Co czwarta firma z sektora M&P musi często kontaktować się z zagranicznymi partnerami. Komunikacja e-mailowa i telefoniczna nie jest tak wydajna jak spotkanie twarzą w twarz.

Z badań psychologicznych wynika, że w dużym stopniu porozumiewamy się pozawerbalnie. Według amerykańskiego psychologa Raya Birdwhistella tylko 35 proc. informacji przekazujemy słowami. Jeśli nie widzimy osoby, z którą rozmawiamy, nie odczytamy wielu sygnałów. A w biznesie niedomówienia mogą powodować problemy. Dlatego jeśli osobisty kontakt jest niemożliwy, lepsza od telefonu będzie wideokonferencja.

– Systemy wideokomunikacji znajdują różne zastosowanie. Zarząd organizuje wirtualne spotkania menedżerów, dział handlowy omawia strategię i spotyka się z klientami na odległość, dział HR prowadzi szkolenia wewnętrzne dla pracowników i zdalną rekrutację, dział marketingu pracuje nad nowymi akcjami promocyjnymi, dział badań i rozwoju wspólnie przygotowuje projekty – mówi Grzegorz Arent z Polycomu.

[b]Systemy wideokonferencyjne mogą być też używane podczas konferencji prasowych, transmisji walnych zgromadzeń akcjonariuszy i spotkań z inwestorami. Można też uzyskiwać informacje zwrotne od dostawców i przekazywać je w czasie rzeczywistym wprost do hali produkcyjnej. [/b]

W Zakładach Produkcji Znaków Drogowych WIMED za pomocą wideokonferencji wspólnie z austriackim partnerem ustala się szczegóły techniczne projektów.

Kolejną branżą, która odkryła możliwości systemów wideo-konferencyjnych, jest służba zdrowia. Systemy takie pozwalają na zdalne konsultacje, także podczas zabiegów chirurgicznych. Na przykład 17 maja 2010 r. uczestnicy Bieszczadzkiej Konferencji Naukowej mogli śledzić w czasie rzeczywistym trzy operacje artroskopowe odbywające się w szpitalu im. św. Rodziny w Rudnej Małej. Dzięki wideotransmisji można też prowadzić efektywne szkolenia.

Firma Volkswagen wykorzystała technologię wideo do przeszkolenia kilkuset przedstawicieli handlowych w zakresie najnowszych technik naprawy. W rezultacie o połowę skrócono czas standardowych napraw, a skomplikowanych – trzykrotnie.

[srodtytul]Drogi sprzęt, wysoka jakość[/srodtytul]

Jeszcze niedawno do wideo-konferencji były używane wyłącznie drogie połączenia ISDN (technologia wykorzystująca tradycyjną infrastrukturę sieci telefonicznej PSTN do usług cyfrowych). Obecnie do komunikacji wideo można używać łączy internetowych. Dzięki temu jest ona dostępna dla każdej firmy.

W sieci IP stałe koszty związane z wideokonferencjami są minimalne. Ograniczają się do wydatków na serwis i pomoc techniczną. Transmisja wymaga jednak łączy o dużej przepustowości.

Wideokonferencje można realizować na różne sposoby. Najdroższy jest zakup sprzętu do sal konferencyjnych. Potrzebne są kamera, mikrofon, ekran, głośnik i kodek, który przekształca obraz i dźwięk w sygnał cyfrowy, kompresowany i wysyłany przez sieć.

Ruchome obrazy zawierają ogromną ilość danych (jedna sekunda obrazu wideo zajmuje tyle pamięci co 5 tys. stron zapisanego tekstu). Po drugiej stronie kodek dekompresuje sygnał, który trafia do ekranu i głośnika. Im sprzęt jest lepszy, tym opóźnienie w przesyłaniu obrazu mniejsze. Najdroższe systemy, tzw. telepresence, dają złudzenie przekazu w czasie rzeczywistym, ale kosztują średnio 200 tys. euro (dla jednej sali). Rozwiązanie może okazać się za drogie nawet dla dużych firm.

– Jakość jest wręcz fenomenalna. Mamy wrażenie niemalże teleportacji. Jednak wymagania systemu Immersive Telepresence dotyczące infrastruktury telekomunikacyjnej oraz koszt instalacji są bardzo wysokie w porównaniu z korzyściami. Dodatkowo, żeby w pełni wykorzystać możliwości telepresence, należy łączyć się z podobnym systemem. A to oznacza inwestycję przynajmniej w dwa zestawy – mówi Paweł Piekarczyk z firmy Netix.

Obecnie, jak twierdzi Grzegorz Arent z Polycomu, ceny urządzeń wideokonferencyjnych umożliwiających multimedialną grupową komunikację jakości HD (High Definition) zaczynają się już od 5 tys. euro. Średnio za profesjonalny system trzeba zapłacić od 6 do 20 tys. dolarów.

[srodtytul]Własne czy wynajęte[/srodtytul]

Zamiast kupować sprzęt do sal konferencyjnych, [b]można na firmowych komputerach zainstalować wideokonferencyjne oprogramowanie; aplikację kupuje się lub wynajmuje w modelu SaaS, płacąc miesięczny abonament. [/b]

Mała czy średnia firma może wynająć na przykład program V2C. Miesięczny abonament za użytkownika to 85,40 zł brutto.

– Technologia zmienia się tak szybko, że SaaS jest najsensowniejszym rozwiązaniem nie tylko dla małych firm, ale również dla tych, które stać na zakup technologii – uważa Marek Woźniak z netPR.

Największymi producentami sprzętu wideokonferencyjnego są obecnie: Cisco (Tandberg), HP, Polycom, Digital Video Enterprises (DVE), FedEx Kinko, Logitech (LifeSize Communications), Radvision, Sony, Telanetix, Teleportel (Telepresence Tech), Teliris.

Wiele firm oferuje kompleksowe usługi wideokonferencyjne, m.in. VCC Systems, netPR, VidCom, operatorzy telewizji kablowej, tacy jak Aster Biznes. Są one dostosowane do profilu działalności i możliwości finansowych klientów.

Wdrożenia wideokonferencyjne w sektorze M&P są coraz częściej finansowane ze środków UE. Według danych firm sprzedających tego typu usługi w ostatnim roku około 80 proc. projektów korzystało z unijnego wsparcia.

[srodtytul]Ile można zaoszczędzić[/srodtytul]

Firmy powszechnie wykorzystujące rozmowy wideo mogą liczyć na spadek kosztów operacyjnych o 5 – 6 proc. Badania Aberdeen Group wykazały, że używanie rozwiązań wideokonferencyjnych redukuje czas podróży służbowych o ponad 80 proc., a czas wdrażania projektów o 66 proc. Firma Gartner przewiduje, że do 2012 r. z powodu wideokonferencji samoloty przewiozą o 2,1 mln mniej pasażerów.

Wielkość oszczędności można obliczyć samodzielnie. Wiele firm oferujących usługi wideokonferencyjne ma na swoich stronach kalkulatory (np. Natix – http://www.netix.pl/kalkulator-oplacalnosci-wideokonferencji.html, Tandberg http:// www.tandberg-business-advantage.com/?lang=PL).

Kalkulator dostarczy informacji, ile firma może zaoszczędzić w skali roku dzięki ograniczeniu podróży służbowych i zastąpieniu ich komunikacją wideo. Wyliczenia są robione na podstawie średnich wydatków na podróże służbowe i noclegi w danym przedsiębiorstwie. Z kalkulatorów korzysta się bezpłatnie.

[srodtytul]Dlaczego nie Skype[/srodtytul]

W ubiegłym roku w związku z kryzysem prawie dwie trzecie małych i średnich przedsiębiorstw zrezygnowało z zagranicznych podróży biznesowych na rzecz alternatywnych sposobów komunikacji. Najczęściej firmy wybierały kontakt poprzez Skype’a (49 proc.), wiadomości tekstowe (47 proc.), telekonferencje (40 proc.). Dopiero na czwartym miejscu znalazły się wideokonferencje (32 proc.).

Jak widać, wiele firm uważa, że Skype jest narzędziem zupełnie wystarczającym do komunikacji wizualnej. Jednak nie jest on w stanie zastąpić wideokonferencji, oferujących wiele dodatkowych funkcji, takich jak np. tablice czy praca na dokumentach.

– Skype jest narzędziem darmowym. Nie zapewnia takiego bezpieczeństwa jak rozwiązania komercyjne i dlatego nie powinien być stosowany w biznesie – mówi Dariusz Latecki, dyrektor generalny w VCC Systems.

– Aplikacje komercyjne mają tę przewagę, że są w pełni kontrolowane przez użytkowników. Przedsiębiorstwa coraz częściej blokują komunikatory internetowe wewnątrz firmowych sieci i decydują się na rozwiązania zamknięte, w pełni zarządzane – twierdzi Grzegorz Arent z Polycomu.

Maciej Skrzypczyński z firmy Netix podkreśla, że Skype umożliwia już wielostronne czaty i rozmowy, ale jak dotąd nie pozwala na wielostronne połączenia wideo. Funkcje takie mają inne aplikacje, nie tak rozpowszechnione jak Skype, np. iVisit, ooVoo, PalBee, PalTalk, SightSpeed, TryFast, Vawkr czy Vidivic.

[ramka][b]Przykład z firmy Polycom[/b]

Polycom prowadzi działalność w 32 krajach, zatrudnia 2600 pracowników. W firmie funkcjonuje sieć systemów pracy grupowej. W pierwszym kwartale 2009 r. dzięki wdrożeniu wirtualnych spotkań udało się zaoszczędzić: 35 537 dolarów na biletach lotniczych, 16 320 dolarów na noclegach w hotelach, 10 800 dolarów na dietach dla pracowników oraz 1899 dolarów na kosztach transportu lądowego.

W sumie daje to 64 556 dolarów. Firma zaoszczędziła również 151 000 dolarów na wynagrodzeniach dla pracowników, którzy musieliby spędzić w podróży 1510 godzin. W sumie w ciągu roku oszczędności wyniosły 800 000 dolarów.

[i]Źródło: Polycom[/i][/ramka]

[ramka][b]Komentuje, Michał Chamiga doradca ds. marketingu, VidCom.pl

Alternatywa dla infolinii[/b]

Systemy wideokonferencyjne bardzo przydają się w firmach wielooddziałowych. Świetnie sprawdzają się również przy realizacji projektów wymagających stałej konsultacji. Wideokomunikacja jest również dobrą alternatywą dla infolinii w firmach oferujących usługi doradcze czy wsparcie informacyjne swoim klientom.Koszty wdrożeń zależą od producenta.

Ceny wynoszą od 2000 do kilkuset tysięcy złotych.

Gdy zestawimy wydatki na przejazdy, diety i zakwaterowanie z miesięcznymi kosztami użytkowania systemu, stwierdzimy, jak duże oszczędności przynosi zastosowanie wideokonferencji. Poza tym odpadają koszty wynajmu sal konferencyjnych.[/ramka]

[ramka][b]Komentuje, Dariusz Latecki dyrektor generalny, VCC Systems

Optymalnym rozwiązaniem jest program[/b]

W naszym kraju trzeba brać pod uwagę jakość łączy internetowych, które najczęściej są niesymetryczne (ADSL – mała prędkość wychodząca, duża prędkość przychodząca). Wideokonferencje sprzętowe wymagają Internetu symetrycznego, co jest w Polsce drogie. Kosztowny jest też sam sprzęt. Ceny porządnych terminali wynoszą od 40 tys. do 75 tys. zł.

Do tego trzeba dokupić symetryczne łącza internetowe do oddziałów oraz centrali, mostek do połączeń wielopunktowych (cena od ok. 120 tys. do 250 tys. zł). Nie ma zwrotu z tej inwestycji. Na takie narzędzie firmę stać albo nie. Koszt telepresence (wideokonferencja dająca iluzję realistycznego kontaktu) jest barierą nawet dla dużych firm (ok. 200 tys. euro na jedną salę).

Dla mniejszych firm optymalnym rozwiązaniem jest program do wideokomunikacji plus akcesoria w postaci mikrofonów stołowych z głośnikiem; zapewnia to obu stronom doskonałą jakość dźwięku. Obraz wyświetlany na dużym ekranie umożliwia spotkania w sali konferencyjnej. Przy biurku zaś wystarczy notebook z kamerką. Program taki można także wynająć w modelu SaaS.

Dzięki wideokonferencji organizacja spotkania jest szybsza, prostsza i tańsza. Znam przykłady, gdy wideokomunikację stosowano w biurowcu, aby pracownicy nie biegali po piętrach. Zwiększyło to wydajność pracy o 33 proc.[/ramka]

[ramka][b]Komentuje, Krzysztof Dobrowolski Cisco TelePresence Group

Wynajem jest tańszy i łatwiejszy[/b]

Kontrahenci coraz częściej oczekują od firmy umożliwienia spotkań za pośrednictwem wideokonferencji. Udostępnienie tej formy komunikacji podnosi prestiż przedsiębiorstwa, a co za tym idzie – jego konkurencyjność.

W przypadku mniejszych i średnich przedsiębiorstw sprawdzają się wideokonferencje w modelu SaaS (usługa w abonamencie). Dzięki takiemu rozwiązaniu unikamy wielu problemów, takich jak przepustowość sieci czy konieczność samodzielnego zarządzania systemem.

Nie ma też potrzeby tworzenia w firmie dodatkowych stanowisk pracy w działach IT. Dostawca usługi bierze na siebie odpowiedzialność za jakość i dostępność oferowanego rozwiązania. Korzystanie z usług hostingowych jest również tańsze w porównaniu z pełnym wdrożeniem systemu wideokonferencyjnego, ponieważ infrastruktura jest wspólnie używana przez klientów usługodawcy.

Zanim wybierzemy usługę w modelu SaaS, powinniśmy się upewnić, że usługodawca udostępnia sprawdzone rozwiązania renomowanych producentów.[/ramka]