Trzeba zawiadomić firmę na 7 dni przed kontrolą

Zasady kontroli działalności gospodarczej przedsiębiorcy reguluje, co do zasady, rozdział 5 ustawy z 2 lipca 2004 o swobodzie działalności gospodarczej. Nowelizacja tego aktu prawnego z 19 grudnia 2008 zdecydowanie zwiększyła zakres ochrony przedsiębiorców przed uciążliwościami związanymi z czynnościami kontrolnymi.

Trzeba pamiętać, że  do ich prowadzenia u przedsiębiorcy  uprawnionych jest ponad 50 różnych urzędów.

Najpierw zawiadomienie

Przedsiębiorca musi mieć świadomość, że co do zasady organy kontroli muszą powiadomić go  o zamiarze wszczęcia kontroli prowadzonej przez niego działalności.  Reguły tej nie stosuje się, gdy:

- kontrola ma zostać prze-prowadzona na podstawie bezpośrednio stosowanych przepisów powszechnie obowiązującego prawa wspólnotowego albo na podstawie ratyfikowanej umowy międzynarodowej,

- przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego albo zabezpieczenia dowodów jego popełnienia,

- kontrola jakości paliw jest przeprowadzana na podstawie przepisów ustawy z  25 sierpnia 2006 o systemie monitorowania i kontrolowania jakości paliw,

- kontrola jest prowadzona w toku postępowania prowadzonego na podstawie przepisów ustawy z  16 lutego 2007 o ochronie konkurencji i konsumentów,

- przeprowadzenie kontroli jest uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska naturalnego,

- przedsiębiorca nie ma adresu zamieszkania lub adresu siedziby lub doręczanie pism na podane adresy było bezskuteczne lub utrudnione,

- zachodzi któryś z przypadków określonych w art. 282c ustawy z  29 sierpnia 1997  Ordynacja podatkowa.

Tak więc dla większości  przedsiębiorców kontrole powinny być wszczynane po uprzednim zawiadomieniu. Wyjątki, jak pokazuje lista, dotyczą określonej grupy przedsiębiorstw, rodzajów postępowań lub sytuacji związanych z prawem karnym, ewentualnie karnoskarbowym.

Po siedmiu dniach

Przedsiębiorca może podlegać kontroli  dopiero po upływie siedmiu dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia mu zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Oznacza to, że  w przypadku gdy kontrola nie zostanie wszczęta w terminie 30 dni od dnia doręczenia przedsiębiorcy zawiadomienia, będzie się mogła odbyć  dopiero po doręczeniu  kolejnego zawiadomienia.

Określone w ustawie terminy dają przedsiębiorcy czas na przygotowanie się do wizyty kontrolerów. Mają mu pozwolić na zebranie dokumentów i informacji, które będą przydatne w trakcie inspekcji.

Warto też wiedzieć, że przedsiębiorcy przysługuje prawo do złożenia wniosku o wszczęcie kontroli przed upływem siedmiu dni od dnia doręczenia zawiadomienia. Z takiego rozwiązania przedsiębiorca może skorzystać np. gdy termin kontroli koliduje z innymi zobowiązaniami firmy. Urzędy kontroli nie są zobowiązane do pozytywnego rozpatrzenia takiego wniosku przedsiębiorcy.

Książka u przedsiębiorcy

Każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do posiadania, prowadzenia i przechowywania w swojej siedzibie książki kontroli oraz upoważnień i protokołów kontroli. Książka  ma służyć przedsiębiorcy do dokumentowania liczby i czasu trwania kontroli jego działalności.  Może mieć formę zbioru dokumentów, może być też prowadzona elektronicznie. Istnieje ustawowe domniemanie, że dane zawarte w książce kontroli prowadzonej w formie elektronicznej znajdują potwierdzenie w dokumentach przechowywanych przez przedsiębiorcę.

Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej określa, że w książce kontroli powinny się znaleźć np. wpisy dotyczące:

- oznaczenia organu kontroli,

- oznaczenia upoważnienia do kontroli,

- zakresu przedmiotowego przeprowadzonej kontroli,

- daty podjęcia i zakończenia kontroli,

- zaleceń pokontrolnych oraz określenia zastosowanych środków pokontrolnych.

Powinny do książki kontroli trafić też uzasadnienia:

- braku zawiadomienia przedsiębiorcy o zamiarze wszczęcia kontroli,

- wszczęcia kontroli,

- zastosowanych wyjątków od zasad mających chronić przedsiębiorców przed  nadmierną uciążliwością kontroli,

- przedłużenia kontroli,

- przerwy w wykonywaniu czynności kontrolnych.

Ustawa zobowiązuje przedsiębiorców do dokonywania w książce kontroli wpisu informującego o wykonaniu zaleceń pokontrolnych bądź wpisu o ich uchyleniu przez organ kontroli lub jego organ nadrzędny albo sąd administracyjny.

Gdy kontrola zostaje wszczęta, przedsiębiorca jest obowiązany niezwłocznie okazać kontrolującemu książkę kontroli  albo kopie odpowiednich jej fragmentów lub wydruki z systemu informatycznego, w którym prowadzona jest książka kontroli, poświadczone przez siebie za zgodność z wpisem w książce kontroli. Książki kontroli przedsiębiorca nie musi okazywać, jeżeli jest to niemożliwe ze względu na udostępnienie jej innemu organowi kontroli. W takim wypadku przedsiębiorca jest zobligowany do okazania książki kontroli w siedzibie organu kontroli w terminie trzech dni roboczych od dnia zwrotu tej książki przez ten organ kontroli.

Ustawa nie przewiduje sankcji za nieokazanie książki kontroli. Co oczywiste, gdy przedsiębiorca jej nie okaże, urząd kontrolujący nie dokona w niej koniecznych wpisów. Nie ma to jednak znaczenia w stosunku do skuteczności podjętych czynności kontrolnych.

Organ jest oczywiście uprawniony do odnotowania w protokole kontroli faktu nieokazania książki kontroli przez przedsiębiorcę. Jest to z jego punktu widzenia  konieczne, choćby  dla celów dowodowych.

Należy  podkreślić, że funkcją książki kontroli jest gromadzenie informacji o czasie trwania  inspekcji, jej zakresie przedmiotowym oraz jej wynikach.  Na pewno trudno byłoby uzasadnić cel, jaki mógłby  mieć przedsiębiorca w utrudnianiu  dostępu  inspektorów do książki kontroli. Takie działanie może przynieść więcej szkody niż pożytku. Kontrolujący odniosą wrażenie, że  przedsiębiorca chce coś przed nimi ukryć.