Systemy informatyczne dla kadr i płac

Systemy informatyczne dla działów kadr i płac są coraz bardziej wszechstronne, obsługują coraz więcej spraw. I są coraz droższe. Wymagają dużych nakładów na wdrożenie, obsługę, szkolenia. Dlatego firmy chętnie wypożyczają oprogramowanie kadrowo-płacowe za miesięczny abonament (Software as a Service) lub powierzają obsługę HR firmie zewnętrznej (outsourcing).

To drugie rozwiązanie pozwala na korzystanie z nowoczesnych systemów, zbyt kosztownych, by mogły być kupione przez firmę z sektora MSP. Decyzji o zewnętrznej obsłudze kadr i płac nie wolno jednak podejmować pochopnie. Nie dla każdego jest to bowiem rozwiązanie optymalne. W systemach ERP wspomagających zarządzanie przedsiębiorstwem znajdują się moduły HR.

– Systemy ERP nie są tworzone pod kątem zarządzania kapitałem ludzkim. Wszelkie funkcje z tym związane powstają niejako przy okazji i są szczątkowe. W zupełności jednak wystarczą organizacji, w której HR jest tylko koniecznym dodatkiem do działu kadr – mówi Piotr Skotnicki, dyrektor Centrum Kompetencyjnego mHR w BPSC.

Jak wynika z badań, zapotrzebowanie na samodzielne programy kadrowe dużo bardziej rozbudowane niż zwykłe moduły w systemach ERP jest coraz większe. Systemy te są nazywane HCM (Human Capital Management, czyli zarządzanie kapitałem ludzkim).

Są to jednak rozwiązania przeznaczone raczej dla dużych przedsiębiorstw, choć małe i średnie też zaczynają się nimi interesować. Oprócz tradycyjnych spraw kadrowych obsługują one także tak zwany miękki HR, czyli m.in. szkolenia, motywowanie pracowników, ocenę kompetencji i efektywności, zarządzanie przez cele.

[srodtytul]Zarządzanie kompetencjami i szkolenia[/srodtytul]

To, z jakiego rozwiązania skorzysta firma, zależy od jej potrzeb. – Jeśli służby personalne zajmują się głównie funkcjami administracyjnymi, wystarcza im tzw. twardy HR (Kadry – Płace). Na drugim biegunie są podmioty, które, budując strategię, uwzględniają w niej także procesy personalne.

Mają one naturalną potrzebę korzystania z HR-owych narzędzi informatycznych, zwłaszcza że wdrożenie systemu automatyzuje i ułatwia wykonywanie zadań administracyjnych – uważa Jerzy Bednarek z SAP.

Systemy do obsługi miękkiego HR są szczególnie istotne tam, gdzie kompetencje pracowników stanowią istotny czynnik konkurencyjności firmy; również wtedy, gdy trudno jest wyszkolić, utrzymać i zastąpić specjalistów.

Ze wszystkich zaawansowanych opcji zarządzania miękkim HR na razie korzysta niewiele przedsiębiorstw, ale zainteresowanie jest duże. Według dostawców oprogramowania 99 proc. firm szukających pakietu kadrowo-płacowego pyta o takie rozwiązania.

Jak twierdzi Michał Rupik z Infovide-Matrix, wybór funkcji zależy nie tyle od tego, czy przedsiębiorstwo jest małe, średnie czy duże, ile od prowadzonej polityki kadrowej. Na ogół jest jednak tak, że małe i średnie firmy potrzebują twardego HR obejmującego zarządzanie strukturą organizacyjną, administrowanie kadrami, rozliczanie czasu pracy, wynagrodzeń, raportowanie.

Natomiast dużym przedsiębiorstwom oprócz twardego HR przydają się również elementy związane z rozwojem pracowników, od zarządzania kompetencjami poprzez szkolenia do rekrutacji.

[srodtytul]Automatyzacja pracy działu[/srodtytul]

Niezbędne funkcje, czyli takie, bez których obsługa szeroko rozumianego HR jest niemożliwa, wynikają z prawa pracy. Należą do nich: obsługa kartoteki kadrowej (ewidencja danych pracowniczych), emisja dokumentów pracowniczych i sprawozdań, ewidencja i rozliczanie czasu pracy, obsługa ZFŚS (funduszu socjalnego) oraz płac. To wszystko jest potrzebne w każdej firmie, niezależnie od jej wielkości. Wymagania wobec systemów kadrowych rosną oczywiście wraz ze wzrostem liczby pracowników.

Sprawnie działające systemy informatyczne klasy HCM (zarządzanie kapitałem ludzkim) umożliwiają automatyzację pracy działu kadrowo-płacowego.

– Do korzyści z wdrożenia oprogramowania obsługującego zarówno miękki, jak i twardy HR należy zaliczyć m.in. gwarancję bezpieczeństwa, możliwość analizowania kosztów wynagrodzeń, dokładne ewidencjonowanie czasu pracy, indywidualne zarządzanie limitami nieobecności poszczególnych pracowników – mówi Edyta Kozek z Comarchu.

– Istotną korzyścią jest także zmniejszenie kosztów i skrócenie czasu obsługi procesów kadrowo-płacowych. Regularna aktualizacja oprogramowania daje gwarancję, że wszystko jest robione zgodnie z przepisami prawa, co jest szczególnie istotne w obszarze kadr i płac.

Na krajowym rynku oprogramowania HCM i HR działa wielu dostawców. Spośród globalnych firm obecne są takie firmy, jak Oracle, SAP (SAP HR) czy IFS (pakiet IFS Płace został stworzony w Polsce). Korporacje oferują duże systemy HCM.

Natomiast w zasadzie wszystkie firmy produkujące aplikacje do zarządzania proponują moduły HR. Dotyczy to zarówno producentów globalnych, jak i lokalnych. Wymienić można m.in. Macrologic, Comarch, BPSC, Insert, Simple, Sage, Asseco BS (SAFO HR), Streamsoft.

Wiele rozwiązań kadrowych wdraża firma DST, która się w tym specjalizuje. Stworzyła i rozwija AX People, moduł kadrowo-płacowy będący elementem Microsoft Dynamics AX, oraz aplikację BaaN HR (Baan – obecnie Infor).

[srodtytul]Korzyści z usług zewnętrznych[/srodtytul]

Coraz częściej informatyczną obsługę pracowników powierza się firmom zewnętrznym. Jest to nie tylko outsourcing płac i administracji kadrami, ale też coraz częściej outsourcing zarządzania wynagrodzeniami, świadczeniami, rekrutacją, szkoleniami i innymi, tzw. miękkimi procesami.

Korzyści z outsourcingu to: obniżenie kosztów (ale nie zawsze), dostęp do nowoczesnych rozwiązań, zmniejszenie ryzyka związanego z błędami w działaniu systemu i jego awariami. Poza tym firma nie musi dbać o serwis i dostosowywanie go do zmian przepisów. Najwyżej zmienia zakres danych przekazywanych firmie świadczącej outsourcing.

Z badań firmy Towers Perrin wynika, że przedsiębiorstwa, które zdecydowały się na outsourcing, wśród korzyści wymieniają przede wszystkim zmniejszenie kosztów, możliwość skupienia się na działaniach strategicznych w HR oraz poprawę jakości obsługi procesów.

Outsourcing najlepiej sprawdza się w firmach, w których częstotliwość i skala zmian nie jest wielka. Przy dużej zmienności koszty dostosowania mogą być poważną przeszkodą.

Problemy mogą pojawić się też wtedy, gdy firma będzie chciała zrezygnować z usług. Wtedy cała konfiguracja systemu pozostaje u dostawcy. Jeśli ma być dalej używany, musi być ponownie wdrożony.

Praktycy ostrzegają także przed ubocznymi efektami outsourcingu niezwiązanymi bezpośrednio z technologią. Mówią, że wiedza pracowników działu personalnego może mocno się skurczyć, bo ich jedynym zadaniem będzie wprowadzanie informacji.

[ramka][b]Gdy o sukcesie decydują ludzie

Komentuje Anna Węgrzyn, kierownik projektu mHR w BPSC[/b]

Decyzja o oddaniu HR w outsourcing wymaga dogłębnej analizy. Powinna ona dotyczyć nie tylko organizacji usług, ale też otoczenia, konkurencji, lokalnego rynku pracy, rynku usług outsourcingu HR.

Pracodawca musi zaakceptować fakt, że jego pracownicy, ich kwalifikacje, kompetencje, motywacje są oceniane i opisywane przez firmę zewnętrzną. Natomiast pracownik musi mieć świadomość, że dotykają go różne działania związane z jego rolą w organizacji, o których nie zawsze może porozmawiać z bezpośrednim przełożonym czy z firmowym działem HR, bo to „działka” firmy zewnętrznej.

Jeżeli o sukcesie naszego przedsiębiorstwa decydują ludzie, ich wiedza, umiejętności, motywacja, przedsiębiorczość, to gdy pojawia się jeszcze jedno ogniwo w procesie zarządzania, może się zdarzyć, że cele i oczekiwania przedsiębiorstwa rozminą się z tym, co zechcą mu zaoferować pracownicy.