Gdy oddasz lokal na biuro, musisz się rozliczyć z fiskusem

Nasz czytelnik zamierza wynająć jeden z dwu lokali użytkowych, w których prowadzi działalność gospodarczą. Lokal jest jego własnością i figuruje w ewidencji środków trwałych. Zastanawia się, jak będzie się przedstawiać kwestia opodatkowania tych dochodów?

– Jakie są konsekwencje zawarcia umowy najmu na czas określony? Kandydat na najemcę chce mieć gwarancję, że minimalny okres najmu będzie wynosił cztery lata. Czy jeśli wróci koniunktura, będę mógł wcześniej wypowiedzieć najem? – pyta czytelnik.

[srodtytul]Z możliwością rekompensowania strat[/srodtytul]

Przychody z najmu składników majątku związanych z działalnością gospodarczą, a tak właśnie jest w tym przypadku, należą do przychodów z tej działalności. Oznacza to m.in., że [b]przedsiębiorca rozliczający się z prowadzenia firmy na zasadach ogólnych przychody i koszty z najmu np. lokalu użytkowego figurującego w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wykorzystywanych wcześniej dla potrzeb własnej firmy rozlicza łącznie z przychodami i kosztami wynikającymi z księgi przychodów i rozchodów lub ksiąg rachunkowych, odnoszącymi się do prowadzenia firmy.[/b]

To rozwiązanie pozwala ewentualne straty z działalności gospodarczej „rekompensować” na bieżąco dochodami z najmu czy dzierżawy – i na odwrót.

[srodtytul]Przychody, koszty, zaliczki[/srodtytul]

Przychodem z najmu dla przedsiębiorcy wynajmującego własny lokal użytkowy czy inne składniki majątku trwałego firmy jest czynsz należny od najemcy, choćby nieotrzymany, pomniejszony o VAT. Przychód ten powstaje z dniem wymagalności (płatności) czynszu ustalonym w umowie lub fakturze wystawionej najemcy. Jeśli najemca i wynajmujący ustalili płatności jako czynsz plus opłaty za media, to przychodem przedsiębiorcy (właściciela lokalu) będzie łączna kwota płacona przez najemcę. Kosztem dla wynajmującego (właściciela) będą dotychczasowe wydatki na utrzymanie lokalu (np. opłaty eksploatacyjne i remontowe ponoszone na rzecz spółdzielni mieszkaniowej czy wspólnoty mieszkaniowej), odpisy amortyzacyjne dokonywane wedle dotychczasowych zasad, podatek od nieruchomości. Kosztem staną się też zapłacone przez niego należności za media (energię elektryczną, wodę, gaz, telefon).

Przedsiębiorca płaci od nich zaliczki na PIT w tych samych terminach co od pozostałych dochodów z prowadzenia firmy (za okresy miesięczne lub kwartalne). Jeśli przedsiębiorca wybrał opodatkowanie stawką liniową 19 proc., to również dochody z najmu będą opodatkowane wedle tej stawki.

[srodtytul]22 proc. VAT[/srodtytul]

Jeśli wynajem ma charakter ciągły i wykonuje się go dla celów zarobkowych (stanowi źródło stałego dochodu) jest co do zasady czynnością (usługą) opodatkowaną VAT. Przedsiębiorca będący podatnikiem VAT płaci tę daninę także w związku ze świadczeniem usługi najmu. Najem nieruchomości o charakterze niemieszkalnym jest opodatkowany stawką podstawową 22 proc. Obowiązuje ona również w razie wynajmu lokali mieszkalnych na cele inne niż mieszkaniowe.

Jeśli koszty eksploatacji lokalu, koszty mediów będą doliczone do ceny najmu (czynszu) jako element kalkulacyjny, VAT będzie obciążał je na takich samych zasadach jak usługę najmu. Gdyby jednak wynajmujący osobno wystawił dla najemcy refaktury poniesionych kosztów, to musi do nich stosować stawki VAT właściwe dla poszczególnych rodzajów refakturowanych usług.

Obowiązek zapłaty VAT od najmu powstaje w momencie otrzymania części lub całości zapłaty, nie później jednak niż z upływem terminu płatności określonego w umowie albo na fakturze. W momencie upływu terminu płatności wynajmujący (właściciel) jako podatnik VAT musi opodatkować VAT całą tę usługę.

Jeśli wynajmujący będzie osobno wystawił refaktury poniesionych kosztów, rozlicza się z VAT według zasad dotyczących poszczególnych rodzajów refakturowanych usług, np. z momentem upływu terminu płatności za energię elektryczną określonego w umowie lub fakturze (na temat refakturowania przy najmie por. [b]interpretacje dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 5 stycznia 2009 r., IPPP 1/443-2043/08/AW oraz z 3 listopada 2008 r., IPPP1/433-1494/08-5/JF[/b]).

Podatnik VAT ma oczywiście obowiązek dokumentowania usługi najmu fakturą. Wystawia ją nie później niż z chwilą powstania obowiązku podatkowego (otrzymania części lub całości zapłaty i nie później niż z upływem terminu płatności określonego w umowie albo na fakturze), ale nie wcześniej niż 30 dni przed tą datą.

Obowiązek rejestrowania obrotu z usług najmu za pomocą kas rejestrujących wchodzić może w rachubę tylko przy najmie na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych.

[srodtytul]Gwarancja dla obu stron[/srodtytul]

To, czy umowa najmu jest zawarta na czas oznaczony czy bezterminowo, ma zasadnicze znacznie, gdy chodzi o kwestię rozwiązania umowy i odzyskanie możliwości wykorzystywania lokalu na własne cele.

Umowa najmu na czas oznaczony rozwiązuje się co do zasady z upływem terminu, na jaki ją zawarto. Jednakże, podpisując taką terminową umowę, można w niej ustalić sytuacje, w których będzie możliwe wcześniejsze jej wypowiedzenie. Można nawet posłużyć się formułą, że wypowiedzieć ją wolno każdej ze stron „z ważnych powodów”. Należy jednak liczyć się wówczas z tym, że w razie sporu trzeba będzie przekonać sąd, że „ważne powody” rzeczywiście wystąpiły.

Właściciel może zastrzec, że np. jeśli lokal będzie mu potrzebny do własnej działalności, wolno mu wypowiedzieć umowę najmu zawartą na czas określony (np. na cztery lata) z zachowaniem np. sześciomiesięcznego okresu wypowiedzenia.

[b]Przy umowie najmu na czas nieoznaczony (bezterminowej) strony mogą same uzgodnić długość terminów wypowiedzenia.[/b] Jeśli najemca i wynajmujący (właściciel) tego nie uczynili, zależą one od terminów płatności czynszu. Gdy umowa dotyczy najmu lokalu użytkowego, a czynsz jest płatny miesięcznie, każda ze stron może wypowiedzieć najem na trzy miesiące naprzód na koniec miesiąca kalendarzowego. Przy umowie najmu na czas nieoznaczony ustalenie w niej krótszego okresu wypowiedzenia jest niedopuszczalne. Tak więc, jeśli właściciel złoży wypowiedzenie np. 31 grudnia 2009 r., umowa najmu ulegnie rozwiązaniu nie wcześniej niż 31 marca 2010 r.

Jeśli wedle umowy czynsz jest płatny w odstępach czasu dłuższych niż miesiąc, najem można wypowiedzieć najpóźniej na trzy miesiące naprzód na koniec kwartału kalendarzowego. Prawo do wypowiedzenia we wskazanych terminach ma także najemca.

Bez względu na ustalenia dotyczące wypowiadania najmu wypowiedzenie będzie zawsze możliwe, jeśli najemca zalega z czynszem.