[b]- Od trzech miesięcy nie jestem już pracownikiem firmy X. Ostatnio, zupełnie przypadkowo, odkryłem, że w dalszym ciągu aktywny jest adres poczty elektronicznej, którym posługiwałem się służbowo (składający się z mojego imienia, nazwiska i nazwy firmy). Czy takie działanie mojego byłego pracodawcy jest uprawnione?[/b] – pyta czytelnik.
W świetle przepisów [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=2CBA76DBF98901DC89BC6506467F0970?id=166335]ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.)[/link] o legalności przetwarzania danych osobowych można mówić wówczas, gdy zachodzi jedna z przesłanek określonych w art. 23 ust. 1. I tak jest to dopuszczalne tylko wtedy, gdy:
- osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę,
- jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa,
- jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie tej osoby,
- jest niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego,
- jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratora danych albo odbiorców danych a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą.
Zakładając, że po rozwiązaniu stosunku pracy pracownik nie wyraził zgody na dalsze przetwarzanie danych, wydaje się, że sprawa jest oczywista. Firma nie ma prawa w dalszym ciągu pozostawiać aktywnego adresu e-mailowego. Przy tym trudno byłoby tu wskazać inne ewentualne przesłanki wymienione w art. 23 ustawy, w szczególności jakiś prawnie usprawiedliwiony cel przedsiębiorcy.
[b]Warto w tym miejscu powołać się na decyzję generalnego inspektora danych osobowych, która dotyczyła podobnej sprawy (DOLiS/DEC-515/09). [/b]
[ramka] [b]Zobacz:[link=http://www.rp.pl/artykul/103406,589327-Wyjasnienia-GIODO-dotyczace-mozliwosci-przetwarzania-danych-osobowych-bylego-pracownika-.html] Uzasadnienie decyzji GIODO dotyczącej możliwości przetwarzania danych osobowych byłego pracownika przez pracodawcę[/link][/b][/ramka]
Służbowy adres e-mailowy został stworzony w ściśle określonym celu, jakim jest kontakt pracownika z klientami i kontrahentami przedsiębiorcy, a zatem związanym i wynikającym ze stosunku pracy. Po jego ustaniu także ten cel ustał.
A zgodnie z art. 26 ustawy dane mogą być zbierane dla oznaczonych, zgodnych z prawem celów. Ponadto nie powinny być przetwarzane niezgodnie z tymi celami i muszą być poprawne merytorycznie i adekwatne w stosunku do celów, w jakich są przetwarzane.
W opisywanym przykładzie dochodzi do naruszenia tych norm. Cel ustał. Dane nie są aktualne i poprawne, ponieważ sugerują, że dana osoba jest nadal pracownikiem firmy. Ponadto ich przetwarzanie narusza prawa i wolność osoby, której dotyczą.
Cytując wspomnianą decyzję, ciągła aktywność a zarazem możliwość przesłania wiadomości na aktywny adres e-mail pośrednio utożsamia osobę z firmą, co daje fałszywy obraz rzeczywistości.
Poza tym osoba, do której, zgodnie z jej identyfikatorem zawartym w adresie, kierowana jest korespondencja, nie ma możliwości zapoznania się z nią, co z kolei stanowi przejaw naruszenia jej wolności, prawa do komunikowania się oraz ochrony jej korespondencji.
Reasumując, należałoby zgłosić się do byłego pracodawcy z żądaniem usunięcia tych danych, a w razie odmowy zwrócić się o pomoc do GIODO.
