Dla przykładu przedstawimy główne koszty związane z ubieganiem się o dotację z programu operacyjnego „Innowacyjna gospodarka”‚ działanie 4.4 „Nowe inwestycje o wysokim potencjale innowacyjnym”. Trzeba zaznaczyć‚ iż przy dotacjach na inne działania koszty kształtują się odmiennie.

Podejmowane w trakcie ubiegania się o dotacje działania i ich koszty można podzielić na kilka kategorii. Niektóre z nich są niezbędne i związane często z opłatami administracyjnymi. Pozostałe w znaczącej mierze zwiększają szanse przedsiębiorstwa podczas oceny punktowej. Koszty można też podzielić na te ponoszone przed przystąpieniem do walki o unijne środki, na etapie pisania wniosku, oraz te, które czekają firmę w przyszłości.

Poniżej szczegółowo opisujemy każdą z kategorii istotnych z punktu widzenia przyznania i rozliczania dotacji unijnych. Jest to swoisty katalog działań‚ które podejmuje przedsiębiorca przygotowujący wniosek o dofinansowanie.

Do tej pory przedsiębiorcy przygotowujący projekt własnymi siłami najczęściej delegowali do tego co najmniej dwóch pracowników. Nawet wynajmując doradcę, trzeba wyznaczyć przynajmniej jedną osobę odpowiedzialną za koordynację całego procesu. Koszt wynagrodzenia pracowników będzie dla przedsiębiorcy kosztem bezpośrednio związanym z ubieganiem się o dofinansowanie.

Również tzw. koszty formalne lub administracyjne są nie do uniknięcia na etapie składania wniosku o wsparcie. Będą to w szczególności pozycje związane z uzyskaniem odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego‚ opłatą skarbową od pełnomocnictw‚ uzyskaniem zaświadczeń z ZUS i urzędu skarbowego. Konieczne może się również okazać notarialne poświadczenie wybranych dokumentów lub wykonanie tłumaczenia przez tłumacza przysięgłego. Nie są to jednak duże kwoty.

Koszt pozyskania dotacji będzie kształtował się odmiennie w zależności od tego‚ czy przedsiębiorca przygotuje całą dokumentację aplikacyjną własnymi siłami‚ czy też z pomocą profesjonalnej firmy doradczej. Do tej pory ponad 60 proc. firm ubiegających się o dofinansowanie korzystało z firm doradczych >patrz tab. 1.

Wynagrodzenie firm doradczych jest negocjowane indywidualnie i może być bardzo zróżnicowane w zależności od renomy i sukcesów firmy konsultingowej. Praktyką jest podział wynagrodzenia na dwie części‚ tj. kwotę stałą oraz kwotę wynagrodzenia obliczaną jako procent pozyskanego wsparcia. Firmy o nieugruntowanej pozycji rynkowej czasami decydują się oferować klientom jedynie wynagrodzenie pobierane „od sukcesu”. Jest ono jednak dużo wyższe niż suma wynagrodzenia stałego i „od sukcesu”.

Oprócz doradztwa w zakresie opracowania wniosku firmy korzystają czasami także z doradców podatkowych‚ technicznych lub firm prawnych.

Zakres działań i kosztów w tej kategorii zależy od specyfiki projektu oraz strategii‚ jaką przyjmie przedsiębiorca oraz tego, jak jego projekt odpowiada na poszczególne kryteria oceny punktowej. Jako przykład można wymienić pozyskanie promesy kredytowej czy leasingowej‚ która w określonych wypadkach zabezpiecza przedsiębiorcę przed koniecznością dodatkowego badania jego projektu.

Kluczowe dla oceny wniosku są tzw. opinie o innowacyjności technologii wdrażanej w ramach inwestycji. Przygotowują je jednostki naukowe. Cena opinii jest negocjowana indywidualnie z wykonawcą.

Pozostałe kategorie kosztowe są już bezpośrednio związane ze staraniami o dodatkowe punkty. Chodzi m.in. o opinię o wpływie projektu na środowisko‚ badania rynku udowadniające‚ iż istnieje popyt na produkty‚ które będziemy wytwarzać‚ czy nawiązanie trwałej współpracy z jednostką badawczo-rozwojową. Także utworzenie własnego działu badawczo-rozwojowego może zapewnić wnioskodawcy dodatkowe punkty w konkursie. Jednak wydatki na utworzenie działu mogą podlegać częściowemu dofinansowaniu. Dodatkowe koszty to także utworzenie nowych miejsc pracy oraz ich późniejsze utrzymanie przez co najmniej trzy lata.

Przedsiębiorcy mogą także napotkać w programie wsparcia zapis o premiowaniu rozwiązań wprowadzających innowacje marketingowe (nowe metody sprzedaży) lub organizacyjne. Mimo że tego typu działania poprawią pozycję firmy w konkursie o dotację‚ ich koszt będzie musiał być w całości sfinansowany przez wnioskodawcę.

W tabeli szacujemy‚ które z omawianych kategorii kosztów będą największe. Nie chcąc podawać konkretnych kwot związanych z danym działaniem‚ co jest zależne od skali zamierzeń przedsiębiorcy i parametrów inwestycji‚ porównaliśmy ich szacunkowy koszt do innych >patrz tab. 2.

Wydatki w tej kategorii nie zawsze są ściśle związane z nową inwestycją firmy‚ a mogą być ponoszone niejako przy okazji ubiegania się o dofinansowanie. Ich poniesienie pozwoli przedsiębiorcy na przejście przez niektóre kryteria oceny lub uzyskanie lepszej punktacji w konkursie. Cechą wspólną tej kategorii wydatków jest zakończenie działania przed złożeniem wniosku o dofinansowanie.

Dodatkowo punktowane jest np. posiadanie kosztownych certyfikatów jakości‚ środowiska lub BHP. Program operacyjny „Innowacyjna gospodarka”‚ działanie 4.4 premiuje również firmy prowadzące lub nabywające wyniki prac badawczo-rozwojowych‚ jeśli wykażemy ich związek z nową inwestycją.

Wysoko oceniane jest także wykazanie‚ iż wnioskodawca dysponuje patentem‚ wzorem użytkowym lub przemysłowym‚ które zostaną wykorzystane w inwestycji.

Po zdobyciu dofinansowania przedsiębiorca powinien bezwzględnie wyznaczyć osobę lub zespół osób odpowiedzialnych za przygotowanie dokumentacji rozliczeniowej. W jej zakres wejdą m.in.: wnioski o płatność‚ sprawozdania okresowe‚ wnioski o zmiany w umowie o dofinansowanie‚ dokumenty związane z wydatkami‚ tj. w szczególności kopie faktur‚ protokoły odbioru itp. Z doświadczenia wynika‚ iż jeżeli przedsiębiorca będzie wykonywał wymienione czynności bez pomocy firmy doradczej‚ to będzie zmuszony do oddelegowania co najmniej jednego pracownika na nie mniej niż przeciętnie cztery dni w miesiącu na potrzeby rozliczenia dotacji‚ co dla dwuletniego projektu daje trzy miesiące pracy!

Niezbędnym wydatkiem na etapie realizacji inwestycji będzie odpowiednia promocja projektu wymagana przepisami prawa. W szczególności firma poniesie koszt przygotowania odpowiednich plakatów‚ billboardów lub tablicy pamiątkowej.

Obecne przepisy dotyczące wdrażania funduszy unijnych stawiają przed beneficjentami wymóg ustanowienia zabezpieczenia równego kwocie dotacji‚ jeżeli przekracza ona 1 mln zł. Zabezpieczenie może przyjąć formę hipoteki‚ gwarancji bankowej czy poręczenia. Koszty te są postrzegane przez przedsiębiorców jako znaczące. Dlatego Ministerstwo Rozwoju Regionalnego zapowiedziało istotne zmiany w tym zakresie.

Analiza długiej listy wydatków‚ które należy ponieść, i czynności‚ które należy wykonać w drodze po dotację‚ pokazuje‚ iż dotacja nie jest tania i wymaga dużego wkładu pracy. Przed przystąpieniem do konkursu przedsiębiorca powinien wstępnie oszacować swoje szanse i rozważyć‚ w które działania najlepiej zainwestować‚ aby projekt został lepiej oceniony.

Autorka jest menedżerem, a autor project managerem w zespole dotacji i ulg inwestycyjnych Deloitte

Jednym z kosztów związanych z przygotowaniem do pozyskania dotacji mogą być koszty tworzenia i rejestracji wzorów przemysłowych.

Przedsiębiorca poszukuje zazwyczaj sprawdzonego specjalisty, który ma dostarczyć usługę polegającą na przygotowaniu nowego produktu, co wymaga wiedzy i praktycznych umiejętności designera. Znalezienie zewnętrznego projektanta pozwala uzyskać oryginalny projekt i jednocześnie skorzystać z doświadczeń, które specjalista nabył przy okazji tworzenia wielu produktów, również w innych branżach. Daje to szerszy pogląd na rynek, na którym pracuje przedsiębiorca.

Zastrzeganie wzoru użytkowego następuje zwykle z udziałem rzecznika patentowego, który pomaga przygotować dokumentację związaną z procedurą w Urzędzie Patentowym.

1. Koszty niezbędne do przygotowania wniosku (oddelegowanie osób; formalne i administracyjne)

2. Koszty doradztwa (w zakresie wniosków‚ technolodzy‚ prawnicy)

3. Koszty ponoszone w celu zwiększenia szans projektu (promesa kredytowa lub leasingowa; opinie: o innowacyjności‚ wpływie na środowisko; badania rynku; innowacje organizacyjne lub marketingowe; współpraca z jednostkami badawczo-rozwojowymi lub utworzenie własnego działu badawczo-rozwojowego; utworzenie nowych miejsc pracy)

4. Koszty ponoszone przed złożeniem wniosku (certyfikaty jakości‚ środowiskowe‚ BHP; zakup lub prowadzenie prac badawczo-rozwojowych; współpraca z rzecznikiem patentowym)

5. Koszty rozliczenia dotacji

6. Koszt zabezpieczenia umowy

Deloitte organizuje 19 czerwca br. konferencję‚ której patronem merytorycznym jest Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości. W czasie konferencji szczegółowo zostanie omówiona procedura ubiegania się o dotacje oraz poszczególne działania zwiększające szanse wniosku. Informacje o konferencji znajdują się na stronie www.deloitte.com/pl/dotacjeunijne.