Jak się pozbyć firmowych dokumentów i nie narazić na kary

Stosy papierów, segregatorów, teczek i coraz więcej problemów, gdzie to pomieścić. Jeśli przychodzi ci do głowy, aby część z nich wyrzucić – stop. Pomyśl, czy możesz. Niektóre dokumenty muszą bowiem być przechowywane przez ściśle określony czas. Niektóre możesz też przechowywać na elektronicznych nośnikach. Najważniejsze jednak jest to, abyś nie wyrzucał ich na śmietnik. Dlaczego?

[srodtytul]Tylko nie na śmietnik[/srodtytul]

Przed tym sposobem pozbywania się dokumentów powinna przestrzec przedsiębiorców perspektywa dostania się informacji o ich firmie w niepowołane ręce. Tajemnice handlowe, wyciągi bankowe z kont, dane osobowe pracowników, szczegóły zawieranych umów czy rozliczenia podatkowe – informacje zawarte w tego rodzaju dokumentach w dobie szpiegostwa przemysłowego są na wagę złota. Pamiętajmy, że [b]w workach na śmieci grzebią nie tylko bywalcy śmietników, ale także osoby, które będą wiedziały, jaki użytek zrobić ze zdobytych informacji.[/b]

Przedsiębiorca będący właścicielem nawet małej firmy szczególnie powinien dbać o:

- dokumenty zawierające dane osobowe jego pracowników,

- listy płac,

- korespondencję wewnętrzną firmy,

- faktury,

- sprawozdania,

- korespondencję z klientami,

- informacje o produktach i usługach firmy,

- numery kont i kart firmowych.

[srodtytul]Gdy zaniedbasz, zapłacisz[/srodtytul]

Dane i informacje dotyczące firmy trzeba chronić i uniemożliwiać dostęp do nich osobom nieupoważnionym. Gdy mija czas, kiedy ich przechowywanie jest niezbędne, należy je usunąć. Przez usuwanie danych rozumie się zniszczenie danych osobowych lub taką ich modyfikację nie pozwalającą na ustalenie tożsamości osoby, której dane dotyczą. Usunięcie danych musi się odbywać zgodnie z zasadami określonymi w [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=EC1F13E066604CC3D762355E4D1FDB62?id=166335]ustawie z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.).[/link]

Jeśli zaniedbamy wspomniane obowiązki, grożą nam surowe kary. Z ustawy wynika, że [b]udostępnienie bądź umożliwienie dostępu do danych osobom nieupoważnionym podlega grzywnie, karze ograniczenia lub pozbawienia wolności do dwóch lat.[/b] Jeśli działanie było nieumyślne lub zaniedbano ustawowy obowiązek, przepisy przewidują kary niższe o rok.

[srodtytul]Można bezpiecznie zniszczyć[/srodtytul]

Przedsiębiorca może jednak pozbyć się dokumentów w bezpieczny sposób. Może zrobić to sam – za pomocą niszczarki, lub korzystając z usług firm, które się tym zajmują. Oferta takich firm jest szeroka. Zapewniają przechowywanie dokumentów zleceniodawców w specjalnym archiwum, wypożyczanie dokumentów z dowozem do klienta, przesyłanie kopii, brakowanie dokumentów po minięciu ich okresu przechowywania oraz niszczenie przeterminowanej dokumentacji. Niszczeniu podlegać mogą również nośniki optyczno-magnetyczne (płyty CD, DVD, karty kredytowe, mikrofilmy, twarde dyski).

[srodtytul]Jak wybrać sprzęt[/srodtytul]

Jeśli zdecydujemy się zainwestować w niszczarkę, pamiętajmy, że musimy dostosować ją do potrzeb firmy. Dobrze, jeśli będziemy w stanie odpowiedzieć na pytanie o rodzaj najczęściej niszczonych dokumentów. Niszczarkę dobiera się bowiem ze względu na ich przeznaczenie. Według międzynarodowej normy DIN 32757 wyróżnia się pięć poziomów bezpieczeństwa:

- poziom pierwszy – tu niszczy się dokumenty ogólnego użytku. Papier zostaje pocięty na paski o szerokości mniejszej niż 12 mm lub ścinki o powierzchni mniejszej niż 2000 mm kw.;

- poziom drugi – na tym poziomie niszczy się dokumenty wewnętrzne. Powstają paski o szerokości mniejszej niż 6 mm lub ścinki o powierzchni mniejszej niż 800 mm kw.;

- poziom trzeci – do niszczenia dokumentów poufnych. Papier cięty jest na paski o szerokości mniejszej niż 2 mm lub ścinki o powierzchni mniejszej niż 320 mm kw., szerokości mniejszej niż 4 mm oraz długości mniejszej niż 80 mm;

- poziom czwarty – stosowany przy niszczeniu dokumentów tajnych. Powstają ścinki o powierzchni mniejszej niż 30 mm kw., szerokości mniejszej niż 2 mm oraz długości mniejszej niż 15 mm;

- poziom piąty – w tym wypadku niszczy się dokumenty ściśle tajne. Powstające ścinki mają powierzchnię mniejszą niż 10 mm kw., szerokość mniejszą niż 0,8 mm i długość mniejszą niż 13 mm.

Należy także wziąć pod uwagę ilość niszczonych dokumentów i częstotliwość, z jaką są utylizowane. Małe niszczarki przybiurkowe są odpowiednie do niszczenia od czasu do czasu zaledwie pojedynczych kartek papieru, jednak zniszczenie potężnej partii zdezaktualizowanych dokumentów zabrałoby pracownikowi niemal cały dzień. Do tego celu używa się dużych niszczarek o bardzo wysokiej wydajności.

Kolejną funkcją, na którą powinniśmy zwrócić uwagę, są technologie, które zapobiegają zacięciom papieru bądź ostrzegają przed zablokowaniem arkuszy. Nowoczesne niszczarki nie stawiają na pierwszym miejscu siły ostrzy, lecz inteligencję działania – urządzenie niejako samo myśli za użytkownika i ostrzega go przed niewłaściwym korzystaniem z możliwości niszczarki.

[ramka][b]Pilnuj terminów[/b]

Wiele dokumentów należy przechowywać przez określony czas, np. przez pięć lat księgi rachunkowe, dokumenty dotyczące reklamacji i rękojmi – rok po upływie rękojmi lub po rozliczeniu reklamacji, faktury dokumentujące sprzedaż bądź zakup towarów – pięć lat. Najdłużej, bo minimum 50 lat, trzeba przechowywać dokumenty osobowe, takie jak: umowy o pracę, świadectwa pracy, akta osobowe.[/ramka]