Każdy, kto podejmuje działalność gospodarczą, wcześniej czy później zacznie zawierać umowy. Także mały przedsiębiorca powinien wiedzieć, nie tylko w jakiej formie podpisać kontrakt, ale i z kim w tej sprawie rozmawiać. Tym bardziej że zależnie od formy prawnej kontrahenta zasady reprezentacji takich podmiotów różnią się od siebie.

Inaczej wygląda to w spółce, inaczej w fundacji czy spółdzielni. A żeby było jeszcze trudniej, spółki nie tylko dzielą się na kilka typów, ale i przycinane są przez samych właścicieli do konkretnych potrzeb. Wszystko to sprawia, że w zasadach reprezentacji początkującym przedsiębiorcom trudno się czasem połapać.

[srodtytul]Kto reprezentuje[/srodtytul]

Zacznijmy od spółek kapitałowych (z ograniczoną odpowiedzialnością i akcyjnej), bo choć są one bardziej skomplikowane od osobowych, to sytuacja jest tu paradoksalnie prostsza. Spółki takie reprezentowane są przez zarządy. Zarząd może być jedno- albo wieloosobowy. W tym pierwszym przypadku sytuacja jest jasna – wystarczy stosowne oświadczenie tej jednej osoby, żeby umowa była ważna i wiążąca dla spółki. Przy zarządach wieloosobowych reguły są nieco bardziej złożone. Przede wszystkim sami właściciele mogą określić je w statucie czy umowie spółki. Jeśli te milczą, podpis jednego tylko członka zarządu w zasadzie nie wystarczy. Potrzeba wówczas działania przynajmniej dwóch członków zarządu – albo członka zarządu i prokurenta (o nim za chwilę). Warto pamiętać, że do niektórych umów potrzebna jest zgoda wspólników, których spółka ma potem taki kontrakt wykonywać. Nieco inaczej reprezentowane są spółki osobowe (np. jawna czy komandytowa). Przykładowo w spółce jawnej zasadą jest, że oświadczenia w jej imieniu składać może każdy ze wspólników. W umowie wolno jednak pozbawić uprawnienia do reprezentowania. Z kolei spółkę komandytową reprezentują wybrani wspólnicy zwani komplementariuszami.

W spółce cywilnej sytuacja wygląda jeszcze inaczej. Wspólnicy co do zasady reprezentują spółkę tak samo, jak prowadzą jej sprawy. Znaczy to, że każdy z nich może sam zawrzeć umowę w sprawie nieprzekraczającej granic zwykłego zarządu. Do poważniejszych czynności wymagana jest natomiast uchwała wspólników. Wspólnicy mogą jednak te reguły zmienić – i to zarówno w umowie, jak i w zwykłej uchwale.

[srodtytul]Pełnomocnik wyręcza firmę[/srodtytul]

Osobiste działanie zarządu czy wspólnika nie zawsze jest potrzebne. W gruncie rzeczy każda firma może związać się umową poprzez pełnomocnika. Istnieje kilka rodzajów pełnomocnictwa. Pierwsze ma charakter ogólny. Daje ono umocowanie do dokonywania czynności zwykłego zarządu (takich np. jak codzienne zamówienia handlowe czy bieżące zakupy). Druga grupa to pełnomocnictwa rodzajowe. Pozwalają one – jak sama nazwa wskazuje – na czynności określonego rodzaju, w tym przekraczające zakres zwykłego zarządu. Możliwe są także pełnomocnictwa do poszczególnych czynności. Dodatkowo przedsiębiorca wpisywany do rejestru może udzielać tzw. prokury. Jest ona określana mianem pełnomocnictwa handlowego i obejmuje upoważnienie do dokonywania czynności sądowych i pozasądowych wiążących się z prowadzeniem przedsiębiorstwa.

Nie wolno zapominać, że jeśli czynność prawna wymaga jakiejś szczególnej formy, również pełnomocnictwa należy udzielić w tej formie.

[ramka][b]Przykład[/b]

Nieruchomość można sprzedać jedynie przez dokonanie aktu notarialnego. Tym samym pełnomocnictwa do sprzedaży nieruchomości właściciel też musi udzielić w akcie notarialnym.[/ramka]

[srodtytul]Gdzie szukać informacji [/srodtytul]

Wszystko to na pierwszy rzut oka niejednemu początkującemu przedsiębiorcy wydać się może trudne. Skąd bowiem mała firma ma wiedzieć, że siedząca po drugiej stronie stołu osoba rzeczywiście jest wspólnikiem w spółce albo członkiem jej zarządu? To zmienia się czasem z dnia na dzień. Wystarczy przecież, że wspólnicy zbiorą się w jednym miejscu i dokonają przyspieszonych zmian w zarządzie. Na szczęście jest na ten kłopot metoda.

Nieocenionym źródłem wiedzy jest rejestr przedsiębiorców działający w ramach Krajowego Rejestru Sądowego. Zawiera on m.in. informacje o osobach upoważnionych do reprezentowania figurujących w nim firm. Rejestr ma tę zaletę, że – nieco sprawę upraszczając – dane w nim zawarte wiążą, nawet jeśli są niezgodne z rzeczywistym stanem rzeczy. O co chodzi? Otóż nawet jeśli doszło do wymiany zarządu, formalności związane z ujawnieniem tego w rejestrze wymagają czasu. W okresie tym w KRS wpisani są cały czas dotychczasowi reprezentanci. I dopóki tak jest, dopóty to z nimi możemy podpisywać umowy. Ważne jest tylko, żeby druga strona (np. mała jednoosobowa firma) działała w dobrej wierze. Innymi słowy, nie może wiedzieć, że dane w rejestrze są już nieaktualne.

Rejestr przedsiębiorców nie obejmuje jednak wszystkich osób, które mogą reprezentować firmę. Chodzi o pełnomocników. W KRS figurują tylko prokurenci wpisanych tam firm. Nie ma tam też wszystkich przedsiębiorców. Spółka cywilna nie figuruje w rejestrze przedsiębiorców. Jej potencjalny kontrahent nie ma więc skąd zaczerpnąć oficjalnej informacji o tym, kto może ją reprezentować. To sprawia, że spółka cywilna jest dość niebezpiecznym partnerem do robienia interesów. Na szczęście przedsiębiorca, który podpisze umowę z osobą nieupoważnioną do reprezentowania spółki, nie stoi na straconej pozycji. Wolno mu domagać się wyrównania strat od takiego nierzetelnego reprezentanta.

[ramka][b]Kto kogo reprezentuje[/b]

W zależności od tego, z kim podpisujemy umowę, do reprezentowania uprawniony jest:

- zarząd – w fundacji, spółce z o.o. i akcyjnej oraz w spółdzielni

- każdy ze wspólników – w spółce jawnej

- komplementariusze – w spółce komandytowej

- każdy ze wspólników – w spółce cywilnej

- każdy z partnerów (albo zarząd) – w spółce partnerskiej [/ramka]