Pracownik w podróży pracuje tak, jakby był w firmie

„Panie Jacku, jedzie pan w podróż służbową”. Słysząc takie polecenie, pracownik zakłada, że może spędzić w podróży więcej czasu niż normalnie, siedząc za biurkiem. Musi przecież dojechać do określonego miejsca, niejednokrotnie gdzieś przenocować.

Oczywiście w związku z delegacją przysługuje mu zwrot kosztów i o tym dość jasno mówią przepisy. Gorzej jest z wyjaśnieniem, jak umiejscowić czas delegacji w czasie pracy. A to może być ważne nie tylko dla pracowników. Dużo bardziej dla zatrudniających ich pracodawców.

[srodtytul]Praca w terenie…[/srodtytul]

Delegacja to nic innego jak wykonywanie przez pracownika poleconego zadania poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub stałe miejsce pracy. Przy delegacjach zagranicznych polecenie realizowane jest poza granicami Polski.

Podróż służbowa musi się odbyć w terminie i miejscu zgodnym z tym, jakie podane jest w poleceniu wyjazdu. Aby delegację udało się rozliczyć, trzeba ją odpowiednio udokumentować. Dokumentem takim – jak podkreślił Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu – jest najczęściej polecenie wyjazdu służbowego (wyrok z 26 stycznia 2007 r., I SA/Wr 1332/06). Ustna delegacja nie potwierdza zatem poniesienia wydatków.

[srodtytul]… ale nie dla każdego[/srodtytul]

Właściciel firmy musi też pamiętać o pewnych ograniczeniach. Nie każdego podwładnego może w taką podróż wysłać. Jak mówi art. 178 kodeksu pracy, pracodawcy nie wolno delegować poza stałe miejsce pracy pracownicy w ciąży, jeżeli nie wyraża na to zgody. Tak samo jest z pracownikiem opiekującym się dzieckiem do ukończenia przez nie czwartego roku życia. W obu wypadkach podróż służbowa jest możliwa tylko, gdy pracownik wyrazi zgodę.

[srodtytul]Czasu podróży nie wliczymy…[/srodtytul]

W delegacji pracownik nie tylko podróżuje. Wykonuje też obowiązki służbowe. Realizacja zleconych zadań powinna się mieścić w tzw. czasie pracy. Gdy pracownik pozostaje do dyspozycji swojego szefa w zakładzie pracy albo w innym miejscu wyznaczonym do wykonania pracy, to jest to jego czas pracy.

Normy czasu pracy ujęte są w kodeksie pracy i wynoszą osiem godzin na dobę, a 40 godzin w pięciodniowym tygodniu pracy w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym czterech miesięcy. W każdej dobie pracownik ma prawo do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku. Jeśli czas spędzony w drodze z delegacji narusza normę 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku na dobę, pracownikowi należą się dni wolne albo dodatkowe wynagrodzenie. Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z 3 czerwca 2005 r. (II PK 265/04).

Z reguły czas, w którym zatrudniony wykonuje obowiązki służbowe, będąc w delegacji, jest wliczany do czasu pracy. [b]Natomiast przemieszczanie się, czyli podróż jako taka, nie jest wykonywaniem pracy i w zasadzie nie może być wliczana do czasu pracy.[/b]

[srodtytul]… chyba że podwładny jest zajęty[/srodtytul]

Co jednak, gdy pracownik wykonuje pracę również w czasie samej podróży? Przecież może siedzieć w pociągu i sporządzać raport, używając laptopa. Świadczy wtedy pracę w czasie podróży. Czas takiej podróży powinien więc być wliczany do czasu pracy. Szef może mieć jednak problem z kontrolą, czy pracownik rzeczywiście wykonywał czynności służbowe.

Takich problemów nie będzie, gdy pracownik przebywa w podróży i mieści się ona w godzinach, w których, zgodnie ze swoim rozkładem czasu pracy, wykonuje on pracę. Od właściciela firmy zależy zatem, jak ustali czas podróży służbowej, a tym samym, czy będzie miał problemy z ustalaniem czasu pracy, czy też nie.

[srodtytul]Nie ma żadnych limitów[/srodtytul]

Pamiętajmy, że maksymalny czas trwania podróży służbowych nie jest uregulowany w przepisach. Tym samym delegacja może trwać tak długo, jak wymagają tego potrzeby pracodawcy. Jeśli jednak oddelegowanie będzie miało charakter stały, warto zamieścić odpowiednie postanowienia w umowie o pracę.

[ramka][b]Przykład[/b]