Książka kontroli: Wpisu dokona inspektor

Książka kontroli jest obowiązkowa od momentu startu w biznes. O tym jak ma wyglądać, decydują przepisy ustawy o swobodzie działalności gospodarczej.

[srodtytul]Zawsze w siedzibie[/srodtytul]

Art. 81 ust. 1 ustawy [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?n=1&id=345827]o swobodzie działalności gospodarczej[/link] mówi wyraźnie, że przedsiębiorca jest obowiązany prowadzić i przechowywać w swojej siedzibie książkę kontroli. Musi też gromadzić upoważnienia i protokoły przeprowadzanych u niego kontroli.

Zdaniem Departamentu Regulacji Gospodarczych Ministerstwa Gospodarki literalne brzmienie art. 81 ust. 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej wyraźnie wskazuje na papierową formę takiej książki. Co więcej, wpisy do książki (prowadzonej w wersji papierowej) dokonywane są wyłącznie przez organ kontrolujący (o wyjątkach piszemy dalej).

[b]Nie jest określone, jak długo należy trzymać książkę i inne dokumenty pokontrolne. Należy więc uznać, że robi się to bezterminowo, czyli do końca istnienia przedsiębiorstwa.[/b]

Taki tom okazuje się inspektorowi obowiązkowo przy każdej wizycie, niezależnie od tego czy została ona zapowiedziana czy nie. Prowadzący kontrole zapoznają się z treścią książki i mogą skorzystać z ustaleń, które zostały poczynione wcześniej przez inne organy.

Nie zawsze jest to możliwe, choćby w sytuacji gdy firma ma kilka sklepów w różnych miejscach w kraju (książkę przedsiębiorca ma obowiązek przechowywać w swojej siedzibie). Dlatego ustawa dopuszcza również okazanie kopii odpowiednich fragmentów książki lub wydruków z systemu informatycznego poświadczonych przez przedsiębiorcę za zgodność z wpisem w książce kontroli.

Warto też wiedzieć, że w sytuacji gdy książka jest udostępniana jednemu organowi kontroli, przedsiębiorca nie musi jej natychmiast okazywać następnemu sprawdzającemu. Ma obowiązek to zrobić dopiero w ciągu trzech dni roboczych od dnia zwrotu tej książki przez przetrzymujących ją wcześniej inspektorów.

Powinno to jednak zdarzać się wyjątkowo, ponieważ ustawa o swobodzie działalności gospodarczej zakłada prowadzenie w tym samym czasie tylko jednej kontroli w firmie.

[srodtytul]Na trzy sposoby[/srodtytul]

Z ustawy wynika, że książkę można prowadzić w trzech różnych formach, choć szczegóły nie są dokładnie określone. Może to być zeszyt, zwykły lub specjalnie do tego celu dostosowany (na rynku jest ich cała gama). Książka może też mieć formę zbioru dokumentów.

To znaczy, że np. w biurowej teczce albo segregatorze zbiera się i porządkuje kolejno otrzymywane protokoły, zalecenia itp., a także – jak należy rozumieć – sporządzone przez siebie notatki, dotyczące np. wykonania zaleceń pokontrolnych.

Zgodnie z przepisami książka kontroli może również mieć formę elektroniczną. Ustawa nie narzuca przy tym żadnego systemu, w którym powinna być prowadzona. Decyzja o jego wyborze należy do przedsiębiorcy. W Internecie są wzory wirtualnych dokumentów. Przepisy nic nie mówią o konieczności opatrywania ich bezpiecznym podpisem elektronicznym.

[b]Uwaga! [/b]Zgodnie z wyjaśnieniami resortu gospodarki taką książkę można prowadzić nie zamiast, ale oprócz książki prowadzonej w formie papierowej.

[srodtytul]W obronie własnej[/srodtytul]

Posiadanie kompletnej książki stało się też ważnym orężem w walce o prawa przedsiębiorców.

W ten sposób mogą oni wykazać, że zastosowali się do zaleceń pokontrolnych albo że czas trwania danej kontroli w firmie powinien się skończyć, ponieważ inspekcja wykorzystała już swój limit na sprawdzanie ich działalności.

[srodtytul]Co wpisze inspektor...[/srodtytul]

Inspektor podaje oznaczenie organu, który reprezentuje, oraz upoważnienie do kontroli, również jej zakres przedmiotowy i daty podjęcia i zakończenia. Wpisuje też zalecenia pokontrolne i określenie zastosowanych środków pokontrolnych.

Takie wpisy pojawią się zawsze, gdy firma jest sprawdzana. Niekiedy konieczne są także wpisy dodatkowe:

- uzasadnienie braku zawiadomienia przedsiębiorcy o zamiarze wszczęcia kontroli, jeśli do tego doszło;

- uzasadnienie wszczęcia kontroli dokonywanej po okazaniu legitymacji służbowej na podstawie przepisów szczególnych; może ona dotyczyć jedynie tych sytuacji, gdy czynności kontrolne są niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego albo zabezpieczenia dowodów jego popełnienia, a także gdy przeprowadzenie kontroli jest uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska naturalnego;

- uzasadnienie zastosowanych przez kontrolera wyjątków dotyczących niezawiadamiania o zamiarze wszczęcia kontroli, obecności przedsiębiorcy lub osoby upoważnionej przy czynnościach kontrolnych, prowadzeniu kilku kontroli naraz u jednego przedsiębiorcy, a także o ograniczeniu jej czasu;

- uzasadnienie przedłużenia kontroli z przyczyn niezależnych od organu, a także uzasadnienie przedłużenia kontroli, gdy w toku kontroli ujawniono zaniżenie zobowiązania podatkowego lub zawyżenie straty przekraczające równowartość 10 proc. kwoty zadeklarowanego zobowiązania podatkowego lub straty albo ujawnienie niezłożenia deklaracji pomimo takiego obowiązku;

- uzasadnienie czasu trwania przerwy niezbędnej do przeprowadzenia badań próbek (produktu lub kontrolnej), jeżeli jedyną czynnością kontrolną po otrzymaniu wyniku badania próbki będzie sporządzenie protokołu kontroli.

[srodtytul]...a co przedsiębiorca[/srodtytul]

Uprawnienia przedsiębiorcy, jeśli chodzi o wpis do papierowej książki, są znacznie skromniejsze. Ma on jedynie prawo i obowiązek dokonać wpisu informującego o wykonaniu zaleceń pokontrolnych. Informuje także o ich uchyleniu przez organ kontroli lub nadrzędny nad nim albo przez sąd administracyjny.

Jeżeli jednak firma prowadzi dodatkowo książkę w formie elektronicznej, to przedsiębiorca sam dokonuje wpisów do niej i aktualizuje dane w niej zawarte. Dane zawarte w elektronicznej książce kontroli powinny znajdować swoje potwierdzenie w dokumentach przechowywanych przez przedsiębiorcę, to znaczy w książce kontroli prowadzonej w wersji papierowej.

Organy kontrolne w ogóle nie dokonują wpisów w elektronicznej książce kontroli.

[ramka][b]Kontrola sanitarna razem z innymi[/b]

Niektórzy przedsiębiorcy pytają o obowiązek posiadania książki kontroli sanitarnej przy prowadzeniu restauracji czy sklepu spożywczego.

Do niedawna inspektorzy [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=23360EE73419289D524B4127312267F0?id=340622]sanitarni wpisywali swoje uwagi w odrębnym zeszycie. Jednak przepisy nowelizujące ustawę o bezpieczeństwie żywności i żywienia oraz niektóre inne ustawy (DzU z 2010 r. nr 21, poz. 105)[/link] uchyliły od 11 marca 2010 r. obowiązek posiadania i prowadzenia książki kontroli sanitarnej. Wynika to z art. 3 pkt 3 tej regulacji.