Kontrole oprogramowania komputerowego w firmach

Obecnie w wielu województwach (m.in. lubelskim, pomorskim, podlaskim, małopolskim) trwa sprawdzanie legalności oprogramowania. Umożliwia to nowelizacja ustawy o kontroli skarbowej z 30 lipca 2010 r. Poszerzyła ona zakres kontroli o wykrywanie, zapobieganie i zwalczanie przestępstw oraz wykroczeń przeciwko własności intelektualnej.

Urzędy kontroli skarbowej, korzystając z nowych uprawnień, zaczęły w marcu 2011 r. wyrywkowo sprawdzać oprogramowanie  w firmach. Kontrole dotyczą przede wszystkim małych i średnich przedsiębiorstw, a także osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Pracownicy urzędów sprawdzają umowy licencyjne, nośniki danych, certyfikaty autentyczności i faktury za zakup oprogramowania.

Dla kontrolujących najważniejsze są faktury i paragony fiskalne, gdyż stanowią one dowód zakupu potwierdzający legalność oprogramowania. Dowodem nie jest natomiast sama płyta z programem.

Nie zawsze przedsiębiorcy mają takie dokumenty pod ręką. Jest jednak czas na ich zgromadzenie. Po pierwsze, podatnicy zostają uprzedzeni o kontroli na siedem dni przed jej terminem. Po drugie, podczas kontroli cały czas mogą jeszcze kompletować niezbędne papiery.

– Od tej zasady istnieją wyjątki określone ustawą Ordynacja podatkowa. Przykładowo, nie zawiadamia się o zamiarze rozpoczęcia postępowania kontrolnego, jeżeli ma być ono wszczęte na żądanie organu prowadzącego postępowanie przygotowawcze o przestępstwo lub przestępstwo skarbowe – wyjaśnia Izabela Głowacka, rzecznik Urzędu Kontroli Skarbowej w Białymstoku

Braki w dokumentacji, instalowanie programów o niewiadomym lub ewidentnie pirackim pochodzeniu mogą doprowadzić do poważnych kłopotów.

– W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, zgodnie z zapisem art. 304 § 2 kodeksu postępowania karnego, jesteśmy zobowiązani zawiadomić prokuraturę o podejrzeniu popełnienia przestępstwa. Musimy też przekazać dowody znajdujące się w naszym posiadaniu – potwierdza Andrzej Bartyska, rzecznik prasowy Urzędu Kontroli Skarbowej w Gdańsku.

Ogromna skala piractwa

Kary, jakie czekają niefrasobliwych przedsiębiorców, mogą być dotkliwe.

– Korzystanie z nielegalnego oprogramowania skutkuje odpowiedzialnością karną na podstawie kodeksu karnego i ustawy o prawie autorskim. Ujawnienie nielegalnego oprogramowania w komputerach firmowych może grozić sprawcy karą grzywny, ograniczenia lub pozbawienia wolności od trzech miesięcy do pięciu lat oraz przepadkiem narzędzi przestępstwa: komputerów, serwerów – mówi Marek Kostyra, rzecznik prasowy Urzędu Kontroli Skarbowej w Lublinie.

Policja oraz organizacje wspierające producentów oprogramowania w walce z piractwem, takie jak BSA, od lat walczą o przestrzeganie praw autorskich. Mimo to nielegalne programy wciąż są w firmach używane. Skala zjawiska jest duża. Według badania IDC z 2010 r. „Korzyści gospodarcze z ograniczenia piractwa komputerowego" (The Economic Benefits of Reducing Software Piracy), aż 54 proc. używanych w Polsce aplikacji to oprogramowanie nielegalne. W Europie odsetek ten wynosi 35 proc.

– Chodzi o oprogramowanie, z którego korzystają zarówno firmy, jak i osoby prywatne. Badanie nie określa tego współczynnika tylko w stosunku do firm. Dlatego trudno powiedzieć, jaki odsetek oprogramowania w polskich przedsiębiorstwach jest nielegalnego pochodzenia. Przyjmujemy, że jest to mniej niż 54 proc. Polska należy do czołówki niechlubnej klasyfikacji najbardziej pirackich krajów – mówi Bartłomiej Witucki, rzecznik BSA w Polsce.

Co najczęściej jest użytkowane nielegalnie? Oprócz pakietów biurowych oprogramowanie graficzne i projektowe dla architektów oraz inżynierów. Bardzo często ofiarą piractwa padają takie firmy jak Adobe, Autodesk, Corel czy Microsoft.

Kontrole to walka z szarą strefą. Jej ograniczenie może mieć znaczny wpływ na dochody państwa. Jak wynika z badania IDC, redukcja 54-procentowej skali piractwa komputerowego o 10 punktów procentowych w ciągu czterech lat przyczyniłaby się do wzrostu dochodów państwa z tytułu podatków o ponad 446 mln zł.

Pracownicy lubią ściągać

Pracodawca odpowiada za to, jakie oprogramowanie jest używane w jego firmie. Ale zapobieganie łamaniu prawa nie jest łatwe. W czasach Internetu ściąganie najrozmaitszych aplikacji nie sprawia problemów. Trudno jest zapanować nad tym, co pracownicy samowolnie instalują na swoich komputerach. Właśnie z winy pracowników wiele firm nieświadomie narusza prawo autorskie.

Co zatem ma robić przedsiębiorca, aby spać spokojnie? Przede wszystkim musi zachować umowy licencyjne, nośniki danych i wszystkie dokumenty dotyczące zakupu oprogramowania. Dowodem legalności jest faktura lub paragon i licencja. Trzeba też systematycznie sprawdzać, czy pracownicy nie instalują nielegalnych programów. W firmie powinna być wyznaczona osoba, która zajmuje się instalowaniem firmowego oprogramowania i nadzorem nad nim. Trzeba także podpisać pisemne porozumienie z pracownikami określające odpowiedzialność za instalowanie jakichkolwiek aplikacji bez zgody pracodawcy.

Przyda się audyt

Od czasu do czasu należy zrobić generalne porządki i przegląd użytkowanych aplikacji. Firmy rzadko potrafią samodzielnie zweryfikować, jakie oprogramowanie jest licencjonowane, czy liczba posiadanych licencji odpowiada stanowi faktycznemu. Dlatego dobrym pomysłem jest przeprowadzenie audytu legalności oprogramowania.

Wykonanie audytu, a później ścisłe wypełnianie zaleceń zawartych w raportach oraz wdrażanie zaleconych procedur zarządzania oprogramowaniem daje gwarancję pełnej legalności. Audyt taki można zamówić jako usługę w firmie zewnętrznej lub też wykonać go samodzielnie za pomocą specjalnych aplikacji, takich jak np. AuditPro, SoftwareCheck, LOG System. Można tez za darmo ściągnąć program ze strony Microsoftu.

– Aby jednak taki program zadziałał prawidłowo, wskazane jest choćby jednorazowe przeprowadzenie audytu. Chodzi o zebranie informacji o stanie faktycznym oraz o ustalenie właściwych procedur przy pomocy doświadczonego audytora – mówi Marek Kabat, specjalista do spraw ochrony praw autorskich w Agencji Hetman.

Z pewnością audyt zyska na popularności w związku z kontrolami skarbowymi. Dotąd nie tylko firmy, ale i urzędy nie przywiązywały dużej wagi do tego typu usług.

Według raportu „Zarządzanie oprogramowaniem w centralnej i lokalnej administracji publicznej w Polsce" przeprowadzonego przez Szkołę Główną Handlową na zlecenie BSA regularne audyty oprogramowania przeprowadza obecnie zaledwie 44 proc. placówek administracji publicznej. Na pytanie, czy organizacja ma licencję na każdy program zainstalowany na komputerach, połowa urzędów odpowiada twierdząco, ale reszta nie jest pewna, czy nie zdarzają się przypadki korzystania z oprogramowania bez licencji.

Opinie

Izabela Głowacka, Urząd Kontroli Skarbowej w Białymstoku:

Kontrole oprogramowania mogą być prowadzone jedynie w ramach kontroli rzetelności deklarowanych podstaw opodatkowania, nieujawnionych źródeł przychodów oraz niezgłoszonej do opodatkowania działalności gospodarczej. Jeśli chodzi o nowy zakres kontroli, będzie to sprawdzenie dokumentów uprawniających do korzystania z szeroko rozumianych praw własności intelektualnej. Organ kontroli skarbowej zawiadamia o zamiarze rozpoczęcia postępowania kontrolnego co najmniej z siedmiodniowym wyprzedzeniem. W tym czasie kontrolowany może przygotować wszelkie niezbędne dokumenty. Powinien okazać oraz udostępnić kontrolującym licencje, umowy, faktury oraz inne dowody zapłaty potwierdzające uprawnienie do korzystania z praw własności intelektualnej. Firmy, które używają nielegalnego oprogramowania, ponoszą przede wszystkim konsekwencje karne. W tych sprawach właściwym organem jest prokurator.