Kiedy pracownik musi dostarczyć fotografię do przepustki

Wizerunek stanowi dobro osobiste każdego człowieka i już z tego względu szczególnie chroni go kodeks cywilny, prawo autorskie, a także prawo pracy. Jednocześnie fotografia, jako informacja pozwalająca na identyfikację osoby, może być gromadzona, przechowywana lub przetwarzana wyłącznie zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych.

Mimo tej wielorakiej i pełnej ochrony w praktyce często dochodzi do nieporozumień między szefem a pracownikiem, który musi złożyć swój fotograficzny wizerunek. Pracodawcy wychodzą z założenia, że zarówno kandydat do pracy, jak i pracownik mają obowiązek dołączenia zdjęcia. Wynika to ze zwyczaju, bo „zawsze tak było”. To stanowisko jest błędne i na szczęście coraz mniej powszechne. Przez dziesiątki lat obowiązywania kodeksu pracy osobę ubiegającą się o zatrudnienie, jak i już będącą pracownikiem obciążano koniecznością złożenia pracodawcy, wśród różnych danych, także odpowiedniej ilości własnych zdjęć.

Każdy ma prawo do ochrony dotyczących go danych osobowych, tj. wszelkich informacji, które identyfikują lub mogą identyfikować konkretną osobę fizyczną. Tak stanowi ustawa o ochronie danych osobowych z 29 sierpnia 1997r. (tekst jedn. DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926). Nie ulega wątpliwości, że informacją identyfikującą jest wizerunek fotograficzny.

Art. 22

1

k.p. jednoznacznie określa, jakich danych osobowych może żądać pracodawca od kandydata do pracy i od osoby już zatrudnionej. Wśród nich nie ma fotografii. Tylko w wypadkach szczególnych przełożonemu wolno domagać się, aby pracownik podał inne dane osobowe niż te, które wskazuje kodeks pracy. Taki wymóg może wynikać z innych przepisów, np. dotyczących służby cywilnej czy zatrudnienia w tzw. służbach mundurowych.

Obowiązek posługiwania się przez pracownika przepustką z fotografią upoważniającą do przebywania w zakładzie lub noszenie identyfikatora może wynikać z przepisów ustalających zasady zatrudnienia albo z regulaminów u pracodawcy. Już przy podpisaniu umowy o pracę pracownik zna obowiązujące w firmie zasady organizacji i porządku i oświadcza, że będzie ich przestrzegał. Tym samym zgadza się w tym celu złożyć pracodawcy swoją fotografię.

Inaczej będzie w firmie, w której nie ma regulaminu, a szef wprowadził lub dopiero zamierza wprowadzić obowiązek posiadania przez pracowników przepustek lub identyfikatorów ze zdjęciem. W tym celu wolno mu żądać od podwładnego dostarczenia fotografii. Zgodnie bowiem z art. 4 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.) jeżeli zachodzi taka potrzeba, pracodawca może wystawić pracownikowi legitymację służbową, przepustkę lub inny dokument uprawniający do przebywania w zakładzie bądź załatwiania spraw służbowych poza nim. Od decyzji szefa zależy, czy takie dokumenty wystawia załodze. Jednocześnie każdy pracownik musi wypełniać polecenie przełożonego związane ze stosunkiem pracy.

W wyroku z 7 lutego 2007 r. Sąd Najwyższy uznał, że w firmach, w których nie ma obowiązku wprowadzania regulaminu pracy, m.in. elementy organizacji i porządek pracy zatrudniający ustala w poleceniach (I PK 221/06).

Dostarczenie zdjęć przez podwładnego do legitymacji, przepustki czy identyfikatora nie może być traktowane jako gromadzenie danych osobowych pracownika. Szef nie przetwarza bowiem w tym wypadku danych (ani ich nie zbiera, utrwala, przekazuje), gdyż wykorzystuje fotografię jedynie po to, aby wykonać konkretny identyfikator, którym dysponuje pracownik. Dostarczone zdjęcie nie trafia także do zbiorów (akt osobowych) prowadzonych przez pracodawcę.

Zatem w wielu sytuacjach żądanie pracodawcy, aby pracownik złożył fotografie, będzie w pełni uzasadnione. Odmowa złożenia w tym celu zdjęcia będzie skutkowała niewykonaniem pracy z winy pracownika ze wszelkimi tego konsekwencjami.