Kontrakt wiąże jedynie wtedy, gdy podpisały go osoby mające prawo do reprezentowania stron. Tymczasem zasady reprezentacji są złożone i różnią się w zależności od tego, o jakiego przedsiębiorcę chodzi.
Dotyczy to zresztą nie tylko podpisywania umów, ale i załatwiania spraw urzędowych, występowania w imieniu firmy przed sądem itp. Informacje te przydadzą się nam z dwóch powodów. Po pierwsze – sami będziemy wiedzieli, jak powinna wyglądać reprezentacja naszej firmy. Po drugie – zorientujemy się, czyich podpisów wymagać po stronie kontrahentów.
[srodtytul]Jak przy indywidualnej działalności...[/srodtytul]
Opis zasad reprezentowania firm można podzielić z grubsza na dwie części. Pierwsza obejmie wszystkie sytuacje, w których działa sam przedsiębiorca (czy to samodzielnie czy to za pośrednictwem swoich organów). Druga dotyczy działania przez pełnomocnika.
Najprostsza jest sytuacja osób, które prowadzą indywidualną działalność gospodarczą pod własnym nazwiskiem. Każdy, kto jest pełnoletni i nie został ograniczony przez sąd w zdolności do czynności prawnych, może sam zawierać umowy. Nie potrzebuje do tego ani niczyjej zgody, ani współdziałania.
[srodtytul]... a jak w spółkach[/srodtytul]
Nieco inaczej wygląda sytuacja pozostałych przedsiębiorców. Chodzi zwłaszcza o spółki – tym bardziej że jest ich kilka rodzajów, a każda rządzi się swoimi zasadami. W spółkach osobowych regułą jest, że w ich imieniu działać może każdy ze wspólników. Choć właściciele firm mogą wprowadzać tu pewne odstępstwa, np. pozbawiając niektórych spośród siebie prawa reprezentacji.
W spółkach kapitałowych z kolei obowiązuje zasada działania za pośrednictwem zarządu. Ten może być jedno- albo wieloosobowy. W tym drugim wypadku o tym, jak dokładnie firma jest reprezentowana, rozstrzyga umowa albo statut. Gdy dokumenty te milczą, do dokonania przez spółkę jakiejś czynności potrzebna jest współpraca dwóch członków zarządu albo nawet jednego, ale działającego wraz z prokurentem. Oświadczenia składane przez kontrahentów (np. oferty) każdemu z członków zarządu wolno przyjmować samodzielnie.
Jak się w tym wszystkim połapać? [b]Najprostszym sposobem jest zajrzenie do Krajowego Rejestru Sądowego ([link=http://krs.cors.gov.pl/]http://krs.cors.gov.pl/[/link]). Warto pamiętać, że są tam nie tylko imiona i nazwiska reprezentantów, ale i wzory ich podpisów.[/b]
Czasem dobrze będzie pofatygować się do sądu i sprawdzić, jak one dokładnie wyglądają. Co prawda różnica w wyglądzie podpisów bynajmniej nie oznacza, że umowa będzie nieważna. Unikniemy jednak niepotrzebnych komplikacji.
[srodtytul]Kiedy potrzebne jest pozwolenie[/srodtytul]
Pamiętajmy, że czasami czynności prawne wymagają akceptacji trzeciego podmiotu. Jest tak chociażby w spółkach z o.o., gdzie niektóre transakcje wymagają zgody zgromadzenia wspólników.
[ramka][b]Przykład[/b]
Rozporządzenie prawem lub zaciągnięcie zobowiązania do świadczenia o wartości dwukrotnie przewyższającej wysokość kapitału zakładowego wymaga uchwały wspólników (art. 230 kodeksu spółek handlowych). Wyjątek od tej generalnej zasady może wynikać z umowy spółki. [/ramka]
To jednak nie wszystko. Zgoda wspólników może się okazać nieodzowna także przy sprzedaży czy kupnie nieruchomości. Kodeks wymaga jej zawsze, jeśli z umowy spółki nie wynika co innego. W takiej sytuacji bez akceptacji ze strony wspólników po prostu nie dojdzie do przejścia własności gruntu czy lokalu. Zgoda ta może zostać wyrażona przed złożeniem oświadczenia przez spółkę albo już po, ale nie później niż w terminie dwóch miesięcy od dnia złożenia oświadczenia przez spółkę (art. 17 k.s.h). Potwierdzenie wyrażone po złożeniu oświadczenia ma moc wsteczną od chwili dokonania czynności prawnej.
[ramka][b]Przykład[/b]
Spółka z o.o. kupuje grunt pod budowę magazynu. Sprzedawca nie zażądał przed przystąpieniem do aktu notarialnego okazania odpisu uchwały zgromadzenia wspólników o wyrażeniu zgody na nabycie tej nieruchomości. Kupujący zresztą w ogóle takiej uchwały nie podjął. W tej sytuacji strony nie mogą zawrzeć umowy sprzedaży, a jedynie zobowiązującą do sprzedaży pod warunkiem uzyskania takiej zgody. Jeśli zgromadzenie zaakceptuje transakcję, zarząd będzie musiał podpisać drugi akt notarialny, tym razem definitywnie przenoszącego własność. [/ramka]
[srodtytul]Jaki pełnomocnik[/srodtytul]
Zgodnie z prawem, jeśli co innego nie wynika z ustawy albo z właściwości czynności prawnej, tej ostatniej wolno dokonać przez pełnomocnika. Innymi słowy, ktoś reprezentujący nas (czy też kontrahenta) może podpisać umowę, a my jesteśmy nią związani. Ważne jest tylko to, żeby nasz przedstawiciel został należycie umocowany. Chodzi przede wszystkim o formę. Jeżeli do ważności czynności prawnej potrzebna jest szczególna forma, pełnomocnictwa do jej dokonania należy udzielić w ten sam sposób.
Z kolei pełnomocnictwo ogólne (czyli takie, które pozwala dokonywać w imieniu mocodawcy wszystkich czynności zwykłego zarządu) powinno być pod rygorem nieważności udzielone na piśmie. I takich właśnie dokumentów żądajmy od osoby, która spotyka się z nami w charakterze pełnomocnika innego przedsiębiorcy – i sami wyposażajmy w nie swoich pełnomocników. Przy poważniejszych kontraktach najlepiej zresztą unikać umawiania się z przedstawicielami. Domagajmy się podpisu samego przedsiębiorcy – albo członków odpowiedniego jego organu (najczęściej będzie to zarząd).
Co robić, jeśli pełnomocnictwo okaże się niewystarczające? Gdy zawierający umowę jako pełnomocnik nie ma umocowania albo przekroczy jego zakres, ważność umowy zależy od jej potwierdzenia przez osobę, w której imieniu umowa została zawarta. W tym celu możemy wyznaczyć drugiej stronie stosowny termin. Jeśli ten minie, a reakcji nie będzie, kontrakt przestanie nas wiązać.
Co więcej, mamy pewne dodatkowe roszczenia. Gdy bowiem brakuje potwierdzenia, taki rzekomy pełnomocnik musi zwrócić to, co od nas otrzymał. Powinien też naprawić szkodę, którą ponieśliśmy przez to, że zawarliśmy umowę, nie wiedząc o braku umocowania lub o przekroczeniu jego zakresu (art. 103 k.c.). Czasem będzie to jednak czysta teoria. Jeśli osoba taka okaże się niewypłacalna, gwarancje pozostaną tylko na papierze. Dlatego też radzimy, aby przy poważniejszych kontraktach domagać się podpisu samego przedsiębiorcy – albo członków odpowiedniego jego organu, czyli najczęściej zarządu.
[ramka][b]Co to jest prokura[/b]
Szczególną formą pełnomocnictwa jest tzw. prokura. To nic innego jak pełnomocnictwo udzielone przez przedsiębiorcę, ale podlegające obowiązkowi wpisu do rejestru przedsiębiorców, które obejmuje umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych, jakie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa (art. 1091 k.c.).[/ramka]
[ramka][b]Uwaga[/b]
Do zbycia przedsiębiorstwa, do dokonania czynności prawnej, na podstawie której następuje oddanie go do czasowego korzystania, oraz do zbywania i obciążania nieruchomości jest wymagane tzw. pełnomocnictwo szczególne. Chodzi o takie, w którym wprost jest sprecyzowana czynność, o którą chodzi.[/ramka]
masz pytanie, wyślij e-mail do autora [mail=p.wrzesniewski@rp.pl]p.wrzesniewski@rp.pl[/mail]
