Jak wystartować w przetargu nieograniczonym

Tryb ten jest też najczęściej wykorzystywany do udzielania zamówień publicznych. Według ogłoszeń z Biuletynu Zamówień Publicznych w 2010 r. ponad 76 proc. umów zawarto właśnie po przeprowadzeniu przetargu nieograniczonego.

Często są w nim udzielane tańsze (tzw. podprogowe) zamówienia publiczne, dlatego mały lub średni przedsiębiorca, który chce pierwszy raz złożyć ofertę, z dużym prawdopodobieństwem trafi właśnie na przetarg nieograniczony.

Gdzie szukać specyfikacji

W przetargu nieograniczonym specyfikacja istotnych warunków zamówienia musi zostać opublikowana w Internecie.

Zamawiający udostępnia ją od  chwili zamieszczenia ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych czy Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. Przy  czym niekoniecznie musi to być strona internetowa zamawiającego. Ważne by adres miejsca, w którym zostanie opublikowana specyfikacja, był podany w ogłoszeniu.

Lokalny przedsiębiorca może oczywiście pofatygować się osobiście i wziąć papierową wersję. Tyle że zamawiający ma na jej przekazanie pięć dni. Przy  krótkich terminach składania ofert wykonawcom może nie wystarczyć czasu na ich przygotowanie i dostarczenie zamawiającemu.

Uważaj na zmiany

Z pobraniem specyfikacji w Internecie wiąże się jedno niebezpieczeństwo: zamawiający może ją zmienić. Jeśli przedsiębiorca nie zaktualizuje swojej oferty, grozi mu jej odrzucenie jako niezgodnej z treścią specyfikacji. Dlatego też warto zaglądać codziennie na stronę, na której opublikowano specyfikację. W  razie zmian zamawiający musi o nich tam poinformować.

Firmy, które pobiorą specyfikację w tradycyjnej formie, zostaną odrębnie poinformowane przez zamawiającego o dokonanych modyfikacjach. Pozostałe jednak nie mogą się tego domagać.

Każdy natomiast ma prawo zadawać pytania, jeśli jakieś postanowienie specyfikacji budzi jego wątpliwości. Nie ma na to zbyt wiele czasu. Zamawiający jest zobowiązany odpowiedzieć wyłącznie na te pytania, które wpłyną nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa terminu składania ofert. Na te, które dotrą do niego później, może, ale nie musi, udzielać odpowiedzi.

W przetargu nieograniczonym zamawiający udziela odpowiedzi na pytania nie później niż na sześć lub dwa dni przed upływem terminu składania oferty. Zależy to od wartości zamówienia. Krótszy termin obowiązuje przy przetargu o wartości poniżej tzw. progów unijnych .

Odpowiedzi na wszystkie pytania (bez informacji, kto je zadawał) są publikowane na stronie internetowej. Na piśmie trafiają tylko do tych, którzy pobrali specyfikację w wersji papierowej.

Wymagane wadium

W przetargach poniżej progów unijnych (125 tys., 193 tys. lub 4,845 mln euro) zamawiający może, ale nie musi, żądać wadium. W droższych jest to ustawowy obowiązek. Wadium może być wnoszone w:

- pieniądzu,

- poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, z tym że poręczenie kasy jest zawsze poręczeniem pieniężnym,

- gwarancjach bankowych,

- gwarancjach ubezpieczeniowych,

- poręczeniach udzielanych przez podmioty, które utworzyły specjalny fundusz poręczeniowy zasilany finansowo przez PARP.

Jeśli przedsiębiorca wnosi wadium w pieniądzu, powinien to zrobić przelewem na konto wskazane przez zamawiającego. Zgodnie z orzecznictwem Krajowej Izby Odwoławczej (np. KIO/UZP  942/09) wpłacenie gotówką lub przekazem pocztowym nie oznacza jednak konieczności wykluczenia wykonawcy.

Wadium pierwotnie miało zabezpieczać zamawiającego na  wypadek, gdyby przedsiębiorca z jakichś powodów nie chciał zawrzeć umowy. Od kilku lat wadium dużo częściej zatrzymuje się tym przedsiębiorcom, którzy nie złożyli wszystkich dokumentów lub też złożyli nieprawidłowe i później nie uzupełnili ich na żądanie zamawiającego. Dlatego, zanim przedsiębiorca zdecyduje się na start w przetargu, powinien dokładnie przeanalizować, czy dysponuje wszystkimi wymaganymi i aktualnymi dokumentami.

Termin składania ofert jest wyznaczany przez zamawiającego. Prawo zamówień publicznych wyznacza jednak minimalne terminy, których zamawiający nie może już bardziej skracać. Określa je art. 43 pzp.

Do kiedy złożyć ofertę

Zgodnie z nim termin na złożenie oferty nie może być krótszy niż:

- 7 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia w BZP (przy dostawach i usługach poniżej tzw. progów unijnych),

- 14 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia w BZP (przy robotach budowlanych poniżej progów unijnych),

- 40 dni od dnia przekazania ogłoszenia Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich (powyżej progów unijnych, jeśli ogłoszenie przesłano drogą elektroniczną),

- 47 dni od dnia przekazania ogłoszenia Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich (powyżej progów unijnych, jeśli ogłoszenie przekazano pisemnie).

Dwa ostatnie terminy mogą zostać skrócone w razie przekazania wstępnych ogłoszeń informacyjnych do 22 i 29 dni.

Uwaga!

Termin składania ofert wyznaczany jest nie tylko na konkretny dzień, ale i na godzinę. Spóźnienie się nawet o minutę oznacza, że oferta zostanie zwrócona przedsiębiorcy bez otwierania.

Nie ma znaczenia, że do spóźnienia doszło z powodu siły wyższej. Jeśli pracownik wiozący ofertę będzie miał po drodze kolizję z innym autem i z tego powodu się spóźni, to wykonawca bezpowrotnie straci szansę wzięcia udziału w przetargu. Aby uniknąć takich sytuacji, bezpieczniej jest składać ofertę z odpowiednim wyprzedzeniem.

Ceny są jawne

W otwarciu ofert (data i miejsce tej czynności są podane w specyfikacji) uczestniczyć może każdy zainteresowany. Zanim urzędnik dokona otwarcia, musi podać kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia. Jest to zabezpieczenie przed bezpodstawnym unieważnieniem przetargu.

Po otwarciu każdej z ofert zamawiający podaje nazwę przedsiębiorcy i informacje o zaproponowanej przez niego cenie, terminie wykonania zamówienia, okresie gwarancji i warunkach płatności.

Dogrywka po papierowym przetargu

Zamawiający może przewidzieć w ogłoszeniu przeprowadzenie po przetargu aukcji elektronicznej. Dojdzie do niej tylko wówczas, gdy w papierowym postępowaniu złożono co najmniej trzy ważne oferty. Aukcja elektroniczna jest zawsze jednoetapowa.