Dla każdego projektu i inwestycji finansowanej z funduszy jednym z najważniejszych pojęć jest kwalifikowalność wydatków. Jest to ta część kosztów, w której mogą partycypować fundusze (w tej sytuacji Europejski Fundusz Społeczny). Wszystkie pozostałe koszty wnioskodawca ma obowiązek sfinansować samodzielnie.
Dla programu KL instrukcje w tym zakresie zawarte są w specjalnych wytycznych ministra rozwoju regionalnego oraz wynikają z tzw. programów pomocowych (odpowiednie rozporządzenie ministra rozwoju regionalnego). Dokumenty te są dostępne na stronie www.mrr.gov.pl.
[b]Zgodnie z wytycznymi, co do zasady, wszystkie wydatki mogą być kwalifikowane, jeżeli są niezbędne do realizacji projektu.[/b] Należy tylko udowodnić, że mają one bezpośredni związek z celami projektu oraz są efektywne. W praktyce są to wszelkie koszty związane bezpośrednio ze szkoleniami, czyli tak zwane wydatki miękkie.
Jednak w pewnych granicach, w ramach tzw. cross-financingu, można również sfinansować inwestycje „twarde”, czyli związane z niewielkimi pracami budowlanymi (np. dostosowanie pomieszczeń do potrzeb szkoleniowych, w tym w szczególności do potrzeb osób niepełnosprawnych) oraz zakupem sprzętu (np. pomoce naukowe, komputery, rzutniki do pokazu prezentacji, niezbędne wyposażenie biurowe itp.).
Jednak wszystkie tego typu wydatki muszą być bardzo dokładnie uzasadnione oraz wynikać z potrzeby realizacji danego projektu. Innymi słowy, trzeba udowodnić, że bez nich nie dałoby się zrealizować właściwej części projektu, czyli szkolenia. Ponadto ich wartość nie może przekraczać 10 proc. wszystkich wydatków kwalifikowanych stanowiących budżet projektu. Przykładowo: do kosztów kwalifikowanych zalicza się wydatki poniesione na:
