Pracodawca musi skonsultować zamiar przeprowadzenia zwolnień grupowych z działającymi u niego zakładowymi organizacjami związkowymi. Jeśli jest ich kilka, to takie konsultacje odbywa ze wszystkimi związkami. Ma to służyć m.in. uniknięciu lub zmniejszeniu rozmiarów grupowego zwolnienia. Obowiązek przeprowadzenia konsultacji nie zależy od tego, czy pracownicy objęci zamiarem zwolnienia są członkami zakładowej organizacji związkowej, czy nie należą do związków.

Pracodawca ma na to nie więcej niż 20 dni od zawiadomienia związków zawodowych o zamiarze zwolnienia. W porozumieniu szef i organizacje określają zasady postępowania w sprawach pracowników objętych zamiarem grupowego zwolnienia, a także obowiązki szefa w zakresie niezbędnym do rozstrzygnięcia innych spraw pracowniczych związanych z zamierzoną grupową redukcją. Porozumienie musi być uzgodnione ze związkami zawodowymi, czyli muszą one zgodzić się na jego ostateczną treść.

Gdy w firmie nie ma związków, pracodawca samodzielnie decyduje o regulaminie zwolnień, a z przedstawicielami załogi tylko konsultuje jego treść. Wystarczy zatem, że wysłucha ich stanowiska, ale nie musi go uwzględniać.

Jeżeli szef w trakcie negocjacji nie może dojść do porozumienia ze wszystkimi związkami, może uzgodnić jego treść tylko z reprezentatywnymi. A jeżeli i to nie przyniesie rezultatu, w regulaminie zwolnień grypowych samodzielnie ustala zasady postępowania przy ich przeprowadzaniu. Powinien jednak uwzględnić propozycje związków.

Po zawarciu porozumienia ze związkami zawodowymi pracodawca zawiadamia na piśmie właściwy powiatowy urząd pracy o przyjętych ustaleniach dotyczących grupowego zwolnienia, ale ustawa nie określa żadnego terminu na zgłoszenie tego zawiadomienia.

Kopie takiej informacji szef przekazuje związkom, które mogą przedstawić urzędowi pracy swoją opinię o grupowej redukcji. Jeżeli u pracodawcy nie działają związki, to zawiadomienie przesyła przedstawicielom pracowników wybranym w trybie przyjętym w firmie. Jeśli kończy on działalność wskutek prawomocnego orzeczenia sądu, to zawiadomienie jest wymagane tylko wtedy, gdy z takim wnioskiem wystąpi powiatowy urząd pracy.

Wypowiedzeń pracodawca nie może wręczyć wcześniej niż po 30 dniach od zawiadomienia urzędu pracy o planowanych zwolnieniach grupowych, a jeśli takie zawiadomienie nie jest wymagane, to nie wcześniej niż po upływie 30 dni od zawarcia porozumienia ze związkami zawodowymi w sprawie redukcji lub wydania regulaminu zwolnień przez pracodawcę.

Podobnie jak przy innych czynnościach pracodawcy w postępowaniu przy zwolnieniach grupowych naruszenie tych terminów pozwala pracownikowi wystąpić z roszczeniami przewidzianymi w kodeksie pracy.

Przy umowach zawartych na czas nieokreślony, których okres wypowiedzenia wynosi trzy miesiące, pracodawcy wolno skorzystać z art. 361 k.p. i skrócić okres wypowiedzenia, ale najwyżej do jednego miesiąca. Za pozostałą część okresu wypowiedzenia wypłaca mu jednak odszkodowanie.

Wypowiedzenie to jednostronna czynność prawna pracodawcy, dokonana w formie pisemnej, a zawierająca jego oświadczenie woli o rozwiązaniu stosunku pracy z upływem okresu wypowiedzenia. Ale jest ono dokonane z chwilą, gdy oświadczenie woli pracodawcy dotarło do adresata (pracownika) w taki sposób, że mógł się zapoznać z jego treścią.

Jeśli umowa o pracę rozwiązuje się za porozumieniem stron, do którego także stosuje się ustawę o zwolnieniach grupowych, to następuje z chwilą złożenia zgodnych oświadczeń woli stron lub później, w terminie przyjętym przez strony w ich oświadczeniach woli.

Pracodawca musi jednak pamiętać, że nawet przy zwolnieniach grupowych nie z każdym pracownikiem się rozstanie. Niektórym może co najwyżej zmienić warunki pracy i płacy (art. 5 ust. 5 ustawy).

Odprawa finansowa z tytułu zwolnienia z przyczyn niedotyczących pracowników przysługuje każdemu zwalnianemu bez względu na wymiar etatu. Ponadto pracownik ma do niej prawo niezależnie od innych należności, takich jak odszkodowanie z tytułu skrócenia okresu wypowiedzenia (art. 361 § 1 k.p.), a także do odpraw z innego tytułu, np. emerytalnej czy rentowej (art. 921 k.p.).

Odprawę płaci każdy pracodawca, który zatrudnia co najmniej 20 osób, nawet jeśli zwalnia jednego pracownika, o ile wyłącznym powodem redukcji są przyczyny leżące po stronie firmy. Jej wysokość zależy od tzw. stażu zakładowego, liczą się zatem lata przepracowane u pracodawcy, który zwalnia.

W ust. 3 lit. a świadectwa pracy pracodawca podaje jeden z trybów rozwiązania stosunku pracy określonych w art. 30 § 1 k.p., a przy rozwiązaniu za wypowiedzeniem dodatkowo wskazuje stronę stosunku składającą oświadczenie woli w tej sprawie. Przy zwolnieniach z przyczyn niedotyczących pracowników może więc wpisać art. 30 k.p. w zw. z art. 1 lub 10 ustawy o zwolnieniach grupowych. Ma prawo także w ust. 6 – w informacjach uzupełniających – wskazać, że do rozwiązania stosunku pracy doszło wskutek zwolnień grupowych.

Jest to o tyle istotne, że gdyby do rozwiązania stosunku pracy doszło wskutek porozumienia, a nie byłoby informacji o porozumieniu związanym ze zwolnieniami grupowymi, to pracownik mógłby się zarejestrować w urzędzie pracy jako bezrobotny, ale przez sześć miesięcy nie korzystałby z zasiłku dla bezrobotnych. Art. 75 ust. pkt 2 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (DzU nr 69, poz. 415 ze zm., w skrócie ustawa o promocji zatrudnienia) stanowi, że prawo do zasiłku nie przysługuje bezrobotnemu, który w okresie sześciu miesięcy przed zarejestrowaniem w powiatowym urzędzie pracy rozwiązał stosunek pracy lub stosunek służbowy za wypowiedzeniem albo na mocy porozumienia stron. Wyjątek, czyli możliwość uzyskania zasiłku dla bezrobotnych bez tak długiego okresu wyczekiwania, dotyczy rozwiązania stosunku pracy w wyniku porozumienia stron, które nastąpiło z powodu upadłości, likwidacji pracodawcy lub zmniejszenia zatrudnienia z przyczyn dotyczących zakładu pracy albo rozwiązanie stosunku pracy lub stosunku służbowego za wypowiedzeniem lub na mocy porozumienia stron nastąpiło z powodu zmiany miejsca zamieszkania.

Zgodnie z art. 71 ust. 1 tej ustawy prawo do zasiłku przysługuje za każdy dzień kalendarzowy po upływie siedmiu dni od zarejestrowania się we właściwym powiatowym urzędzie pracy. Od 1 czerwca podstawowa kwota zasiłku wynosi 551,80 zł (MP z 2008 r. nr 33, poz. 297).

Od otrzymania świadectwa pracownik ma siedem dni na złożenie wniosku o jego sprostowanie. Przepisy nie określają, w jakiej formie należy to zrobić. Dla celów dowodowych powinna być ona pisemna. Jeżeli szef negatywnie rozpatrzy wniosek o sprostowanie świadectwa pracy, zatrudniony ma ponownie siedem dni od zawiadomienia go o odmowie, aby wystąpić do sądu pracy z żądaniem sprostowania tego dokumentu. Gdy sąd uwzględni to powództwo, w ciągu trzech dni od uprawomocnienia się wyroku pracodawca musi wydać nowe świadectwo pracy.

Art. 70 ust. 1 ustawy o promocji zatrudnienia nakłada na pracodawcę zamierzającego zwolnić co najmniej 100 pracowników w ciągu trzech miesięcy obowiązek uzgodnienia z powiatowym urzędem pracy zakresu i formy pomocy dla zwalnianych (tzw. outplacement), w szczególności:

- pośrednictwa pracy,

- poradnictwa zawodowego,

- szkoleń,

- pomocy w aktywnym poszukiwaniu pracy.

Natomiast art. 70 ust. 2 ustawy o promocji zatrudnienia stanowi, że w razie tzw. zwolnienia monitorowanego pracodawca musi zapewnić pracownikom przewidzianym do zwolnienia lub będącym w trakcie wypowiedzenia lub w ciągu sześciu miesięcy po rozwiązaniu stosunku pracy albo stosunku służbowego odpowiedni programu wsparcia.

Często przy outplacemencie pracodawcy tworzą specjalne programy dotyczące usług rynku pracy. Korzystają z nich np. pracownicy przewidziani do zwolnienia oraz ci, którzy są w trakcie wypowiedzenia. Program usług rynku pracy może organizować powiatowy urząd pracy, agencja zatrudnienia lub instytucja szkoleniowa. Natomiast finansowaniem tego programu co do zasady obarczony jest pracodawca. Może on jednak ubiegać się o wsparcie np. z urzędu pracy albo innych jednostek administracji publicznej.

Jeśli po zwolnieniach grupowych pracodawca będzie ponownie zatrudniał w tej samej grupie zawodowej, to w pierwszej kolejności powinien przyjąć pracownika, z którym rozstał się przy grupowej redukcji. Warunek: zwolniony zgłosi taką chęć w ciągu roku od rozwiązania z nim stosunku pracy. Natomiast pracodawca ma 15 miesięcy (liczone również od rozwiązania stosunku pracy) na ponowne przyjęcie.

Pracodawca pisemnie zawiadamia działające u niego związki o:

- przyczynach zamierzonego grupowego zwolnienia,

- liczbie zatrudnionych i grupach zawodowych, do których należą, grupach zawodowych pracowników objętych zamiarem grupowego zwolnienia,

- okresie, w którym nastąpi takie zwolnienie,

- proponowanych kryteriach doboru pracowników do grupowego zwolnienia,

- kolejności dokonywania zwolnień,

- propozycjach rozstrzygnięcia spraw pracowniczych związanych z zamierzonym grupowym zwolnieniem, a jeżeli obejmują one świadczenia pieniężne, to pracodawca musi dodatkowo przedstawić sposób ustalania ich wysokości.

Informacje te szef powinien przekazać w takim terminie, aby związki mogły zgłosić do konsultacji propozycje rozwiązań dotyczących tych zagadnień.

Pracodawca zawiadamia urząd pracy o:

- liczbie zatrudnionych i zwalnianych pracowników oraz przyczynach ich zwolnienia,

- okresie (do 30 dni), w którym ma być dokonane zwolnienie,

- przeprowadzonej konsultacji zamierzonego grupowego zwolnienia z zakładowymi organizacjami związkowymi lub przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u pracodawcy.