Małe i średnie firmy coraz bardziej interesują się aplikacjami do analiz biznesowych – Business Intelligence. Z badania IBM Global CIO Study, przeprowadzonego wśród dyrektorów IT z całego świata, wynika, że 83 proc. menedżerów średnich firm uznaje rozwiązania Business Intelligence za kluczowe dla zwiększenia konkurencyjności.

Aplikacje do analiz biznesowych pomagają przy budowaniu strategii, w analizie rentowności działań, przy podejmowaniu codziennych decyzji.

– Menedżer nie traci czasu na ręczne kalkulacje. Od razu skupia się na korygowaniu działań (np. jeśli zyski pomniejszyła nietrafiona polityka rabatów) albo dalej realizuje plan (mniejsze wpływy są chwilowe, wynikają z rozłożenia na raty płatności niektórych klientów). Taka wiedza przekłada się na realne profity – mówi Tomasz Fidos, prezes firmy Humansoft.

Na rynku rozwiązań BI, także w Polsce, dominują wielkie korporacje, takie jak SAP (wraz z przejętym w 2007 r. Business Object), SAS Institute, Oracle (wraz z przejętą w 2007 r. firmą Hyperion), IBM (wraz z Cognos także przejętym w 2007 r.), Microsoft. Ale aplikacje tego typu mają w swojej ofercie także krajowi dostawcy, m.in. Comarch, Controlling Systems, Asseco BS (rozwiązania Safo), Teta, Macrologic, Solemis Group sprzedający dwa systemy BI: Prophix i Targit. W wielu przypadkach są to moduły oprogramowania ERP.

[srodtytul]Można zacząć od wynajmu[/srodtytul]

W połowie 2009 r. SAS Institute i IDG wspólnie przebadały menedżerów dużych i średnich firm pod kątem stosowania zaawansowanych rozwiązań analitycznych. Ponad połowa wyraziła przekonanie, że to dobra pomoc dla firmy, gdyż pozwala optymalizować wynik finansowy i redukować koszty.

W firmach małych i średnich rośnie świadomość, że trudno dziś bezpiecznie prowadzić biznes, nie analizując danych i podejmując decyzje jedynie na podstawie intuicji. Dojrzałość informatyczna firm z sektora MSP jest jednak różna. W wielu z nich kryzys doprowadził jedynie do pełniejszego wykorzystania arkuszy kalkulacyjnych. Stąd daleko jeszcze do Business Intelligence, ale są to już małe kroki we właściwym kierunku.

[b]Wiele małych i średnich przedsiębiorstw chciałoby używać rozwiązań BI, ale szukają tanich ofert[/b]. Chcą uzyskiwać tygodniowe lub miesięczne raporty bez wdrażania dużego systemu, gdyż boją się wysokich kosztów.

Radą na to może być korzystanie z BI w modelu SaaS (software as a service). W modelu tym klient płaci jedynie za używane funkcje, a nie za licencje. Tego typu rozwiązanie oferuje przedsiębiorcom gdyńska firma Solemis Group, przedstawiciel i dystrybutor systemów klasy BI: Prophix i Targit.

– Model SaaS jest szczególnie przydatny dla mniejszych przedsiębiorstw. Pozwala korzystać z zaawansowanych narzędzi BI oraz wiedzy doradców z zakresu controllingu przy bardzo małych inwestycjach. Dzięki temu firma może rozłożyć koszty w czasie, pozyskać nową wiedzę i ewentualnie w przyszłości wdrożyć rozwiązanie BI dokładnie dostosowane do swoich potrzeb – mówi Ryszard Sadowski, prezes Solemis Group.

Model SaaS ma ograniczenia. Jest to raczej pomysł na tworzenie prostych zapytań i raportów (np. tygodniowy raport na temat przewidywanego popytu w sklepie). Jednak przygodę z informatyczną analityką trzeba od czegoś zacząć.

[srodtytul]Obraz firmy na ekranie[/srodtytul]

Wiele firm nadal robi wszelkie obliczenia za pomocą arkuszy Excela. Najdotkliwszym następstwem korzystania z arkuszy jest brak zaufania do danych. [b]80 proc. użytkowników przyznaje, że nie do końca polega na indywidualnych arkuszach i ręcznych procesach wprowadzania danych. [/b]Stosowanie BI eliminuje ryzyko błędu. Daje też niebagatelne korzyści biznesowe.

– Firma Buwar wskazuje, że dzięki możliwościom wnikliwej analizy danych jej sprzedaż wzrosła o 20 proc. W przedsiębiorstwie Tropoil, m.in. dzięki wdrożeniu BI, pracownicy – zależnie od stanowiska – zaoszczędzają od 10 do 30 proc. czasu operacyjnego – mówi Edyta Kozek z Comarchu.

W Przedsiębiorstwie Produkcji Kruszyw Mineralnych i Lekkich moduły analityczne zostały wdrożone razem z systemem SAP Business One. Cały obraz firmy można zobaczyć na jednym ekranie komputera. System czuwa nad wszystkimi procesami w przedsiębiorstwie.

Umożliwia ścisłe planowanie i badanie odchyleń budżetowych. – Jeśli takie się pojawiają, momentalnie poznajemy ich przyczynę – mówi Mariola Herman, prezes Przedsiębiorstwa Produkcji Kruszyw Mineralnych i Lekkich.

[srodtytul]Lepsze sprzątanie i mniej infekcji[/srodtytul]

Równie duże znaczenie może mieć analityka dla przedsiębiorstw usługowych. Firma Ever Grupa zajmuje się sprzątaniem budynków. Dzięki wdrożeniu rozwiązania QlikView potrafi ustalić, ilu pracowników i z jakimi narzędziami należy wydelegować do pracy, tak by została ona wykonana szybko, dokładnie i przy satysfakcjonującej marży.

QlikView (BI in-memory) wdrożyło także biuro podróży Itaka. Kiedy na skutek wybuchu wulkanu na Islandii w kwietniu tego roku wstrzymano ruch lotniczy w całej Europie, pracownicy Itaki mogli kalkulować i prognozować potencjalne koszty odwoływania rejsów. Obecnie menedżerowie Itaki analizują sprzedaż m.in. z perspektywy poszczególnych kanałów i okresów sprzedaży, typów ofert, wyjazdów, kierunków wakacyjnych czy hoteli.

A oto przykład indywidualnego wdrożenia. Na własny użytek system klasy Business Intelligence wdrożył chirurg Daniel Stalhammar ze szwedzkiego szpitala Sahlgrenska. Jeszcze w czasie wdrożenia dziesięciu na 100 pacjentów cierpiało na infekcje pooperacyjne.

Trzy miesiące później lekarz dzięki systematycznej analizie niemal wyeliminował tego typu przypadki. Szpital zaoszczędził w ciągu roku 750 tys. euro. Wcześniej pieniądze te były przeznaczane na leczenie powikłań.

[ramka][b]Dobre rozwiązanie na trudne czasy

Marek Grzebyk dyrektor BI w firmie Hogart[/b]

Kiedy przez kilka lat popyt na produkty i usługi utrzymywał się na wysokim poaziomie, błędne lub spóźnione decyzje nie wpływały na wyniki finansowe tak negatywnie jak w okresie spowolnienia gospodarczego. Błąd można było szybko naprawić, ponieważ kupujących nie ubywało.

W trudnych czasach jest inaczej. Trzeba efektywniej zarządzać nie przychodami, lecz kosztami. Do tego potrzebne są nie tyle informacje, ile wiedza o tym, co i w jakim stopniu wpływa na konkurencyjność poszczególnych procesów. Intuicja może podpowiadać, że coś się zmieniło, i w związku z tym trzeba podjąć inną decyzję, ale nie potrafimy wskazać przyczyny.

Aplikacje Business Intelligence eliminują takie sytuacje, gromadząc i przetwarzając dane z różnych źródeł(np. arkuszy kalkulacyjnych, ERP czy CRM). Wyniki analiz mogą być prezentowane w postaci wykresów, wskaźników albo zestawień. Co ważniejsze, pokazują pewne zdarzenia czy trendy, których menedżerowie mogli wcześniej nie dostrzegać.

To, jakie procesy biznesowe należy objąć rozwiązaniami BI, zależy od specyfiki i priorytetów firmy. Jeśli zajmuje się ona sprzedażą detaliczną, główny nacisk można położyć na analizę sprzedaży z uwzględnieniem produktów, regionów, okresu sprzedaży i profili klientów.

W firmach, które oprócz sprzedaży detalicznej zajmują się dystrybucją i magazynowaniem, analizy i controlling mogą objąć dodatkowo ruchy magazynowe czy rentowność tras. Równie często BI wykorzystywany jest do analizowania kapitału pracującego i wydajności pracowników, w obszarze marketingu, zakupów czy płac.[/ramka]

[ramka][b]Korzyści z wdrożenia systemu BI[/b]

- Decyzje są podejmowane na podstawie analizy rzeczywistych bieżących danych z działalności firmy.

- Zarząd jest natychmiast ostrzegany o niepokojących odchyleniach najważniejszych dla firmy wskaźników, nie tylko finansowych.

- Zyskowność poszczególnych produktów i projektów znajduje się pod precyzyjną kontrolą.

- Możliwa jest ocena efektów pracy poszczególnych handlowców i ulepszanie na tej podstawie systemu wynagrodzeń.

- Optymalizacja zarządzania zapasami surowców i wyrobami gotowymi.

- Szybki dostęp do bieżących danych dotyczących firmy.

- Lepsza kontrola kosztów, można je grupować w różny sposób i wiązać z innymi danymi.

- Łatwiejsze i szybsze tworzenie budżetu, np. przez kierowników działów.

- Bieżąca kontrola wykonania budżetu, możliwość wprowadzania korekt z dowolną częstotliwością.

- Lepsze zarządzanie finansami.

- Możliwość prowadzenia bardzo szczegółowych analiz.

- Sprawne przygotowywanie raportów i bieżących analiz zgodnie z wymaganiami zarządu.

- Zmiana jakości pracy zespołu controllingowego; uwolniony od żmudnego przygotowywania raportów ma czas na myślenie.

Źródło: Solemis Group[/ramka]

[ramka][b]Do analizy można włączyć inne aplikacje

Grzegorz Rogaliński prezes SAP Polska[/b]

Niektórzy właściciele mniejszych firm uważają, że funkcje Business Intelligence nie są im potrzebne, ponieważ wolumen danych w ich przedsiębiorstwie nie osiągnął jeszcze poziomu, na którym zarządzanie nie byłoby możliwe za pomocą prostych narzędzi, takich jak arkusze Excela. Czasami jest to prawda. Ale warto zdać sobie sprawę z dwóch rzeczy.

Przy rosnącej presji na stałe ograniczanie kosztów utrzymywanie osobnych aplikacji do prowadzenia księgowości, planowania i budżetowania oraz tworzenia raportów (zarówno na potrzeby wewnętrzne, jak i tych wymaganych przez prawo) jest zbyt czasochłonne, drogie i zwiększa ryzyko błędu przy wielokrotnym przepisywaniu danych.

System BI, zwłaszcza gdy zintegrujemy go z rozwiązaniem ERP, sprawia, że czynności te wykonujemy z poziomu systemu transakcyjnego, na wiarygodnych, aktualnych danych. I efekty analiz możemy od razu wykorzystać do podejmowania decyzji biznesowych.

Ponadto nowoczesne rozwiązania BI umożliwiają łatwe korzystanie z różnego typu aplikacji. Do analizy możemy włączyć dokumenty Word, e-maile, inne rodzaje źródeł, których przeanalizowanie byłoby bardzo czasochłonne.

Podstawową korzyścią z BI jest bieżący dostęp do wiarygodnych danych dotyczących funkcjonowania przedsiębiorstwa w różnych obszarach. Istotną kwestią jest także możliwość bardzo szybkiego generowania personalizowanych raportów bez konieczności angażowania specjalistów IT.

U niektórych naszych klientów czas przygotowania raportu na zamknięcie miesiąca skrócił się o 60 proc. Dzięki temu oraz dzięki wyłączeniu z tego procesu personelu IT możliwe jest zdecydowane obniżenie kosztów.[/ramka]