Wniosek jest równie ważny jak pomysł

Już niedługo przedsiębiorcy staną w kolejce po pieniądze. Na pierwszy kwartał 2009 r. zaplanowano kilka konkursów z programu „Innowacyjna gospodarka”, jednego z najbardziej istotnych źródeł finansowania inwestycji firm. Projekty trzeba przygotować już teraz.

Doświadczenia mijającego roku pokazują, że wielu przedsiębiorców nie wie, jak ubiegać się o dotacje, jak zaplanować inwestycję i prawidłowo wypełnić wniosek.

– Nie wystarczy pomysł. Konieczne są konkrety, które trzeba potem dopasować do wymagań stawianych przez instytucje zarządzające pieniędzmi z UE – mówi Paweł Tynel z firmy doradczej Ernst & Young.

Na początek przedsiębiorca, który myśli o dotacji, musi się dokładnie zapoznać z kryteriami merytorycznymi. Konkurencja w walce o dofinansowanie z Unii jest niezwykle silna. Trzeba więc przeanalizować, jakie wymogi jesteśmy w stanie spełnić, a jakich nie. Kryteria obowiązkowe są oceniane na zasadzie zero-jedynkowej. Niespełnienie chociażby jednego z nich oznacza jednocześnie niespełnienie kryterium wejścia i odrzucenie wniosku. W przypadku kryteriów merytorycznych, fakultatywnych, można uzyskać określoną liczbę punktów. Ale nie ma się co łudzić, że projekt z minimalną oceną dostanie wsparcie.

Na co trzeba zwracać szczególną uwagę, przygotowując aplikację? – Ubiegając się o dotację dla nowych inwestycji o wysokim potencjale innowacyjnym (działanie 4.4), przedsiębiorcy najczęściej pomijają bardzo istotny wymóg. Nie wystarczy zakup nowoczesnej technologii. Trzeba dzięki niej zaoferować nowy lub znacznie ulepszony produkt lub usługę – podkreśla Paweł Tynel.

Oczywiście najlepiej byłoby, gdyby firma była w stanie stworzyć coś zupełnie nowego, ale to nie zdarza się często. Dlatego trzeba się zastanowić, jaką wartość dodaną uzyskuje produkt dzięki nowej technologii.

– Może to być dodatkowa funkcja czy mniejsze zużycie energii. Coś, dzięki czemu np. dane urządzenie będzie działać szybciej, sprawniej, taniej i bardziej efektywnie – mówi doradca z Ernst & Young.

[srodtytul]Handel to nie usługa[/srodtytul]

W przypadku dotacji na rozwój e-usług (działanie 8.1) kluczową kwestią okazuje się zrozumienie samej idei e-usługi.

– Trzeba pamiętać, że musi ona spełniać cztery podstawowe warunki: powinna być wykonywana automatycznie (w czasie rzeczywistym), drogą elektroniczną, na odległość (zdalnie) oraz na indywidualne żądanie odbiorcy – mówi Jacek Bukowicki z Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości. – Na wsparcie mogą liczyć np. projekty innowacyjnych serwisów e-learningowych, aukcji internetowych, niszowych portali społecznościowych, internetowych agencji turystycznych, automatycznych serwisów monitorujących, wyszukiwarek semantycznych, platform dających zdalny dostęp do oprogramowania, automatycznych informatorów turystycznych czy wyszukiwarek połączeń komunikacyjnych przez telefon komórkowy.

Ale przy każdym projekcie trzeba pamiętać o wymienionych czterech zasadach. Przykładowo, telewizja czy radio przez Internet nie są e-usługami, ale wypożyczanie filmów już tak; e-learning obsługiwany przez w pełni zautomatyzowany system informatyczny, najlepiej z zastosowaniem sztucznej inteligencji, jest e-usługą, ale udostępnianie wcześniej nagranych wykładów czy organizowanie transmisji wykładów online – już nie. O pieniądze nie mogą się ubiegać firmy, które chcą sprzedawać jakiekolwiek produkty (nawet cyfrowe). Wsparcia nie otrzyma więc żaden e-sklep. W przypadku produktów cyfrowych zamiast sprzedaży należy zastosować coraz popularniejszy model biznesowy oparty na świadczeniu odpłatnej usługi zdalnego dostępu – podpowiada Bukowicki.

Firmy, które chcą się ubiegać o dotacje na zwiększenie potencjału badawczo-rozwojowego (działanie 4.2), muszą pamiętać, że nie jest to wsparcie na rozpoczęcie takiej działalności. Inaczej mówiąc, warunkiem koniecznym jest prowadzenie działalności B+R lub ponoszenie nakładów w tym zakresie przynajmniej przez rok przed złożeniem wniosku.

Warto też zwrócić uwagę, że projekty w zakresie wzornictwa (także działanie 4.2) muszą się składać z dwóch zasadniczych faz: opracowania nowego wzoru przemysłowego lub użytkowego oraz jego wdrożenia do produkcji. Co więcej, warunkiem koniecznym jest skorzystanie z usług doradczych w zakresie wzornictwa lub dysponowanie wykwalifikowaną kadrą specjalistów w tej dziedzinie.

[srodtytul]Bez nadmiernego optymizmu[/srodtytul]

Większość pozostałych problemów jest wspólna dla wszystkich rodzajów dotacji z programu „Innowacyjna gospodarka”. Do dość powszechnych kłopotów należy zbyt luźne traktowanie wskaźników rezultatu – firmy mają tendencję do ich podwyższania.

– Duża liczba zatrudnionych osób, wysoka dynamika dochodów ładnie wyglądają na papierze, ale w rzeczywistości mogą być trudne do osiągnięcia. Tymczasem firmy będą rozliczane z zaplanowanych efektów. Ich brak może skutkować koniecznością zwrotu dotacji – ostrzega Paweł Tynel z Ernst & Young.

Groźba zwrotu dotacji wisi też nad firmami, które nie spełnią kolejnego warunku – trwałości projektu (trzy lata dla małych i średnich firm, pięć lat dla dużych). W przypadku działania 8.1 (e-usługi) szczególnie ważne jest podanie, jak firma zamierza się utrzymywać i być rentowna po wyczerpaniu się wsparcia. Co ważne, działalność zarobkowa musi być dalej zgodna z zasadami dotacji (nie można więc rozpocząć np. sprzedaży produktów przez Internet). W działaniu 4.4 niedozwolone jest z kolei wykorzystanie np. maszyn i urządzeń do produkcji innych towarów niż określone w umowie o dotację.

Powtarzającym się błędem są również zbyt ogólnikowe opisy w poszczególnych częściach projektu. Nie wystarczy w odpowiedzi na pytanie o źródła jego finansowania napisać: własne, czy w odpowiedzi na pytanie o wpływ projektu na politykę horyzontalną UE podać: pozytywny. Wszystkie te kwestie trzeba dokładanie opisać i uzasadnić.

Jeśli w ramach realizacji projektu przewidziano wynagrodzenie dla pracowników, trzeba pamiętać, że dotyczy to tylko osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, umowy o dzieło itp. Wynagrodzenie dla właściciela firmy nie jest kosztem kwalifikowanym.

Podobnie trzeba zachować czujność przy wpisywaniu kosztów szkoleń specjalistycznych. – Nie mogą być to ogólne kursy organizowane cyklicznie przez jakąś firmę, nawet gdyby były związane z niezwykle zaawansowaną wiedzą. Muszą to być szkolenia odpowiadające tylko potrzebom danego projektu – zauważa Paweł Tynel.

[srodtytul]Zdradliwe terminy[/srodtytul]

Eksperci zwracają też uwagę na dwie pułapki związane z terminami. Pierwsza to data złożenia wniosku o dotację do odpowiedniej instytucji. Otóż nie liczy się data stempla pocztowego czy nadania przesyłki kurierem, ale data rzeczywistego wpłynięcia pisma do urzędu. Może to być szczególnie kłopotliwe w momencie, gdy mija termin naboru wniosków.

Po drugie, uwzględniane są wyłącznie wydatki na projekt od następnego dnia po dostarczeniu wniosku (lub w części dotacji po otrzymaniu potwierdzenia kwalifikowalności projektu). Oznacza to, że najlepiej ruszyć z inwestycją co najmniej dwa dni później, na wypadek gdyby (co się zdarza) urząd zarejestrował wniosek dzień po faktycznym złożeniu. W żadnym razie faktury nie mogą mieć tej samej daty, która widnieje na wniosku lub otrzymanym potwierdzeniu.

[ramka][b]Warto pamiętać[/b]

[b]Od 1 stycznia 2009 r. zmienia się część zasad udzielania pomocy publicznej dla przedsiębiorstw.[/b] Dotyczy to też dotacji na nowe inwestycje o wysokim potencjale innowacyjnym (działanie 4.4 programu „Innowacyjna gospodarka”). Główne zmiany:

- [b]Moment rozpoczęcia[/b]

Firmy z sektora MSP mogą rozpocząć inwestycję po złożeniu wniosku. W przypadku dużych firm zachowane będzie zapewne potwierdzenie kwalifikowalności projektu wydawane w terminie 30 dni od złożenia wniosku.

- [b]Nowy zestaw kryteriów[/b]

Nie ma punktów za przynależność do sektora MSP. Punkty za to kryterium zostaną rozdzielone na pozostałe części oceny. Należy więc sprawdzić, którego kryterium waga się powiększyła. Zastosowano nowe podejście do posiadania certyfikatów – dostaje się za to mniej punktów.

- [b]Finansowanie inwestycji[/b]

Uzyskanie finansowania jest teraz znacznie trudniejsze. Dlatego warto wcześniej porozmawiać z bankiem na temat promesy. W momencie podpisywania umowy o dofinansowanie promesa nadal powinna być ważna. Dlatego musi ona obejmować okres co najmniej sześciu miesięcy lub nawet dłuższy.

- [b]Mniej formalności[/b]