Jak sprawdzić przyszłego wspólnika z zagranicy

Wiedza o przyszłym partnerze biznesowym powinna być co najmniej równa tej, jaką uzyskuje się o kontrahencie pochodzącym z Polski.

Szczególnie istotne są informacje o charakterze ustroju prawnego podmiotów, z którymi chcemy rozpocząć współpracę, dane o nich z odpowiednich rejestrów. Ważne są też informacje o umocowaniu osób reprezentujących kontrahenta i o warunkach umów, które mają wiązać strony.

Nie lekceważ rejestrów

W większości państw Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) rejestry przedsiębiorców są bezpłatne, dostępne na stronach internetowych i można z nich uzyskać podstawowe informacje o kontrahentach. Ważnym źródłem informacji są też rejestry podmiotów będących w upadłości bądź likwidacji.

W wielu krajach EOG funkcjonują już publiczne darmowe internetowe wyszukiwarki tych podmiotów (np. Holandia), w innych trzeba korzystać z serwisów płatnych. Jest to o tyle istotne, że w poszczególnych krajach (na uwagę zasługują np. Niemcy), można przeprowadzić likwidację czy upadłość podmiotu w błyskawicznym tempie, nawet w miesiąc.

W rejestrach podmiotów gospodarczych poza kwestiami dotyczącymi samego bytu danego podmiotu możemy często uzyskać dostęp do bilansu czy sprawozdań finansowych podmiotów zarejestrowanych w rejestrach przedsiębiorców.

A może wywiadownia

O zagranicznym kontrahencie można także szukać informacji przy pomocy wywiadowni gospodarczych, polskich konsulatów lub zagranicznych izb handlowych z siedzibą w Polsce.

Konsulaty RP udzielają z reguły podstawowych danych o konkretnych podmiotach obrotu handlowego i najczęściej bezpłatnie. Podobnie ma się rzecz z zagranicznymi wydziałami promocji handlu i inwestycji, podlegającymi Ministerstwu Gospodarki.

Sprawdzając konkretny podmiot, trzeba pamiętać o różnicach ustrojowych między podobnymi rodzajami działalności gospodarczej w różnych krajach, np. w zakresie odpowiedzialności za zobowiązania, sposobie reprezentacji i relacji pomiędzy podmiotami w grupach kapitałowych.

Może mieć to bezpośrednie przełożenie przykładowo na związanie kontrahenta umową lub ustalenie podmiotów odpowiedzialnych za niewykonanie bądź nienależyte wykonanie umowy.

Często też, dokonując analizy sytuacji kontrahenta, musimy mieć na uwadze, że jest on częścią większej grupy powiązanych ze sobą podmiotów. Warto wówczas pozyskać dane rejestrowe czy informacje związane z likwidacją bądź upadłością tych podmiotów.

Jaka treść

Równie istotna jest treść podpisywanej umowy. W praktyce spotykamy się z sytuacjami, gdy polscy przedsiębiorcy nie przywiązują wagi do zapisów umownych, czym narażają się niejednokrotnie na przykre następstwa prawne i finansowe >patrz ramka.

Nie zapomnij o zabezpieczeniu

Należy pamiętać, że korzystne jest stosowanie zabezpieczeń transakcji transgranicznych, w tym m.in. w postaci akredytyw czy ubezpieczeń transakcji. Dość często spotyka się sytuacje, w których instytucje finansowe (szczególnie międzynarodowe) służą swoim klientom w ramach stosowania zabezpieczeń dodatkowo informacjami dotyczącymi zagranicznych kontrahentów.

Sprawdź NIP

Orzecznictwo Naczelnego Sądu Administracyjnego wskazuje, że gdy przedsiębiorca dostarcza towary do innego kraju UE, musi dołożyć wszelkich starań, aby ustalić, czy odbiorca podaje prawidłowy numer identyfikacji podatkowej (NIP).

W przypadku gdy przedsiębiorca tego nie dopilnuje a odbiorca towaru okaże się nierzetelnym kontrahentem, nie ma możliwości skorzystania z zerowej stawki podatku od towarów i usług (VAT). Stąd też niezwykle istotną kwestią dla polskiego przedsiębiorcy jest sprawdzenie autentyczności NIP zagranicznego kontrahenta.

Komentuje Piotr Kwiatkowski, radca prawny w TGC Corporate Lawyers

Warto zaznaczyć, że poziom dostępu do informacji o podmiotach transakcji handlowych w krajach Unii Europejskiej czy EOG jest stosunkowo wysoki i wykazuje tendencję do wzrostu przejrzystości i dostępności.

Również legislacja dotycząca funkcjonowania czy ustroju podmiotów gospodarczych jest dość podobna, co znacznie ułatwia obrót i pozwala na zmniejszanie ryzyka transakcyjnego.

Dodatkowo wiele regulacji UE wdrażanych przez państwa członkowskie do ich prawodawstwa (w tym np. dyrektywy dotyczące prawa upadłościowego, terminów transakcji handlowych) ujednolica obrót handlowy i ułatwia dochodzenie roszczeń w transakcjach transgranicznych.

W krajach spoza Unii, w szczególności takich jak Ukraina, Rosja czy Chiny, z którymi polscy kontrahenci prowadzą ożywioną współpracę handlową, dostęp do informacji o przedsiębiorcach oraz przejrzystość prawa handlowego pozostawia wiele do życzenia.

W takich wypadkach bardzo często nieodzowna jest współpraca z konsulatami, wyspecjalizowanymi izbami handlowymi czy wywiadowniami gospodarczymi.

Jakie klauzule

Spośród ważnych zapisów dla polskiego kontrahenta można wymienić klauzule: