[b] Jakie dokumenty musi złożyć spółka z o.o., aby uzyskać wpis zmiany wspólników w związku z zawarciem umowy sprzedaży udziałów? Czy sąd rejestrowy może rzeczywiście żądać, aby umowy sprzedaży udziałów znalazły się w aktach rejestrowych? Czy można się przed tym zasadnie bronić? [/b]– pyta czytelnik.

W myśl obowiązujących przepisów Krajowy Rejestr Sądowy jest jawny (art. 8 [link=http://akty-prawne.rp.pl/Dokumenty/Ustawy/2007/DU2007Nr168poz1186.asp]ustawy o KRS[/link]). Każda osoba ma prawo zapoznać się z informacjami na temat podmiotów gospodarczych. Wystarczy znaleźć numer KRS interesującego nas przedsiębiorcy i udać się do sądu rejonowego –wydziału gospodarczego prowadzącego rejestr. Po okazaniu dowodu osobistego akta rejestrowe zostaną nam w całości udostępnione.

Jednocześnie przedsiębiorcy mają prawny obowiązek dokonywania wpisów w rejestrze, w tym zmian ich dotyczących. Wymaga to złożenia pakietu formularzy i innych dokumentów, które są weryfikowane przez sąd rejestrowy.

Pojawia się pytanie, czy w takim razie przedsiębiorca może ochronić istotne dla niego informacje przed upublicznieniem, w szczególności w zakresie tajemnicy handlowej. W jakim zakresie sąd rejestrowy może kontrolować działania podejmowane w spółce, jeśli w ogóle ma takie uprawnienie?

Problem ten stał się w ostatnim czasie aktualny przede wszystkim w przypadku dokonywania transakcji zbycia udziałów przez spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Sądy rejestrowe (referendarze sądowi) coraz częściej żądają złożenia do akt rejestrowych umów sprzedaży udziałów. Spółki oponują, bo treść umów objęta jest tajemnicą handlową, zwłaszcza odnośnie do cen udziałów.

[srodtytul]Co trzeba dostarczyć[/srodtytul]

Postępowanie sądów należy uznać za prawnie nieuzasadnione. Spółka z o.o. jest zobowiązana zgłosić zmianę składu wspólników w terminie siedmiu dni od dnia zawarcia umowy zbycia udziałów.

Wymagane do zgłoszenia dokumenty to:

- wniosek o zmianę w postaci poprawnie wypełnionego formularza KRS-Z3;

- załącznik do wniosku o zmianę w postaci poprawnie wypełnionego formularza KRS-ZE;

- podpisana przez wszystkich członków zarządu nowa lista wspólników z wymienieniem liczby i wartości nominalnej udziałów każdego z nich (art. 188 § 3 k.s.h.).

Żaden inny dokument, w szczególności umowa zbycia udziałów, nie jest potrzebny, aby sąd dokonał wpisu zmiany w rejestrze.

Sąd rejestrowy dokonuje wyłącznie kontroli formalnej, w celu sprawdzenia, czy lista wspólników dołączona do wniosku została sporządzona zgodnie z przepisami [link=http://akty-prawne.rp.pl/Dokumenty/Ustawy/2000/DU2000Nr%2094poz1037a.asp]kodeksu spółek handlowych[/link] (art. 23 ust. 1 ustawy o KRS).

[srodtytul]Tylko uzasadnione wątpliwości[/srodtytul]

Co do zasady, sąd nie ma uprawnienia do badania, czy i kiedy doszło do skutecznego zbycia udziałów. Wpis zmiany danych wspólników spółki z o.o. ma charakter deklaratoryjny.

Stwierdza tylko fakt, że dane wspólników się zmieniły. Oznacza to, że umowa jest już ważna z chwilą zawarcia, o ile zostanie podpisana w formie pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi (art. 180 k.s.h.).

Wyjątek od tej zasady stanowi przepis art. 23 ust 2 ustawy o KRS, który uprawnia sąd do badania, czy zgłoszone dane są zgodne z rzeczywistym stanem, jeżeli ma w tym względzie uzasadnione wątpliwości.

Zatem tylko obiektywnie istniejąca wątpliwość, którą sąd uzasadni, daje podstawę, by żądać od spółki przedstawienia umowy zbycia udziałów. Jest to granica kontroli merytorycznej, której sąd rejestrowy nie może przekroczyć na podstawie jakiegokolwiek powszechnie obowiązującego przepisu prawa.

[srodtytul]Zwyczaj sądowy[/srodtytul]

W praktyce sądy najczęściej nie przedstawiają uzasadnionych wątpliwości. Żądanie złożenia umowy zbycia udziałów pojawia się zwykle w trybie zobowiązania do uzupełnienia braków wniosku.

Należy pamiętać, że ta wątpliwość stanowi obiektywnie istniejącą konkretną okoliczność, której występowanie sąd musi należycie uzasadnić. Przy czym powinna ona istnieć wcześniej. Nie może mieć charakteru następczego.

Zdarza się, że w razie odmowy złożenia umowy przez spółkę sąd dopiero „kreuje” istnienie jakiejś bliżej nieokreślonej wątpliwości. Nie można w toku postępowania rejestrowego nagle zażądać umowy, jedynie powołując się na art. 23 ust. 2 ustawy o KRS.

Niekiedy sądy próbują wskazywać – nieprawidłowo – inne podstawy prawne żądania, na przykład art. 38 pkt 8c ustawy o KRS.

Przepis ten stanowi, że w dziale pierwszym rejestru przedsiębiorców w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością zamieszcza się dane dotyczące wspólników posiadających samodzielnie lub łącznie z innymi co najmniej 10 proc. kapitału zakładowego oraz ilość posiadanych przez tych wspólników udziałów i łączną ich wysokość.

Z tego przepisu należy wywnioskować jedynie, że nie ma obowiązku ujawniania w rejestrze „małych wspólników”. Wiedzę o składzie wspólników sąd czerpie z listy wspólników. Umowy zbycia udziałów są zbędne w tym celu.

Co ciekawe, sądy zaczęły także powoływać się na rzekomy „zwyczaj sądowy”, zgodnie z którym istnieje wymóg składania jakichś dodatkowych dokumentów do akt rejestrowych. De lege lata, taki zwyczaj nie jest źródłem prawa i nie może rozstrzygać o obowiązkach rejestrowych przedsiębiorcy.

[srodtytul]Dobrowolne złożenie[/srodtytul]

Do szczególnej sytuacji może dojść wtedy, gdy spółka z o.o. dobrowolnie złoży umowę zbycia udziałów jako załącznik do wniosku o zmianę wpisu. Takie przypadki zdarzają się w praktyce. Wówczas sąd dokona formalnej oceny tej umowy (art. 23 ust. 1 ustawy o KRS) i jeżeli jej forma będzie niewłaściwa, nie dokona wpisu.

Będzie miał również możliwość powzięcia uzasadnionych wątpliwości co do przeprowadzonej transakcji w związku z treścią ujawnionego kontraktu.

Podobny stan faktyczny stanowił podstawę wyroku Sądu Najwyższego, wydanego jeszcze w czasach obowiązywania kodeksu handlowego, aktualnego w obecnym stanie prawnym.

Sąd Najwyższy wskazał, że sąd rejestrowy może odmówić wpisu zmiany danych wspólników, jeżeli zgłoszona zmiana opiera się na nieważnej umowie zbycia udziałów, gdy spółka tę umowę udostępni wraz z wnioskiem o zmianę [b](wyrok SN z 22 września 1993 r., II CZP 118/93)[/b].

Orzeczenie to – czasem powoływane przez sądy rejestrowe – nie dotyczy więc w ogóle sytuacji, w których sąd wzywa do przedłożenia umowy.

Czy warto kwestionować orzeczenia referendarzy sądowych lub sądów nakładające na spółki z o.o. obowiązek złożenia umowy sprzedaży udziałów? Na pewno tak.

Praktyka pokazuje, że skargi na orzeczenia referendarzy z odpowiednio dobraną argumentacją prawną odnoszą zamierzony skutek. W razie nieuwzględnienia takiej skargi pozostaje środek odwoławczy w postaci apelacji.

[ramka][b]Nie można wykraczać poza przepisy[/b]

Ustawodawca nie wyposażył sądów rejestrowych w szczególne instrumenty prawne, które pozwoliłby w większym zakresie kontrolować poczynania spółek. Nietrafne jest też powoływanie się niekiedy przez sądy na dbałość o dobro i pewność obrotu gospodarczego oraz interesy osób trzecich.

Wartości te są chronione za pomocą środków cywilnoprawnych i administracyjnoprawnych. Już choćby ustawa o KRS przewiduje odpowiedzialność odszkodowawczą podmiotu, którego ujawnione dane są niezgodne z rzeczywistym stanem rzeczy (art. 18 ustawy o KRS).

Każdy uczestnik obrotu, a w szczególności podmioty profesjonalne (przedsiębiorcy) mają obowiązek działania z należytą starannością i nie jest rolą sądu rejestrowego dbać o dobro obrotu gospodarczego w stopniu większym, aniżeli wynika to z przepisów prawa.[/ramka]

[i]Autorka jest aplikantem radcowskim w Misiewicz, Mosek i Partnerzy Kancelaria Radców Prawnych[/i]

[ramka] [b]Czytaj też: [link=http://www.rp.pl/artykul/536784.html]Umowa sprzedaży udziałów w aktach KRS: niedobra praktyka[/link][/b] [/ramka]