Życiorysy, listy intencyjne, umowy próbne i na stałe czy świadectwo pracy – wszystko to trzeba zbierać i przechowywać. Przepisy określają też zasady prowadzenia akt osobowych pracownika. Mówi o tym [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=81C91ADBC50D6EC6554C20EF65048319?id=73963]rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.)[/link].
Akta pracownicze wymagają chronologii, numerowania oraz wykazów dla wszystkich części, z których się składają, z uwzględnieniem ich przechowywania przez 50 lat od momentu rozwiązania stosunku pracy. Co gdy pracodawca nie prowadzi dokumentacji? Jakie konsekwencje może ponieść?
Zgodnie z art. 281 pkt 6 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=3035FD973F4F301F54284292563CF31D?id=76037]k.p.[/link] nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Pracodawca, który nie prowadzi dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, podlega karze grzywny od 1 tys. zł do 30 tys. zł. Takiej samej karze podlega ten, kto pozostawia dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Nie stanowi natomiast wykroczenia, jeżeli dokumentacja pracownicza oraz dokumentacja związana ze stosunkiem pracy pracowników, prowadzona przez pracodawcę, jest niepełna.
Uwaga! Wykroczenia pracodawcy stanowią zarazem naruszenia podstawowych obowiązków względem pracownika, a to może dać zatrudnionemu prawo do natychmiastowego odejścia z pracy lub np. dochodzenia odszkodowania.
Prowadzenie dokumentacji ma duże znaczenie w przypadku sporów z pracownikami. Gdy dojdzie do sprawy w sądzie, nieprowadzenie teczek może mieć bezpośredni wpływ na rozstrzygnięcie sądu na niekorzyść pracodawcy. I to tylko dlatego, że nie prowadził dokumentacji albo robił to nieprawidłowo lub niedbale. Fakt nieprowadzenia dokumentacji lub braki w niej obciążają bowiem zawsze pracodawcę.
W postępowaniu przed sądem w sprawach, w których ciężar dowodu spoczywa na pracodawcy, niemożność udowodnienia spornych faktów odpowiednimi dokumentami może spowodować przyznanie racji przez sąd pracownikowi. [b]Potwierdził to Sąd Najwyższy, który w wyroku z 14 maja 1999 r. ( I PKN 62/99) uznał[/b], że pracodawca, który wbrew obowiązkowi nie prowadzi list obecności, list płac ani innej dokumentacji ewidencjonującej czas pracy pracownika i wypłacanego mu wynagrodzenia, musi liczyć się z tym, że będzie na nim spoczywał ciężar udowodnienia nieobecności pracownika, jej rozmiaru oraz wypłaconego wynagrodzenia.
