Licytacje elektroniczne to tryb wciąż niezbyt chętnie stosowany w polskich zamówieniach publicznych. W minionym roku wszczęto w nim zaledwie 0,17 proc. wszystkich postępowań. To wciąż niewiele, ale przyrost jest skokowy.
Dość wspomnieć, że jeszcze dwa lata wcześniej licytacje elektroniczne stanowiły zaledwie 0,05 proc. wszczętych postępowań.
Można się więc spodziewać, że z roku na rok coraz większa grupa urzędników będzie się przekonywała do tej formy udzielania zamówień. Powinni o tym pamiętać przedsiębiorcy. Jeśli nie zechcą składać ofert także w Internecie, mogą zostać pozbawieni przynajmniej części zleceń.
Są dwa powody wzrostu zainteresowania licytacją elektroniczną. Pierwszy to poszerzenie grupy zamówień, które mogą być udzielone w tej procedurze. Dzisiaj każde zamówienie poniżej tzw. progów unijnych może być udzielone w tym trybie, o ile jedynym kryterium oceny ofert będzie cena.
Drugi wiąże się z uruchomieniem przed dwoma laty darmowej platformy do e-licytacji przez Urząd Zamówień Publicznych. Dzięki niej nawet najmniejsza szkoła czy urząd gminy może bez ponoszenia kosztów zorganizować licytację. Jest to oczywiście tylko jedna z możliwości.
Niektóre urzędy, zwłaszcza te większe, jak chociażby Urząd Miasta Stołecznego Warszawy, postawiły na własne systemy informatyczne. Inni zamawiający, np. „sektorowi”, korzystają niekiedy z komercyjnych serwisów umożliwiających przeprowadzanie e-licytacji.
Zamawiający może skorzystać z licytacji elektronicznej przy wszystkich zamówieniach poniżej tzw. progów unijnych.
Aukcja elektroniczna
Od e-licytacji należy odróżnić aukcję elektroniczną. To nie jest osobny tryb udzielenia zamówienia, tylko coś w rodzaju dogrywki po tradycyjnym postępowaniu. Jeżeli jest ono prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego, ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem, to zamawiający może przewidzieć w ogłoszeniu przeprowadzenie e-aukcji.
Może do niej dojść tylko wówczas, gdy w papierowym postępowaniu złożono co najmniej trzy ważne oferty. Aukcja elektroniczna jest zawsze jednoetapowa. Można stosować kryteria inne niż cena, jeśli pozwalają one na automatyczną ocenę ofert.
Najczęściej jednak w e-aukcjach, podobnie jak w licytacjach, stosowana jest sama cena. Internetowy etap daje wykonawcom szanse na zmniejszenie proponowanych kwot. UZP udostępnia darmową platformędo przeprowadzania aukcji elektronicznych pod adresem: aukcje.uzp.gov.pl.
W grę wchodzą więc zarówno dostawy, usługi, jak i roboty budowlane. Chociaż przepisy nie stawiają tu barier, to nie wszystkie zlecenia powinny być udzielane w tym trybie. Nie przewiduje on bowiem specyfikacji istotnych warunków zamówienia.
Dlatego też przy bardziej skomplikowanych zamówieniach lepiej skorzystać z innego trybu konkurencyjnego i ewentualnie zakończyć go aukcją elektroniczną.
Chociaż wszystkie kluczowe informacje muszą znaleźć się w ogłoszeniu, którego zamieszczenie rozpoczyna postępowanie, to często zamawiający stosują metodę, która pozwala wyjść poza samą jego treść.
Przykład
W ogłoszeniu o remoncie budynku komunalnego zamawiający dość ogólnie opisuje przedmiot zamówienia, odsyłając do swojej strony internetowej, gdzie znajdują się m.in. przedmiary i specyfikacja techniczna wykonania.
Na tej stronie, o czym informuje w ogłoszeniu, zamieszcza też wzory dokumentów i oświadczeń, z których mogą skorzystać wykonawcy, aby wykazać się spełnianiem warunków.
W praktyce zdecydowanie najwięcej e-licytacji ogłasza się na dostawy o określonych standardach. Może to być zarówno zakup artykułów biurowych, jak i sprzętu komputerowego. Zdarzają się również e-licytacje na proste roboty budowlane (np. remonty) czy usługi (np. konserwatorskie).
Gdzie znaleźć ogłoszenie...
Jeśli e-licytacja ma się odbyć na darmowej platformie udostępnianej przez UZP, to ogłoszenia o niej należy szukać pod adresem internetowym: licytacje.uzp.gov.pl (dostęp po założeniu konta i zalogowaniu). Niektórzy zamawiający korzystają jednak z innych serwisów. Dlatego lepiej korzystać z Biulety-nu Zamówień Publicznych: portal.uzp.gov.pl . Znajdują się tam informacje o wszystkich e-licytacjach.
...i co można z niego wyczytać
Ogłoszenia o licytacjach są zazwyczaj bardziej rozbudowane niż w innych trybach, chociażby dlatego że muszą określać istotne elementy przyszłej umowy (bądź ogólne warunki umowy czy nawet jej wzór).
Poza tym ogłoszenie musi zawierać:
- nazwę (firmę) i adres zamawiającego,
- określenie trybu zamówienia,
- opis przedmiotu zamówienia,
- wymagania dotyczące rejestracji i identyfikacji wykonawców, w tym wymagania techniczne urządzeń informatycznych,
- sposób postępowania w toku licytacji elektronicznej, w szczególności określenie minimalnych wysokości postąpień,
- informacje o liczbie etapów licytacji elektronicznej i czasie ich trwania,
- termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w licytacji elektronicznej,
- termin otwarcia oraz termin i warunki zamknięcia licytacji elektronicznej,
- warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków,
- informację o oświadczeniach lub dokumentach, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu,
- termin związania ofertą,
- termin wykonania zamówienia,
- wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy,
- adres strony internetowej, na której będzie prowadzona licytacja elektroniczna.
Chociaż e-licytacja odbywa się w Internecie, to o tym, kto weźmie w niej udział, decydują tradycyjne, papierowe wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Muszą być do nich dołączone dokumenty potwierdzające spełnianie warunków (np. informacja z banku o posiadanych środkach lub zdolności kredytowej, jeśli zamawiający postawił warunek dotyczący sytuacji finansowej) i że wykonawca nie podlega wykluczeniu (np. zaświadczenie o niezaleganiu z podatkami czy składkami ZUS).
Uwaga!
Termin na składanie wniosków nie może być krótszy niż siedem dni.
Firmy, które spełnią warunki, są następnie zapraszane do składania ofert. Zamawiający musi zadbać o to, by mogły przystąpić do licytacji. Przykładowo na platformie udostępnianej przez UZP dodaje zakwalifikowanych wcześniej wykonawców do konkretnej licytacji. Dzięki temu, gdy już ona wystartuje, będą mogli składać swe oferty.
Jak licytować
O tym, jak wygląda e-licytacja, przesądza platforma, na jakiej jest ona prowadzona. W każdej przedsiębiorcy muszą rozpocząć od zalogowania się w systemie.
Uwaga!
Do wzięcia udziału w e-licytacji nie jest wymagany bezpieczny podpis elektroniczny.
Licytacja rozpoczyna się w wyznaczonym przez zamawiającego terminie (nie może być krótszy niż pięć dni od przekazania wykonawcom zaproszenia do składania ofert).
Po rozpoczęciu licytacji wykonawcy składają tzw. postąpienia. To nic innego jak oferta z kolejną ceną. Każdy z uczestników widzi, jaka kwota w danej chwili jest najniższa, i proponuje jeszcze korzystniejszą. Zdarzają się nawet takie licytacje, gdy przebicie następuje zaledwie o 1 zł. Oferta przestaje wiązać, gdy inny przedsiębiorca złoży korzystniejszą.
Uwaga!
W tym trybie cena jest jedynym kryterium oceny ofert.
W trakcie licytacji wykonawcy widzą na swoich monitorach, jakie miejsce zajmują. Znają też najkorzystniejszą z zaproponowanych cen, w związku z tym wiedzą, ile muszą zaproponować, aby ją przebić.
Do zakończenia licytacji jej uczestnicy są utajnieni w tym sensie, że żadna z firm nie wie, kto konkretnie złożył jaką ofertę.
W jednym bądź kilku etapach
Od wyboru zamawiającego zależy, czy licytacja zakończy się od razu czy nie. Licytacja jednoetapowa kończy się w określonym momencie.
Może to być wyznaczona godzina. Możliwe jest też jednak określenie czasu, po którym licytacja się kończy, jeśli nie zostaną złożone kolejne postąpienia.
Przykład
Zamawiający określił w ogłoszeniu, że licytacja będzie jednoetapowa i zakończy się, jeśli przez 15 minut żaden z uczestników nie złoży kolejnego postąpienia. Licytacja trwała trzy godziny, bo za każdym razem przed wyznaczonym kwadransem ktoś składał nową ofertę.
Dopiero gdy od kolejnego postąpienia upłynęło 15 minut i nikt nie zaproponował korzystniejszej ceny, licytacja automatycznie została zakończona.
Licytacja wieloetapowa toczy się niejako na raty. Po zakończeniu każdego z etapów eliminowani są z niego ci przedsiębiorcy, którzy nie złożyli kolejnych postąpień. Kolejni przechodzą do następnej fazy.
Bezpośrednio po zamknięciu licytacji elektronicznej zamawiający podaje, pod ustalonym w ogłoszeniu adresem internetowym, nazwę i adres jej zwycięzcy.
Czytaj też:
Zobacz więcej
»
»
»
Zobacz poradnik:
» Poradniki firmowe » Zamówienia publiczne » Mała firma w przetargach
