Jak się skutecznie porozumiewać z organizatorem przetargu

Przepisy są jednoznaczne. Zgodnie z art. 27[link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=FE0BB210E8CD76216E57885A64B6F438?id=247401] prawa zamówień publicznych (dalej: pzp; tekst jedn. DzU z 2007 r. nr 223, poz. 1655 ze zm.[/link]) „oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje zamawiający i wykonawcy przekazują, zgodnie z wyborem zamawiającego, pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną”. W praktyce oznacza to dyktat ze strony zamawiającego. Przedsiębiorca nie może zakładać, że informacja przesłana przez niego np. faksem zostanie uznana. Wpierw musi sprawdzić w ogłoszeniu lub specyfikacji istotnych warunków zamówienia, czy taki sposób porozumiewania został dopuszczony przez zamawiającego.

[srodtytul]Różne formy dla różnych czynności[/srodtytul]

Co więcej, zamawiający może określić różne formy porozumiewania się dla różnych sytuacji. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby co do zasady dopuścił kontakt zarówno pisemny, jak i faksowy oraz elektroniczny, ale jednocześnie zastrzegł, że pewne dokumenty będzie przyjmował jedynie na piśmie.

[srodtytul]Oferta wyłącznie na papierze[/srodtytul]

Przepisy odrębnie traktują ofertę. Zgodnie z art. 82 ust. 2 pzp tę można złożyć wyłącznie w formie pisemnej lub – jeśli zamawiający wyrazi na to zgodę – w postaci elektronicznej opatrzonej bezpiecznym podpisem elektronicznym. W praktyce z tej drugiej możliwości zamawiający prawie nie korzystają, dlatego z góry można założyć, że startując w przetargu, trzeba ofertę przygotować na papierze.

[srodtytul]Liczy się czas otrzymania[/srodtytul]

Wysyłając pismo pocztą, przedsiębiorca tak naprawdę nie wie, kiedy dotrze ono do zamawiającego. Poczta czy kurier mogą mieć opóźnienia. Jeśli więc nie przywozimy dokumentów sami, warto nadać je z pewnym wyprzedzeniem. Pomijając bowiem pewne wyjątki (o czym dalej), o zachowaniu terminu decyduje moment otrzymania pisma przez zamawiającego. Wynika to z art. 61 kodeksu cywilnego. Zgodnie z nim oświadczenie zostało złożone w terminie, jeśli adresat mógł się z nim zapoznać.

[srodtytul]Nawet do północy[/srodtytul]

Jeśli dokument jest wysyłany pisemnie, musi dotrzeć do zamawiającego w godzinach jego urzędowania. Później po prostu nie będzie komu go odebrać. Inaczej jednak jest przy korzystaniu z faksu. Ten nie musi bowiem zostać przesłany np. do godz. 16, bo po tym czasie urząd przestaje pracować. Zgodnie z art. 111 § 1 k.c. termin oznaczony w dniach kończy się o północy ostatniego dnia. Faks czy e-mail może więc dotrzeć do zamawiającego nawet na minutę przed północą i powinien zostać uznany za wniesiony w terminie.

[srodtytul]Czasem decyduje data nadania[/srodtytul]

Postępowania dwuetapowe (np. przetarg ograniczony) rządzą się nieco odmiennymi zasadami. Wniosek o dopuszczenie do udziału w nich nie musi dotrzeć do zamawiającego w terminie. Wystarczy, że zostanie na czas wysłany. Art. 27 ust. 5 pzp dopuszcza, by wykonawca telefonicznie poinformował o jego nadaniu. Sam wniosek może zaś dotrzeć do adresata w ciągu siedmiu dni od dnia upływu terminu na jego złożenie.

[ramka] [b]Przykład[/b]

W przetargu ograniczonym zamawiający wyznaczył termin składania wniosków na 20 maja. Firma 19 maja nadała go listem poleconym na poczcie. Tego samego dnia telefonicznie powiadomiła zamawiającego o wysłaniu tegoż wniosku. Dotarł on do urzędu 22 maja. Zamawiający ma więc obowiązek przyjąć go i ocenić.[/ramka]

[srodtytul]Strony mogą żądać potwierdzenia[/srodtytul]

Jeśli jedna ze stron przekazuje drugiej jakieś informacje faksem lub drogą elektroniczną, ma prawo żądać potwierdzenia ich otrzymania. To ważne, gdyż może stanowić dowód podczas ewentualnego sporu. Może się bowiem zdarzyć, że chociaż nasz faks wydrukuje raport pozytywnej transmisji, po drugiej stronie ukaże się nieczytelny wydruk.

Przepisy nie precyzują, w jaki sposób powinno się potwierdzać otrzymanie informacji. Należy więc skorzystać z jednej z wybranych przez zamawiającego form kontaktu.

[ramka][b] Przykład[/b]

Zgodnie ze specyfikacją wykonawcy mogą się porozumiewać z zamawiającym pisemnie lub też faksem. Przedsiębiorca wysyła faksem oświadczenie i domaga się potwierdzenia jego otrzymania. Zamawiający może je wysłać faksem. Potwierdzenie wysłane e-mailem mogłoby już budzić wątpliwości prawne.[/ramka]

[ramka][b]Co mówi orzecznictwo[/b]

- Zgodnie z wyborem dokonanym przez zamawiającego na podstawie art. 27 ust. 3 i 4 pzp dopuszczona została dla protestu jedynie forma pisemna. Niedochowanie tej formy nie zostało obostrzone w art. 27 ust. 1 pzp rygorem nieważności czynności prawnej. Zatem jeżeli forma szczególna wymagana jest tylko ze skutkiem ad probationem lub ad eventum, to niedoręczenie odpowiedniego dokumentu adresatowi nie może wywoływać dalej idących skutków prawnych od tych, jakie wiąże z niedochowaniem takiej formy ustawa, a więc utrudnień dowodowych lub niewystąpienia szczególnych konsekwencji prawnych.

W dokumentacji postępowania znajduje się raport połączenia faksowego z potwierdzeniem odebrania przez urządzenie faksujące zamawiającego treści protestu przekazanej 15 grudnia 2008 roku o godzinie 11.17. Na tej podstawie Izba uznała, iż protest został skutecznie wniesiony do zamawiającego ([b]postanowienie Krajowej Izby Odwoławczej z 27 stycznia 2009 r., KIO/UZP 64/09[/b]).

- W ocenie Izby zasadnicze znaczenie w niniejszym przypadku miała treść pkt 35 specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zgodnie z którą korespondencja pomiędzy zamawiającym a uczestnikami postępowania mogła być prowadzona za pomocą faksu lub elektronicznie, przy czym fakt ich otrzymania powinien być niezwłocznie potwierdzony przez stronę otrzymującą.