W archiwach mogą być przechowywane dane kluczowe dla firmy, czyli te, które wykorzystywane są w długim okresie, oraz te, które obowiązkowo trzeba przechowywać z uwagi np. na ustawę dotyczącą retencji danych.

To nie będą kopie bezpieczeństwa

Wszystkie dane muszą być właściwie skatalogowane i zindeksowane, co pozwala na łatwy dostęp do nich. Bardzo często przedsiębiorcy mylą kwestię właściwego archiwizowania danych z tworzeniem kopii bezpieczeństwa.

Tymczasem kopia zapasowa jest wykorzystywana w celu przywrócenia informacji utraconych w wyniku awarii lub błędu i zwykle zapisane powinny być na niej najbardziej aktualne dane, gromadzone przez najwyżej kilka tygodni lub miesięcy.

Archiwizacja danych służy natomiast ochronie starszych informacji i nie jest wykorzystywana w codziennych operacjach.

Błędy i zagrożenia

Podstawowe błędy większości firm w zakresie archiwizacji polegają na ich złym katalogowaniu lub jego braku. Prowadzi to do sytuacji, w której firma posiada terabajty danych i nie potrafi odnaleźć właściwych informacji lub też w ogóle nie jest w stanie ich odczytać.

Dostęp do danych archiwalnych nabiera ponadto coraz większego znaczenia w związku z rosnącą ilością przepisów, które nakładają obowiązek przechowywania i umożliwienia dostępu do wybranych dokumentów cyfrowych. Na wielu firmach ciąży bowiem prawny obowiązek ochrony kluczowych zasobów.

Wśród największych zagrożeń związanych z utratą danych z archiwów firmowych wymienia się obecnie błędy oprogramowania archiwizującego dane, awarie nośników, błędy człowieka, starzenie się systemów i nośników oraz katastrofy naturalne, takie jak szkody powstałe wskutek na przykład zalania urządzeń, pożaru bądź bardzo niskiej lub ekstremalnie wysokiej temperatury.

Trwałość nośników danych

Technologie przechowywania danych zmieniają się z roku na rok. Jednak nowsze nośniki danych, np. dyski twarde bądź pamięci przenośne, nie są tak trwałe, jak mogłoby się wydawać.

Mimo swej doskonałości technologicznej i coraz większych pojemności do dziś nie udało się stworzyć na tyle trwałych narzędzi, by zapisane na nich informacje mogły zostać bez problemu odczytane za 10 czy 15 lat.

Dużo urządzeń, na których dawno temu zapisano kluczowe dla przedsiębiorcy dane, wycofano już z użycia. Przy czym nie chodzi jedynie o usunięcie ich z firmy, lecz całkowite wycofanie z rynku.

Tymczasem wielu przedsiębiorców, w szczególności działających na polskim rynku od kilku lub kilkunastu lat, wciąż ma swoje cyfrowe archiwa zapisane w technologii, która obecnie uniemożliwia ich odczytanie.

Niestety, większość z nich nie zdaje sobie nawet sprawy z tego, że w razie konieczności skorzystania z archiwalnych informacji nie będą w stanie tego zrobić. Nie chodzi nawet o dane, które zapisane zostały 20 czy 30 lat temu, lecz te, które stworzone zostały pod koniec lat 90.

Dziś do najtrwalszych nośników należą dyski twarde. Jednak z uwagi na wysoki stosunek ceny do pojemności oraz koszt energii elektrycznej nie są one najlepszym rozwiązaniem dla firmowych archiwów. Dlatego też w firmach wciąż najpopularniejsze są taśmy magnetyczne >patrz ramka.

Co robić, by właściwie archiwizować

Właściwa archiwizacja danych nie polega na jednorazowym działaniu. Aby była skuteczna, powinna opierać się na długoterminowej strategii, jaką każda odpowiedzialna firma przyjmuje w trosce o bezpieczeństwo danych swoich i klientów.

Podstawowe procedury należy oprzeć na czterech działaniach.

Krok pierwszy: Zdefiniuj plan

Powodzenie planu projektu dotyczącego archiwizacji przechowywanych danych zależy od zidentyfikowania i zrozumienia możliwości firmy. Na początku dział odpowiedzialny za archiwizację danych powinien więc odpowiedzieć sobie na następujące pytania:

- jak wygląda struktura danych,

- czy wszystkie dane przechowywane w systemach zostały zidentyfikowane,

- czy firma ma doświadczenie w dostarczaniu rozwiązań w otoczeniu zupełnie różnych systemów,

- jaki jest cel danego projektu i dostępny budżet,

- czy występują prawne lub kontrolne wymagania co do terminów?

Rejestrowanie rodzajów nośników i ich stanu jest tak ważne, jak określenie, który rodzaj jest najbardziej odpowiedni w danym przypadku. Nawet w razie pozornie nieodwracalnego uszkodzenia nośnika (spowodowanego np. działaniem wody lub ognia) można poddać go procesowi odzyskiwania danych.

Zazwyczaj istnieje także możliwość zaaranżowania długookresowej polityki tworzenia kopii zapasowych. W razie uszkodzenia nośnika należy działać szybko, zanim rzeczywiście stanie się całkowicie bezużyteczny, np. z powodu korozji.

Jeśli przenoszone do nowych formatów lub na nowe nośniki dane nie mogą np. z powodów prawnych opuścić murów firmy, konwersja musi być przeprowadzona na miejscu. Definiowanie projektu, jego zakresu oraz identyfikacja zasobów technicznych i ludzkich jest czynnością, której nie można pominąć lub wykonać jedynie częściowo.

Krok drugi: Zanalizuj informacje

Przedsiębiorca powinien zidentyfikować zawartość nośników, aby później mógł podejmować decyzje dotyczące zbierania i niszczenia danych w celu osiągnięcia zgodności z wymogami prawa. W zależności od  potrzeb biznesowych skanowanie, katalogowanie lub indeksowanie nośników może pomóc w skupieniu uwagi na istotnych nośnikach.

Mimo że oprogramowanie do tworzenia kopii zapasowej systematycznie śledzi to, co jest zapamiętywane, szczegółowe informacje o aktualnej zawartości kopii zapasowej mogą być trudne do uzyskania. Typowym przykładem jest np. łączenie spółek.

Podczas procesu prawnego i procesu wydobywania danych wszystkie kluczowe, długoterminowe dane firmowe muszą zostać zbadane. Bez oryginalnego oprogramowania do  tworzenia kopii zapasowej lub wyposażenia w określone urządzenie nagrywające identyfikacja zawartości może okazać się największą przeszkodą i  jednym z najbardziej kosztownych elementów projektu.

Krok trzeci: Zarządzaj i udoskonalaj

Firmy regularnie tworzą kopie zapasowe przyrostowe (codziennie/co tydzień) i pełne (na koniec miesiąca). Mimo że jest to powszechna praktyka branżowa, w rezultacie tworzy się wiele kopii tych samych danych.

Bazując na poprzednich analizach i wiedzy przedsiębiorstwa o procedurach tworzenia kopii zapasowych, można nadal zbierać odpowiednie pakiety danych i – zakładając, że nie ma ograniczeń prawnych – wykasować duplikaty danych.

Jeśli dane te muszą zostać utrzymane, kopie zapasowe mogą być skonsolidowane przez przeniesienie ich na archiwa o większej pojemności. Niepotrzebne pliki systemowe mogą także zostać usunięte.

Krok czwarty: Sprawdź, czy firma musi konwertować dane

Opracowując strategię zarządzania danymi, przedsiębiorca może mieć potrzebę przenoszenia danych na nowe nośniki i/lub ich konwersję. Istotne jest przy tym zrozumienie stopnia kompleksowości zaangażowania działu IT w celu utrzymania projektu w terminie i w ryzach budżetu.

Niektóre z konwersji są proste i nie wymagają skomplikowanych działań. Należy do nich m.in. kopiowanie plików z jednej platformy komputerowej na drugą. Inne konwersje mogą wymagać większej wiedzy technicznej.

Na przykład przemysł kart płatniczych zgodnie wymaga ukrycia danych posiadacza karty w procesie przechowywania numerów kart kredytowych.

W tym wypadku ekspert w dziedzinie zarządzania danych może rozszerzyć i wyciągnąć zawartość, znaleźć numery posiadacza karty i zastosować znaki maskujące (takie jak X) na stosownych danych.

Komentuje:

Paweł Odor, główny specjalista polskiego oddziału Kroll Ontrack, firmy zajmującej się odzyskiwaniem i kasowaniem danych oraz informatyką śledczą

Dziś praca, zyski i działanie firm uzależnione są od szybkiego dostępu do informacji. Dotyczy to zarówno informacji wytworzonych w przeszłości, jak również danych, którymi firma operuje na co dzień. Praktyka pokazuje, że większość firm nie zarządza jednak swoimi archiwalnymi danymi we właściwy sposób, co w wielu przypadkach grozi brakiem dostępu do nich, ich utratą, a często poważnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi.

Skala problemu niewłaściwego korzystania z danych zapisanych w firmowych archiwach komputerowych bądź pominięcia kwestii tworzenia kopii bezpieczeństwa jest coraz większa.

Dlatego świadomość właściwego zarządzania nimi to jedna z podstawowych kwestii, na jaką powinni zwrócić uwagę przedsiębiorcy.

Do laboratoriów firm odzyskujących dane każdego roku zgłaszane są tysiące przypadków związanych z utratą bądź brakiem dostępu do kluczowych danych firmy. Najczęściej zdarza się tak w momencie, gdy dane zostały utracone w wyniku awarii bądź przypadkowego skasowania dokumentów i nie zostały stworzone ich kopie.

Bywa też, że firma korzystając z nowych technologii przechowywania danych, nie może odczytać swoich informacji zapisanych w starych systemach. Zwykle ostatnią deską ratunku pozostaje wtedy skorzystanie z usług specjalistów, którzy dysponują odpowiednią technologią odczytania plików. Problem właściwego zarządzania danymi rośnie wraz ze wzrostem ilości informacji przechowywanych w postaci cyfrowej.

Skanujemy dokumenty papierowe i przenosimy je do wersji elektronicznej. Często firma zapomina jednak o stosowaniu właściwych kryteriów opisu archiwów danych. W konsekwencji nie wiadomo, jaka jest ich zawartość.

Gdy nagle wystąpi potrzeba dotarcia do starych umów, dokumentacji przetargowych bądź pism związanych z prowadzonymi przez firmę bądź przeciwko niej sprawami sądowymi, problem staje się bardzo poważny.

Podobnych przypadków i związanych z nimi kosztów można uniknąć dzięki prostym, konsekwentnym działaniom i stworzeniu procedur zarządzania danymi w obrębie firmy, których dział IT powinien bezwzględnie przestrzegać.

Archiwa taśmowe

Wiele firm ma swoje archiwalne dane zapisane na taśmach magnetycznych.

Co prawda technologia ta zdobyła popularność kilkanaście lat temu, wciąż ma jednak swoich zwolenników wśród przedsiębiorców. Archiwa taśmowe, mimo że przewiduje się ich rychłe wycofanie zużycia i śmierć rynkową, wciąż mają się dobrze ipozostają jedną zdominujących kopalni danych, w tym kluczowych dokumentów biznesowych.

Przeprowadzone niedawno przez Enterprise Strategy Group badanie pokazuje, że 82 proc. organizacji wciąż stosuje popularne taśmy wswoich procedurach backupowych. Niektóre zfirm tworzą nawet kopie swoich starych dokumentów wyłącznie na taśmach. Rozmiar danych przechowywanych na offsite’owych nośnikach wzrasta, głównie zpowodu zwiększającej się ilości gromadzonych informacji cyfrowych.

Jak wskazują naukowcy, ilość ta może dochodzić nawet do jednego zetabajta. Niestety, bardzo często zdarza się, że stare archiwa taśmowe nie są kompatybilne z nowymi technologiami stosowanymi przez firmy.

Dlatego też tak ważna jest ciągła kontrola i uaktualnianie archiwów taśmowych, co pozwoli firmie na zabezpieczenie się w razie konieczności odczytania danych zapisanych na konkretnym typie taśmy archiwalnej. Eksperci zalecają także przenoszenie danych zapisanych w starych systemach taśmowych na nowsze nośniki.

Autor jest głównym specjalistą polskiego oddziału Kroll Ontrack, firmy zajmującej się odzyskiwaniem i kasowaniem danych oraz informatyką śledczą

Zobacz serwisy:

» Dobra Firma » Firma » Dane osobowe i dobra osobiste

» Dobra Firma » Firma » Nowe technologie