To także on decyduje, czy kontrola ma się odbywać w firmie czy może w siedzibie inspekcji. Wprawdzie inspektor może zaproponować własne rozwiązanie, ale przepisy wymagają zaakceptowania tego przez prowadzącego działalność gospodarczą.
[srodtytul]Im mniejsza firma, tym krótsza wizyta[/srodtytul]
Czas trwania kontroli w firmie jest ograniczony. Zgodnie z [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=C85086C179AB7D978B97748BBB0C31FB?id=236773]ustawą o swobodzie działalności gospodarczej (DzU z 2007 r. nr 155, poz. 1095 ze zm.)[/link] kontrola jednej inspekcji u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym nie może przekroczyć:
- [b]12 dni[/b] roboczych u mikroprzedsiębiorców,
- [b]18 dni[/b] roboczych u małych przedsiębiorców,
- [b]24 dni[/b] roboczych u średnich przedsiębiorców,
- [b]48 dni[/b] roboczych u pozostałych przedsiębiorców.
Po wyjściu jednego kontrolera może natomiast pojawić się kolejny z innej inspekcji i spędzić równie długi okres. A potem – następny. W trakcie trwania jednej inspekcji druga jednak nie może sprawdzać firmy. Chociaż i od tej zasady są wyjątki. Dwóch inspektorów z różnych organów może działać w tym samym czasie, gdy kontrola:
- jest niezbędna do przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia,
- jest prowadzona w toku postępowania na podstawie ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów,
- jest uzasadniona bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska naturalnego,
- dotyczy zasadności zwrotu podatku od towarów i usług (w niektórych sytuacjach),
- wynika z ratyfikowanych umów międzynarodowych albo niektórych przepisów wspólnotowych.
Trzeba pamiętać, że czas trwania kontroli jest określany w dniach, a nie w tygodniach. Nie zawsze więc 12 dni roboczych będzie się równało dwóm tygodniom.
Czas wyznaczają daty rozpoczęcia kontroli i zakończenia. Jeżeli przedsiębiorca wykonuje działalność także w soboty, niedziele czy inne dni wolne od pracy (np. w święta), dni te traktuje się jako dni robocze u danego przedsiębiorcy. To przedsiębiorca samodzielnie określa, w jakim zakresie (również w jakim czasie) wykonuje działalność gospodarczą. Kontrolujący, sprawdzając przedsiębiorcę, powinien się do tego dostosować.
Zasada, zgodnie z którą tylko jedna kontrola może trwać w jednym czasie, dotyczy zakładu lub – jak mówią przepisy – „innej wyodrębnionej części przedsiębiorstwa”.
[b]W poszczególnych zakładach jednej firmy inspektorzy, i to nawet z różnych organów, mogą przebywać w tym samym momencie.[/b] Zgodnie z nowymi przepisami kontrola została bowiem ograniczona do zakładu, a nie do przedsiębiorstwa.
[ramka][b]Przykład 1[/b]
Mikroprzedsiębiorca wykonuje działalność przez trzy dni w tygodniu, od poniedziałku do środy. Kontrola inspekcji handlowej rozpoczęła się 14 kwietnia 2009 r. Zakończyła natomiast 11 maja 2009 r.
W ten sposób inspekcja wykorzystała cały limit kontroli tej firmy na 2009 r. Więcej kontroli tej inspekcji (poza ewentualnymi wyjątkami, o których piszemy dalej) w 2009 r. w tej firmie już nie będzie.[/ramka]
[ramka][b]Przykład 2[/b]
Mały przedsiębiorca wykonuje działalność przez pięć dni w tygodniu – od poniedziałku do piątku. Nie pracuje też w dni świąteczne. Kontrola rozpoczęła się u niego 20 kwietnia 2009 r., a zakończyła 4 maja. Inspektorzy wykorzystali więc dziesięć dni (1 i 3 maja to dni świąteczne) z przysługujących im 18 dni roboczych.
Jeśli zdecydują się na ewentualną następną kontrolę – maja na nią w 2009 r. nie więcej niż osiem dni roboczych (z wyjątkami)[/ramka].
[b]Uwaga! [/b]Kontrole są prowadzone w godzinach pracy albo w czasie faktycznego wykonywania działalności gospodarczej. Inspektor nie powinien więc zatrzymywać przedsiębiorcy działającego w ustalonych godzinach dłużej, nawet jeżeli wygodniej byłoby mu zostać przez całą ośmiogodzinną dniówkę.
[ramka][b]Przykład 3[/b]
Inspektor kontroluje pawilon z artykułami przemysłowymi na miejskim targowisku czynny w godz. 8 – 14. Chciałby pracować jeszcze przez dwie godziny, ale prowadzący stoisko się na to nie zgadza. I ma do tego prawo[/ramka].
Do czasu trwania kontroli nie wlicza się nieobecności przedsiębiorcy lub osoby upoważnionej, jeżeli przeszkadza to w jej prowadzeniu. Można ją także przedłużyć, ale tylko z powodów niezależnych od inspekcji – dodatkowo wymaga to uzasadnienia na piśmie. Inspektor, po pisemnym zawiadomieniu przedsiębiorcy, może też przerwać kontrolę na czas niezbędny do zbadania próbki, jeżeli firma będzie mogła w tym czasie wykonywać swoją działalność.
Jeśli zaś przedsiębiorca rażąco naruszył przepisy, to musi się liczyć z powtórną wizytą inspektorów nie dłuższą niż siedmiodniową. Ale sprawdzą oni firmę tylko w tym samym zakresie co poprzednio.
[b]Taką powtórną kontrolę można przeprowadzić, nawet gdy roczny limit czasu jest wyczerpany.[/b]
[b]Uwaga![/b] Na specjalnych prawach działa kontrola skarbowa. Nie zajmujemy się nią w niniejszym poradniku. Nie omawiamy też zasad, na jakich obecnie działa inspekcja pracy.
[srodtytul]Wcześniejsze zawiadomienie[/srodtytul]
Przedsiębiorca musi z odpowiednim wyprzedzeniem dowiedzieć się o kontroli. Inspektor nie powinien się zjawić w firmie wcześniej niż po siedmiu dniach od doręczenia zawiadomienia. Nie może też zjawić się później niż po 30 dniach od doręczenia pisma. W zawiadomieniu poza oznaczeniem wytypowanego przedsiębiorcy muszą się znaleźć informacje, jaki organ ma prowadzić kontrolę i jaki jest jej zakres przedmiotowy. Rzeczywisty zakres kontroli nie może wykraczać poza wskazany w upoważnieniu.
Na wniosek przedsiębiorcy inspektor może się zgłosić wcześniej niż w ciągu siedmiu dni. Od tej zasady są jednak wyjątki.
[srodtytul]Tylko czasem na legitymację[/srodtytul]
W niektórych przypadkach nadal obowiązują przepisy pozwalające na kontrolę bez zawiadomienia przedsiębiorcy. Można jej jednak dokonać tylko w konkretnych sytuacjach (określa je art. 79 ust. 2 ustawy o swobodzie albo przepisy unijne bądź międzynarodowe). Informacje o tym, że kontrola została wszczęta bez zawiadomienia, inspektor musi wpisać do książki kontroli i protokołu. Nie wolno mu też zapomnieć o poinformowaniu przedsiębiorcy o jego prawach i obowiązkach w trakcie kontroli.
Bez zawiadomienia inspektor wejdzie, gdy kontrola:
- jest niezbędna do przeciwdziałania przestępstwu lub wykroczeniu (także skarbowemu lub w celu zabezpieczenia dowodów jego popełnienia),
- dotyczy jakości paliw i jest przeprowadzana na podstawie [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=183374]ustawy o systemie monitorowania i kontrolowania jakości paliw (DzU nr 169, poz. 1200 ze zm.)[/link],
- jest prowadzona w toku postępowania prowadzonego na podstawie ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów,
- jest uzasadniona bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska naturalnego,
- jest prowadzona u przedsiębiorcy niemającego adresu zamieszkania (adresu siedziby) lub doręczanie pism na podane adresy było bezskuteczne czy utrudnione.
Nawet w takich sytuacjach trzeba doręczyć przedsiębiorcy upoważnienie. Ma to nastąpić nie później niż trzeciego dnia od wszczęcia kontroli.
[srodtytul]Koniecznie z upoważnieniem[/srodtytul]
Rozpoczynając kontrolę, inspektor okazuje upoważnienie do jej przeprowadzenia (pomijając podane wyżej wyjątki, kiedy upoważnienie może zostać przekazane później). Każda ewentualna zmiana osób upoważnionych do sprawdzania przedsiębiorcy wymaga wydania nowego upoważnienia. To samo dotyczy zakresu przedmiotowego oraz miejsca wykonywania czynności kontrolnych. Przepisy o swobodzie wyraźnie mówią, że te zmiany nie mogą prowadzić do wydłużenia przewidywanego wcześniej terminu zakończenia kontroli.
Upoważnienie musi wskazać podstawę prawną i zakres przedmiotowy, a także datę rozpoczęcia i przewidywany termin zakończenia wizyty w firmie. Musi być w nim oznaczenie przedsiębiorcy i podpis osoby udzielającej upoważnienia z podaniem stanowiska lub funkcji. Nie może też zabraknąć pouczenia o prawach i obowiązkach kontrolowanego.
W przepisach są również udogodnienia dla kontrolerów.
[srodtytul]Nieobecność nic nie da[/srodtytul]
Przedsiębiorca nie uniknie sprawdzenia nawet wtedy, gdy ani jego, ani osoby upoważnionej nie będzie w firmie. Teraz wystarczy, że obecna będzie „osoba czynna w lokalu przedsiębiorstwa”. Chodzi o taką, która jest umocowana do dokonywania czynności prawnych z osobami korzystającymi z usług firmy (zgodnie z art. 97 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=86F27ADE2102E1D67842E76D535F1BD1?id=70928]kodeksu cywilnego[/link]), czyli np. kasjerka w sklepie. Określenie „lokal przedsiębiorstwa” też pochodzi z kodeksu cywilnego – uznaje się za taki biuro fabryki czy sklep, ale już raczej nie halę produkcyjną.
Pracownika może zastąpić świadek, którym powinien być funkcjonariusz publiczny (np. policjant, celnik lub strażnik miejski), jednak niebędący pracownikiem inspekcji, która prowadzi kontrolę. Do tej pory przedsiębiorcy wymigiwali się często od kontroli, twierdząc, że szefa ani osoby upoważnionej nie ma w firmie.
[srodtytul]Rekompensata za szkody[/srodtytul]
Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej wprowadziło odpowiedzialność odszkodowawczą. Jeżeli przedsiębiorca poniósł szkodę w trakcie kontroli przeprowadzonej niezgodnie z przepisami ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, to może się domagać rekompensaty. Ale trzeba tego dochodzić na drodze sądowej.
Przedsiębiorca musi udowodnić nie tylko szkodę, ale i to, że kontrola wykroczyła poza upoważnienie, a inspektor np. zażądał dodatkowych dokumentów, których znalezienie zajęło działowi księgowemu firmy sporo czasu. I że oznacza to choćby konieczność zapłacenia za nadgodziny pracownikom, którzy nie byli w stanie wywiązać się ze swoich normalnych obowiązków w godzinach pracy.
Z ustawy o swobodzie wynika też, że materiały zebrane przez kontrolujących z naruszeniem przepisów nie są dowodem w postępowaniu administracyjnym, podatkowym, karnym lub karnym skarbowym dotyczącym przedsiębiorcy. Nie znaczy to jednak, że można nadużywać tego przepisu i zawsze gdy kontrola pójdzie nie po myśli przedsiębiorcy, twierdzić, że została przeprowadzona niezgodnie z prawem. Ktoś (na ogół sąd administracyjny) będzie musiał stwierdzić, że do nieprawidłowości rzeczywiście doszło. Dopiero wówczas można będzie uznać zdobyte przez kontrolera dowody za nieważne.
[ramka][b]Kto sprawdza przedsiębiorców[/b]
Firmy może sprawdzać ponad 40 organów. Podajemy nazwy tych, z którymi może się spotkać wielu z nich.
- Dozór Jądrowy
- Główny inspektor danych osobowych
- Inspekcja Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych patrz [link=http://www.rp.pl/artykul/399329.html]"Warzywa i owoce pod specjalnym nadzorem"[/link]
- Inspekcja Ochrony Środowiska
- Inspekcja Transportu Drogowego - patrz [link=http://www.rp.pl/artykul/399326.html]"Pilnują, by prowadzący samochód nie siedział zbyt długo za kierownicą"[/link]
- Kontrola skarbowa
- Nadzór budowlany- patrz [link=http://www.rp.pl/artykul/399328.html]"Sprawdzą umowy, ostrzegą przed bublem"[/link] - Najwyższa Izba Kontroli
- Państwowa Inspekcja Farmaceutyczna
- Inspekcja Handlowa - patrz [link=http://www.rp.pl/artykul/399324.html]"Towary i usługi nie mogą zagrażać zdrowiu i życiu konsumentów"[/link]
- Państwowa Inspekcja Ochrony Roślin i Nasiennictwa
- Państwowa Inspekcja Pracy
- Państwowa Inspekcja Sanitarna - patrz [link=http://www.rp.pl/artykul/399352.html]"Ocena czystości bez uprzedzenia"[/link]
- Państwowa Inspekcja Weterynaryjna
- Służba Celna
- Straż Graniczna
- Urząd Dozoru Technicznego
- Urząd Komunikacji Elektronicznej
- Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów - patrz [link=http://www.rp.pl/artykul/399328.html]"Sprawdzą umowy, ostrzegą przed bublem"[/link]
- Urząd Regulacji Energetyki
- Urząd Transportu Kolejowego
- Wyższy Urząd Górniczy
- Zakład Ubezpieczeń Społecznych [/ramka]
