych i nie mogą stanowić elementu stałej lub okresowej działalności gospodarczej przedsiębiorcy lub być związane z bieżącymi wydatkami operacyjnymi,
• działania informacyjne o udziale finansowym środków budżetu Unii Europejskiej w realizowanym projekcie objętym wsparciem (obowiązkowa promocja wykorzystywania środków unijnych),
• obsługę instrumentów zabezpieczających realizację umowy o udzielenie wsparcia, określonych w umowie o udzielenie wsparcia,
• pokrycie kosztów związanych z otwarciem i prowadzeniem przez firmę odrębnego rachunku bankowego lub subkonta na rachunku bankowym, przeznaczonych do obsługi projektu lub płatności zaliczkowych,
• zakup szkoleń specjalistycznych niezbędnych do wdrożenia rozwiązania elektronicznego biznesu typu B2B dla osób zaangażowanych w realizację projektu objętego wsparciem (do wysokości 10 proc. pozostałych wydatków kwalifikujących się do wsparcia).
Planując budżet projektu, należy mieć na uwadze, że kwota wsparcia nie może być niższa niż 20 tys. zł i jednocześnie nie może przekraczać 2 mln zł. Firma może korzystać z finansowania maksymalnie przez dwa lata.
Intensywność wsparcia jest zróżnicowana w zależności od m.in. statusu przedsiębiorcy, lokalizacji projektu i kategorii wydatków kwalifikowanych. Dla części inwestycyjnej (np. zakup licencji, oprogramowania, skanerów, serwerów) jest to maksymalnie:
• 60 proc. dla średnich i 70 proc. dla mikro- i małych firm działających na obszarach należących do województw: lubelskiego, podkarpackiego, warmińsko-mazurskiego, podlaskiego, świętokrzyskiego, opolskiego, małopolskiego, lubuskiego, łódzkiego i kujawsko-pomorskiego,
• 50 proc. dla średnich i 60 proc. dla mikro- i małych operujących na terenie województw: śląskiego, pomorskiego, zachodniopomorskiego, dolnośląskiego i wielkopolskiego,
• 40 proc. dla średnich i 50 proc. dla mikro- i małych realizujących projekt na terenie województwa mazowieckiego.
W wypadku korzystania z usług doradczych fundusze unijne mogą sfinansować maksymalnie 50 proc. poniesionych przez firmę kosztów (niezależnie od jej wielkości i miejsca).
Z kolei dla szkoleń specjalistycznych intensywność wsparcia nie może przekroczyć 25 proc. kosztów.
Legalna definicja
Pojęcie B2B zostało zdefiniowane w rozporządzeniu ministra rozwoju regionalnego w sprawie udzielania przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości pomocy finansowej na wspieranie tworzenia i rozwoju gospodarki elektronicznej w ramach programu „Innowacyjna gospodarka” (DzU z 2008 r. nr 153, poz. 956 ze zm.).
Zgodnie z § 3 ust. 1 przez pojęcie B2B należy rozumieć relację usługową oraz klasę systemów teleinformatycznych przeznaczonych do automatycznej komunikacji handlowej (wymiany danych) oraz koordynacji działań między przedsiębiorcami, stanowiące niezbędne ogniwo procesów biznesowych tych przedsiębiorców, dotyczące różnego rodzaju współpracy między tymi przedsiębiorcami, w tym również w modelu wirtualnego przedsiębiorstwa, z zastosowaniem e-usług.
Elektroniczny wniosek
Wniosek o dofinansowanie projektu należy złożyć przez jego zarejestrowanie w specjalnym generatorze wniosków. Jest on dostępny na stronie www.parp.gov.pl. Należy to zrobić w terminie od 3 do 28 października.
W ostatnim dniu system będzie rejestrował wnioski do godziny 16.30.
Pod wskazanym adresem internetowym znajdują się także wszystkie szczegółowe informacje dotyczące konkursu (regulamin, wytyczne, wzór wniosku, lista załączników niezbędnych przy podpisywaniu umowy o dofinansowanie itp.).