Po podpisaniu umowy o dofinansowanie przychodzi czas na realizację obowiązków

Przedsiębiorca, który wygrał konkurs o unijne pieniądze, może zwiększyć produkcję, wprowadzić nowości technologiczne czy zmiany w organizacji i zarządzaniu. Trudno się dziwić, że dodatkowy zastrzyk gotówki jest czymś, o czym marzy każda firma. Jednak korzystanie z unijnego wsparcia wiąże się także z licznymi obowiązkami.

Przede wszystkim trzeba zrealizować inwestycję zgodnie z wnioskiem, przestrzegać terminów i prawidłowo ją rozliczyć. Przedsiębiorca nie ma takiej swobody w jej realizacji jak wtedy, gdyby korzystał wyłącznie ze środków własnych czy nawet kredytu bankowego.

Przykładem może być chociażby to, że realizując dotowaną inwestycję, należy się ściśle trzymać ustalonego harmonogramu, i to zarówno czasowego, jak i rzeczowego. Trzeba też poinformować opinię publiczną, że firma otrzymała unijny grant i realizuje dotowany projekt.

[srodtytul]Zgodnie z kontraktem[/srodtytul]

Zobowiązania firmy wynikają przede wszystkim z umowy o dofinansowanie. To ten dokument, który jest negocjowany i podpisywany z właściwą instytucją (np. urzędem marszałkowskim w przypadku programów regionalnych lub instytucją wdrażającą upoważnioną przez taki urząd czy np. Polską Agencją Rozwoju Przedsiębiorczości w przypadku niektórych działań programu „Innowacyjna gospodarka”). Jego treść opiera się na wniosku o dotację i załączonych do niego załącznikach.

Warto też pamiętać, że podpisując umowę o dofinansowanie, przedsiębiorca zobowiązuje się do realizacji projektu zgodnie z polskim i wspólnotowym prawem. Jest to dość abstrakcyjny zapis. Kto mógłby bowiem uczciwie stwierdzić, że rzeczywiście w pełni zna wszystkie regulacje prawne?

To raczej wezwanie do działania w dobrej wierze i przestrzegania norm, które odnoszą się bezpośrednio do problematyki funduszy europejskich. Dlatego właśnie najważniejszym dokumentem pozostaje wspomniana umowa o dofinansowanie projektu.

To ona zawiera obowiązki i uprawnienia stron oraz to, do czego przedsiębiorca zobowiązuje się w zamian za obietnicę otrzymania dotacji. I właśnie sposób wykonania tej umowy decyduje o końcowym sukcesie, czyli refundacji wydatków lub zatwierdzeniu wypłaconych zaliczek.

[srodtytul]Trzymaj się harmonogramu[/srodtytul]

Jeżeli umowa nakłada na przedsiębiorcę obowiązek składania sprawozdań i rozliczeń pośrednich co dwa lub trzy miesiące, to należy tych terminów przestrzegać. Nawet wtedy, gdy w danym okresie firma nie realizuje żadnych zamówień lub nie prowadzi prac budowlanych, bo harmonogram inwestycji przewidywał taki przestój.

Mimo wszystko trzeba wówczas złożyć raport, wskazując, że brak jakichkolwiek prac lub płatności jest zgodny z umową. Ponadto trzeba pamiętać, że realizacja projektu to nie tylko efekt końcowy (chociaż on jest oczywiście najważniejszy), ale także przestrzeganie przyjętego harmonogramu (rzeczowo-finansowego).

Firma nie ma prawa dowolnie zmieniać zakresu prac lub ich terminów. Jeżeli jest to rzeczywiście niezbędne, należy o tym poinformować właściwą instytucję i w razie konieczności próbować renegocjować umowę o dofinansowanie.

[ramka][b]Przykład[/b]

Umowa o dofinansowanie przewidywała zakończenie realizacji inwestycji polegającej na rozbudowie hali produkcyjnej i wstawieniu do niej nowych maszyn oraz urządzeń do końca czerwca. Taki też zgodnie z kontraktem był okres kwalifikowalności wydatków.

Na skutek opóźnień w pracach budowlanych realizacja inwestycji przesunęła się o dwa tygodnie. W tym też czasie przedsiębiorca dokonał zapłaty za ostatnią z faktur wystawionych za dostawę i uruchomienie jednej z maszyn. Tym samy nieświadomie uszczuplił sobie ostateczną dotację.

Wydatek poniesiony na początku lipca został bowiem dokonany już po okresie kwalifikowalności, a tym samym nie mógł zostać objęty refundacją. Prawdopodobnie gdyby zarząd wcześniej zgłosił problem niewielkiego opóźnienia inwestycji, dałoby się zmienić odpowiednie postanowienia umowy i wydłużyć termin na jej realizację (a tym samym okres kwalifikowania wydatków).[/ramka]

Podobnie sytuacja może wyglądać w przypadku założeń przedmiotowych. Co zrobić, gdy we wniosku o dofinansowanie, a następnie w umowie firma zobowiązała się do zakupu określonej linii technologicznej, a w czasie realizacji projektu okazało się, że da się kupić linię nieco inną?

Przyjmijmy, że nieco droższą i z jednej strony nowocześniejszą, ale z drugiej o innych parametrach, niż zakładały pierwotny wniosek i umowa. Czy w takim wypadku firma ma prawo sama podjąć decyzję o zmianie?

Dla bezpieczeństwa prawidłowego rozliczenia projektu lepiej tego nie robić. Zawsze trzeba bowiem pamiętać, że projekty wybierane są w procedurze konkursowej.

Wnioski otrzymują określoną liczbę punktów za spełnienie obowiązujących kryteriów. Zawsze może paść pytanie, czy projekt o zmienionych parametrach także uzyskałby dotację. Dlatego przed podjęciem jakichkolwiek decyzji dotyczących czy to terminów, czy rzeczowej części projektu trzeba wynegocjować zmiany w umowie.

[srodtytul]Pamiętaj o kontrolach…[/srodtytul]

Kolejnym obowiązkiem, jaki przyjmuje na siebie przedsiębiorca, jest zgoda na poddawanie się kontroli. Wszystkie instytucje zaangażowane w proces wydatkowania środków unijnych mają prawo sprawdzić i zweryfikować, czy inwestycja rzeczywiście została zrealizowana i czy w taki sposób, jaki narzucała umowa o dofinansowanie.

Kontrola będzie przeprowadzona już w trakcie realizacji projektu, zaraz po jego zakończeniu i w ciągu kilku następnych lat. Może mieć miejsce w siedzibie odpowiedniej instytucji, w biurze przedsiębiorcy, a także w miejscu prowadzonej inwestycji.

[srodtytul]… i chwal się osiągnięciami[/srodtytul]

Nie wolno także zapominać o obowiązku chwalenia się uzyskaną dotacją. Kontroli podlega bowiem sposób promocji projektu i informowania o nim. Dlatego należy pamiętać o właściwym znakowaniu dokumentacji związanej z projektem (flaga UE, logo programu, z którego jest współfinansowany projekt, nazwa funduszu), pomieszczeń, w których jest realizowany, wizualizacji zakupionych w ramach projektu urządzeń i środków trwałych (odpowiednie plakaty, tabliczki).

Wskazując na uzyskane dofinansowanie, należy wyraźnie podać informację, z jakiego funduszu uzyskaliśmy wsparcie (np. z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego lub Europejskiego Funduszu Społecznego) i z jakiego programu (np. Regionalnego Programu Województwa Łódzkiego na lata 2007 – 2013).

Warto pamiętać, że nie można stosować skrótów (typu EFRR, EFS i RPO WŁ), bo nie są one powszechnie znane i rozpoznawalne, a istotą działań promocyjnych jest jasne przekazanie informacji o wykorzystaniu środków europejskich.

Obowiązek informacyjny pojawia się już w trakcie realizacji projektu, a nie tylko po jego zakończeniu. W związku z tym np. korespondencja i umowy zawierane między wnioskodawcą a podmiotami wykonującymi zlecone zadania muszą być odpowiednio oznakowane. To samo dotyczy korespondencji między wnioskodawcą a instytucjami zaangażowanymi we wdrażanie programu (czyli np. z instytucją, w której składaliśmy wniosek i z którą podpisaliśmy umowę o dofinansowanie).

W wyraźny sposób takie oznaczenia muszą zostać umieszczone na wszystkich urządzeniach kupionych w trakcie realizacji projektu. Umieszczając odpowiednie emblematy (logo), należy pamiętać o obowiązujących w tym zakresie wytycznych. Przykładowo, jeśli jest to wykonalne technicznie, logo odpowiedniego programu operacyjnego, Unii Europejskiej i województwa powinny być wydrukowane w kolorze. Ponadto zachowane muszą być proporcje znaków, kolejność ich umieszczenia, a nawet zastosowana czcionka (Arial CE).

Wzory znaków graficznych (wraz z dopuszczalnymi ich wariantami) przedstawione są w „Strategii komunikacji Funduszy Europejskich” oraz jej załączniku – Księdze identyfikacji. Podobne wskazówki można też znaleźć w dokumentach typu vademecum dla beneficjentów, wytycznych w zakresie informacji i promocji czy wytycznych dla wnioskodawców – w różnych województwach mogą one mieć różne tytuły.

[ramka][b]W kierunku dobrych praktyk

Komentuje Anna Konik-Żurawska, rzecznik prasowy Ministerstwa Rozwoju Regionalnego:[/b]