Dla przykładu przedstawimy główne koszty związane z ubieganiem się o dotację z programu operacyjnego „Innowacyjna gospodarka”‚ działanie 4.4 „Nowe inwestycje o wysokim potencjale innowacyjnym”. Trzeba zaznaczyć‚ iż przy dotacjach na inne działania koszty kształtują się odmiennie.
Podejmowane w trakcie ubiegania się o dotacje działania i ich koszty można podzielić na kilka kategorii. Niektóre z nich są niezbędne i związane często z opłatami administracyjnymi. Pozostałe w znaczącej mierze zwiększają szanse przedsiębiorstwa podczas oceny punktowej. Koszty można też podzielić na te ponoszone przed przystąpieniem do walki o unijne środki, na etapie pisania wniosku, oraz te, które czekają firmę w przyszłości.
Poniżej szczegółowo opisujemy każdą z kategorii istotnych z punktu widzenia przyznania i rozliczania dotacji unijnych. Jest to swoisty katalog działań‚ które podejmuje przedsiębiorca przygotowujący wniosek o dofinansowanie.
Do tej pory przedsiębiorcy przygotowujący projekt własnymi siłami najczęściej delegowali do tego co najmniej dwóch pracowników. Nawet wynajmując doradcę, trzeba wyznaczyć przynajmniej jedną osobę odpowiedzialną za koordynację całego procesu. Koszt wynagrodzenia pracowników będzie dla przedsiębiorcy kosztem bezpośrednio związanym z ubieganiem się o dofinansowanie.
Również tzw. koszty formalne lub administracyjne są nie do uniknięcia na etapie składania wniosku o wsparcie. Będą to w szczególności pozycje związane z uzyskaniem odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego‚ opłatą skarbową od pełnomocnictw‚ uzyskaniem zaświadczeń z ZUS i urzędu skarbowego. Konieczne może się również okazać notarialne poświadczenie wybranych dokumentów lub wykonanie tłumaczenia przez tłumacza przysięgłego. Nie są to jednak duże kwoty.
